Ať už jste vedoucím společnosti, manažerem nebo rodičem, který zůstává doma, schopnost delegovat odpovědnost je důležitou schopností, jak se zefektivnit. Delegování však může být složité - musíte být pevný a důvěřovat osobě, na kterou delegujete své povinnosti. Tento článek vám pomůže vypořádat se s případnými obavami, které můžete mít ohledně delegování, a poté vás provede moudře a s respektem skutečným procesem delegování práce.
Krok
Část 1 ze 2: Dostaňte se do správného myšlení
Krok 1. Odložte své ego stranou
Největší překážkou delegování je věta „Pokud chcete něco udělat správně, musíte to udělat sami“. Nejste také jediným člověkem na světě, který to dokáže správně. V tuto chvíli jste možná jediným člověkem, kterému se to podaří, ale pokud si uděláte čas na trénování někoho, možná to také pochopí správně. Kdo ví - možná to zvládnou rychleji nebo lépe než vy, a to není jen něco, co musíte přijmout, ale dokonce o to musíte požádat.
Uvažujte logicky a realisticky - můžete tuto práci dělat sami? Musíte pracovat k smrti, abyste vyrovnali tuto práci a své vlastní povinnosti? Pokud ano, měli byste být připraveni delegovat část své práce. Neostýchejte se ani se nestarejte jen proto, že s něčím potřebujete pomoci - ve skutečnosti se stanete efektivnějším pracovníkem tím, že dostanete pomoc, když ji potřebujete
Krok 2. Přestaňte čekat, až někdo nabídne pomoc
Pokud se zdráháte delegovat práci, můžete trpět lehkým mučednickým syndromem - můžete být zdrceni a často se divíte, proč nikdo nenabídne pomoc. Buďte k sobě upřímní - když vám lidé nabídnou pomoc, odmítnete je, jen abyste byli zdvořilí? Ptáte se tajně, proč netrvají? Máte pocit, že kdyby se vaše pozice obrátily, pomohli byste jim s bušícím srdcem? Pokud jste odpověděli „ano“, musíte se naučit „převzít kontrolu“nad svými okolnostmi. Dostat pomoc, kterou potřebujete - nečekejte, až k vám přijde, protože se to možná nikdy nestane.
Mnoho lidí zapomíná, čím si ostatní procházejí, a nemůžete je nijak změnit. Zapomeňte na všechna možná zklamání u lidí, kteří nenabídnou pomoc; Pamatujte, že je vaší prací mluvit o tom, co potřebujete
Krok 3. Nedívejte se na žádosti o pomoc negativně
Mnoho lidí se cítí nepříjemně, když žádají o pomoc. Můžete se cítit provinile, jako byste břemeno kladli na někoho jiného, nebo se stydět, protože si myslíte (z nějakého důvodu), že byste vše měli zvládnout sami. Můžete být na tento boj hrdí a považovat to za důkaz, že jste ušlechtilá lidská bytost (další projev mučednického syndromu). Pokud považujete žádost o pomoc za formu slabosti, musíte na to zapomenout rychle Na druhou stranu: snaha dělat všechno sama je známkou slabosti v tom smyslu, že to znamená, že nemáte realistický pohled na své schopnosti.
Krok 4. Naučte se důvěřovat druhým
Pokud se bojíte delegovat, protože si myslíte, že to ostatní nedokáží stejně dobře jako vy, mějte na paměti dvě věci: zaprvé, téměř každý se může v něčem stát dobrým s dostatečným procvičením a zadruhé nemusíte mít nadání ve všem. Když delegujete práci, uvolňujete tím nejen čas pro sebe - ale také dáváte svému pomocníkovi příležitost procvičit si novou dovednost nebo provést nový úkol. Buďte trpěliví - postupem času bude váš pomocník pravděpodobně zvládat delegovanou práci stejně jako vy. Pokud není práce, kterou plánujete delegovat, velmi důležitá, může být pro vašeho pomocníka dobré, jak ji v průběhu času dělat dobře. Pokud je práce velmi důležitá, dvakrát si ji rozmyslete!
I když jste nejlepší v práci, kterou plánujete delegovat, uvědomte si, že delegování práce vám umožňuje dělat další věci se svým časem. Pokud jste nejlepším zaměstnancem v kanceláři, který dělá poměrně monotónní práci při montáži pevného disku, ale máte připravenou důležitou prezentaci, pak je v pořádku nechat tento úkol na interní straně. Raději upřednostňujete obtížné úkoly - nedělejte si starosti s delegováním jednoduchých, opakujících se úkolů, když máte důležitější věci na práci
Část 2 ze 2: Účinné delegování
Krok 1. Spusťte úlohu
První krok je nejtěžší, ale nejdůležitější. Musíte mít odvahu požádat někoho, aby vám pomohl (nebo pokud jste šéfem, požádejte někoho, aby vám pomohl.) Nemějte z toho špatný pocit - pokud jste zdvořilí, laskaví a přátelští, Nejsem hrubý jen proto, že jsem požádal někoho jiného o pomoc. Snažte se být přátelští a milí, přičemž svou žádost berte vážně.
- Pokud si nejste jisti, jak přimět někoho jiného, aby pro vás něco udělal, zkuste věci zkrátit a sladit. Řekněte něco jako: „Hej, můžu s tebou na chvíli mluvit? Můžeš mi pomoci sestavit tu obrovskou hromadu pevných disků, které právě dorazily. Sám to nezvládnu, protože jsem dnes mimo kancelář. Můžeš pomůžeš mi? "tlačte na člověka, ale ujistěte se, že je jeho pomoc potřeba.
- Zeptejte se a dostanete (pravděpodobně) obdržíte. Nebojte se delegovat, protože si myslíte, že to bude znít neslušně nebo působivě. Podívejte se na to takto - jak se cítíte, když vás lidé požádají o pomoc? Cítíte se zraněni a uraženi? Nebo chcete (obvykle) pomoci? Možná jste si vybrali to druhé!
Krok 2. Neberte odmítnutí osobně
Někdy vám lidé prostě nemohou pomoci - smutná věc, ale pravdivá. To může být z různých důvodů - nejčastější je, že osoba, o kterou žádáte o pomoc, je velmi zaneprázdněna prací. Neberte si to příliš osobně - to, že pro vás někdo v tu chvíli něco nemůže (nebo neudělá), neznamená, že vás nenávidí. Obvykle proto, že jsou zaneprázdněni nebo líní - nic víc.
Pokud budete odmítnuti, zvažte své možnosti - obvykle můžete zdvořile trvat na tom, že potřebujete pomoc od této osoby (obvykle to funguje, pokud jste šéfem nebo někým v úřadu), můžete se zkusit zeptat někoho jiného, nebo můžete dělat svou práci sám. Pokud potřebujete pomoc, nebojte se vybrat první možnost nebo obojí
Krok 3. Delegujte cíle, nikoli postupy
To je klíč k tomu, aby se z vás nestala noční můra mikro-manažera. Stanovte jasné standardy, jaké výsledky chcete, a ukažte člověku, jak, ale řekněte, že to může dělat tak, jak chce, pokud je to uděláno dobře a včas. Dejte jim dostatek času nejen na učení, ale také na experimenty a inovace. Netrénujte je jako robot; trénujte je jako člověka - někoho, kdo se přizpůsobí a zlepší se.
Je také chytrý, protože vám zabere čas a sníží úzkost. Chcete využít volný čas k dalším důležitějším věcem, ne vždy se starat o postup svého pomocníka. Pamatujte, že práci delegujete na snížení stresu - nepřidávejte stres
Krok 4. Připravte se vycvičit svého pomocníka
Vždy byste si měli vyhradit čas na to, abyste svého pomocníka naučili, jak delegovaný úkol provést, i když je to snadná věc. Pamatujte, že proces, který se vám zdá přímočarý a jednoduchý, nemusí být tak jednoduchý jako pro někoho, kdo to nikdy předtím nedělal. Buďte připraveni nejen na to, že svého pomocníka provedete delegovanou prací, ale také buďte trpěliví s jakýmikoli otázkami, které mohou nastat.
Berte čas, který věnujete školení záchranářů, jako moudrou dlouhodobou investici. Pokud si vyhradíte čas na řádné naučení svého pomocníka, budete mít v budoucnu volný čas místo toho, abyste trávili čas opravováním jeho chyb
Krok 5. Přidělte dostatečné zdroje k dokončení úkolu
Možná máte k dispozici zdroje, které jsou nezbytné k dokončení úkolu, ale osoba přiřazená k úkolu k nim nemusí mít přístup. Věci, jako jsou data chráněná heslem, speciální nástroje a určité nástroje, mohou být zásadní pro provedení práce, takže se ujistěte, že váš pomocník má vše, co je k úspěchu nutné.
Krok 6. Pochopte, že váš pomocník může dělat pouze jednu věc najednou
Když vám váš pomocník pomáhá, neplní své běžné povinnosti. Nezapomeňte, že stejně jako vy, i váš pomocník může mít nabitý program. Zeptejte se sami sebe - jakou práci by odložili nebo delegovali, aby práci od vás odvedli? Ujistěte se, že znáte odpověď při příštím delegování úkolu někomu.
Krok 7. Buďte trpěliví
Osoba, kterou delegujete, bude dělat chyby, když se naučí dělat nový úkol. Je to součást procesu učení. Naplánujte si to. Nedelegujte úkoly za předpokladu, že to daný člověk zvládne perfektně, dokud nebude mít prokázanou práci. Pokud práce nevyjde podle očekávání, protože váš kolega nemůže úkol zvládnout dokonale, pak je to vaše chyba, ne on. Staňte se zdrojem pro svého pomocníka a delegovaná práce pro něj může být spíše zkušeností s učením, než strašit lidi.
Když někoho naučíte něco dělat, investujete. Zpočátku vás to zpomalí, ale v dlouhodobém horizontu to zvýší produktivitu na základě vašeho přístupu k pozitivnímu a realistickému chování
Krok 8. Připravte se na potíže
Vytvořte si záložní plán a buďte připraveni jednat, pokud se něco pokazí. Zjistěte, co se stane, pokud cíl nebo termín zmeškáte. Neočekávané překážky a výzvy se neustále objevují, ať už jste v kanceláři nebo doma - někdy může technologie selhat. Nechte svého pomocníka věřit, že pokud se něco objeví, pochopíte to a pomůžete jim dodržet termín - nenechávejte je jen v obtížné situaci.
Dělat to je také chytré v sobeckém smyslu - pokud se váš pomocník bojí obvinění, stráví více času napravováním jeho nedostatků, než prací na jeho práci
Krok 9. Odměňte svého pomocníka, pokud je toho hoden
Delegování úkolů na někoho je důležité, pokud máte více povinností. Je to však kontraproduktivní, když delegujete úkol, necháte svého pomocníka, aby za něj tvrdě pracoval, a poté si kredit připsáte sami. Oceňujte a chvalte úsilí ostatních, kteří pracují vaším jménem.
Ujistěte se, že pokaždé, když dostanete kompliment za svou práci, kterému pomohl někdo jiný, uvedete také jméno osoby, která vám pomohla
Krok 10. Řekněte „Děkuji
„Když pro vás někdo něco dělá, je důležité té osobě poděkovat, uznat důležitost její pomoci a dát pomocníkovi vědět, že si ho váží. V opačném případě budete vypadat nevděčně, i když to neuděláte. t. Pamatujte, že lidé nemohou číst vaši mysl. Lidé budou rádi, když vám budou nápomocni, nabídnou pomoc.
