Psaní přátelských připomenutí může být obtížné. Nechcete působit dotěrně nebo netrpělivě, ale vaše zpráva se musí dostat dál. Používejte v e -mailech přátelský tón s jemnými pozdravy a výrazy. Uveďte důvod, proč posíláte e -mail s připomenutím, aby příjemci věděli, co chcete. Ujistěte se, že v e -mailu nejsou žádné chyby, abyste působili nejen přátelsky, ale i profesionálně.
Krok
Část 1 ze 3: Použití přátelského tónu
Krok 1. Pozdravte příjemce
V obchodní situaci „můžete“použít formální pozdrav, například „Vážení“. Přizpůsobený e -mail se však používá stále častěji. Některé e -mailové pozdravy, které mohou pomoci vytvořit přátelský tón, zahrnují:
- Ahoj!
- Ahoj kamaráde
- Dlouho jsme se neviděli
- Ahoj!
Krok 2. Narážka na váš vztah s příjemcem
Pokud se soustředíte pouze na připomenutí, bude vaše zpráva vypadat chladně. Zmiňte se o osobním vztahu s příjemcem zahrnutím frází, které odrážejí přátelství a sdílené zkušenosti. To zahrnuje:
- Jak je ve škole?
- Ahoj kamaráde, jak se máš?
- Minulý víkend byl tak zábavný.
- Kdy jsme si naposledy povídali před měsícem?
- Náš poslední výlet byl opravdu zábavný! Musíme to udělat znovu.
Krok 3. Upřesněte svůj výraz
To je zvláště důležité pro část připomenutí e -mailu. Pokud jste s příjemcem nebyli delší dobu v kontaktu, je nejlepší se omluvit nebo se omluvit tím, že mu zavoláte pouze na připomenutí. Některé příklady jemných výrazů zahrnují:
- Vím, že jsme spolu dlouho nemluvili, ale chtěl jsem vám připomenout …
- Příchod nového dítěte mě zaměstnával, jen jsem si vzpomněl, abych vám připomněl…
- Vím, že jsi zaneprázdněn, takže tě nechci obtěžovat, ale chtěl jsem poslat upomínku …
Krok 4. Buďte zdvořilí
Pokud je připomenutí důležité, může vám připadat dotěrný. Pamatujte, že příjemce je zaneprázdněn svým životem. Vždy řekněte „prosím“a „děkuji“s vhodnými výrazy. Možná budete chtít zahrnout zdvořilé fráze, jako například:
- Omlouvám se, že vás obtěžuji, ale chtěl jsem se ujistit…
- Odpovězte prosím na tento e -mail co nejdříve …
- Děkujeme, že jste si našli čas na přečtení a odpověď na tento e -mail s připomínkou. Opravdu si toho vážím.
- Čekám na tvou odpověď.
Část 2 ze 3: Požadavky na výpis
Krok 1. Použijte záhlaví sloupců
Nemusíte psát sloupec s inteligentním nadpisem. Užitečné budou nadpisy sloupců, které jsou jasné a jednoznačné. Příjemce tak může na první pohled znát účel e -mailu. Mezi běžné možnosti přátelských připomenutí patří:
- Šek
- Rychlé připomenutí o…
- Nadcházející výlety/akce.
- Počítání účastníků cest/akcí.
Krok 2. Nezapomeňte zahrnout připomenutí
Když se tolik snažíte být zdvořilí a přátelští, můžete zapomenout na něco důležitého, například na připomenutí. Napište připomenutí balíčku na začátek e -mailu, za pozdravem a větou o osobním vztahu. Například:
- "Ahoj kamaráde, Už jsme dlouho nemluvili, Bene. Jak se má vaše žena a děti? Moje žena a dítě mě zaměstnávaly, ale chtěl jsem se tě zeptat na… “
-
Ahoj!
Babičko, chtěl jsem tuto zprávu poslat už dlouho. Omlouvám se za přílišnou zaneprázdněnost. Chci babičce připomenout náš oběd … “
Krok 3. Použijte stručný jazyk
Je pravda, že zdvořilý jazyk vyžaduje delší věty. Například fráze „Pracujte tvrději“by byla zdvořilejší, kdybyste napsali „Bylo by lepší, kdybyste více pracovali.“Zatímco zdvořilé, dlouhé věty mohou způsobit, že zaměření vašeho e -mailu bude nejasné.
Pro e -maily použijte jednodušší strukturu. Možná něco takového: Pozdrav (otevírání) → Osobní vztahy → Připomenutí → Závěrečný pozdrav (zavírání)
Krok 4. Upravte nepotřebné informace
U každé věty a části věty si položte otázku: „Je to nutné?“V některých případech může mít „nezbytný“široký význam, například „je to nutné, aby můj e -mail nezněl chladně“. Odstraňte nepotřebné části z e -mailu.
Obecně lze příslovce (například „velmi“, „velmi“, „opravdu“, „jednou“a „samozřejmě“odstranit, aby byl váš e -mail výstižnější
Krok 5. Ukončete e -mail závěrečným pozdravem
„Požehnání“znamená říci „sbohem“. Závěrečný pozdrav obsahuje výrazy jako „pozdravy“, „s pozdravem“, „s pozdravem“a „s pozdravem“. Váš podpis by měl být napsán po závěrečném pozdravu. Takto obecný závěrečný pozdrav by se mohl zdát formální. Možná budete chtít vyzkoušet něco jako:
- tvůj kamarád
- tvůj kamarád
- poslat pozdravy za úspěch
- Hezký den
- tvůj tah
- Těším se, až od tebe uslyším
Část 3 ze 3: Zajištění, aby v e -mailu nebyly žádné chyby
Krok 1. Zkontrolujte svůj e -mail
I když jednou nebo dvakrát listujete e -mailem, snížíte tím všechny základní chyby, které se mohou při psaní objevit. Po vytvoření e-mailu znovu zkontrolujte pravopis a gramatiku v e-mailu.
- Mnoho poskytovatelů e -mailů má funkce kontroly pravopisu a gramatiky. Kvalita funkce závisí na poskytovateli e -mailu. V některých případech nemusí být tato funkce příliš přesná.
- Nezapomeňte zkontrolovat nadpis, pozdrav a zavírací (zavírací) pole. Na to pravděpodobně zapomenete a soustředíte se pouze na obsah e -mailu.
Krok 2. Přečtěte si e -mail nahlas
Pokud píšete důležitý e -mail nebo chcete na někoho působit zdvořile a přátelsky, přečtěte si svůj e -mail od začátku do konce nahlas. Zní to jako rozhovor? Pokud ano, je váš e -mail připraven k odeslání.
Přepište věty nebo pasáže, které zní trapně. Při hodnocení použijte svůj nejlepší úsudek. Každý člověk bude mít jiný pohled na to, jak mluvíte
Krok 3. Nechte někoho jiného přečíst váš e -mail
U důležitých sdělení, jako jsou obchodní účely, můžete požádat někoho jiného, aby si před odesláním e -mailu s připomínkou zkontroloval. Pokud je váš e -mail stručný, obvykle to zabere jen krátkou dobu a snadno zjistíte i ty nejmenší chyby.
- Zkontrolujte online služby zasílání zpráv. Pošlete e -mail přátelům online a položte jim otázky typu: „Dobrý den, můžete si přečíst krátký e -mail, který potřebuji poslat? Nebude to dlouho trvat."
- Nezapomeňte vždy poděkovat všem, kteří čtou váš e -mail. Koneckonců vám pomáhají.
