Pokud musíte na chvíli opustit kancelář nebo plánujete jet na dovolenou, možná budete chtít lidem poslat e -mail, že jste pryč. Pokud máte účet Exchange, Outlook přichází s integrovanými funkcemi. Pokud nemáte účet Exchange, můžete i nadále automaticky odpovídat na e -maily vytvořením několika pravidel. Podle této příručky nastavte automatické odpovědi, ať už máte účet Exchange nebo ne.
Krok
Metoda 1 ze 4: Outlook 2010/2013
Krok 1. Povolte automatické odpovědi
Vyberte složku Exchange. Vyberte složku z úložiště zpráv. Chcete -li zobrazit možnost Automatické odpovědi, musíte vybrat složku Exchange. Otevřete nabídku Automatické odpovědi (mimo kancelář). Tuto nabídku najdete kliknutím na kartu Soubor a poté výběrem karty Informace.
Krok 2. Konfigurujte svou odpověď
V nabídce Automatické odpovědi zaškrtněte políčko Odeslat automatické odpovědi. Aktivní čas pro asistenta můžete nastavit zaškrtnutím políčka a nastavením času a období.
Krok 3. Napište svou odpověď
Pro e -maily odeslané z vašeho serveru Exchange použijte kartu Inside My Organization. Chcete -li reagovat na e -maily přijaté od jiných lidí, použijte kartu Mimo moji organizaci. Až budete s odpovědí spokojeni, klikněte na OK.
Krok 4. Zakažte automatické odpovědi
Pokud nastavíte časové období pro automatickou odpověď, asistent skončí automaticky po skončení daného časového období. Pokud nenastavíte časové období, bude pokračovat, dokud neotevřete nabídku Automatické odpovědi a nevyberete možnost „Nezasílat automatické odpovědi“.
Metoda 2 ze 4: Outlook 2007
Krok 1. Aktivujte pomocníka Office
Klikněte na kartu Nástroje. V nabídce Nástroje vyberte Asistent mimo kancelář. Zaškrtněte políčko „Odesílat automatické odpovědi mimo kancelář“. Aktivní čas pro asistenta můžete nastavit zaškrtnutím políčka a nastavením času a období.
Krok 2. Napište svou odpověď
Pro e -maily odeslané z vašeho serveru Exchange použijte kartu Inside My Organization. Chcete -li reagovat na e -maily přijaté od jiných lidí, použijte kartu Mimo moji organizaci. Až budete s odpovědí spokojeni, klikněte na OK.
Krok 3. Zakázat Asistenta mimo kancelář
Pokud nastavíte časové období pro automatickou odpověď, asistent skončí automaticky po skončení daného časového období. Pokud nenastavíte časové období, bude pokračovat, dokud neotevřete nabídku Automatické odpovědi a nevyberete možnost „Nezasílat automatické odpovědi“.
Metoda 3 ze 4: Outlook 2003
Krok 1. Aktivujte pomocníka Office
V nabídce Nástroje vyberte Asistent mimo kancelář. Zaškrtněte políčko „Aktuálně jsem mimo kancelář“.
Krok 2. Napište svou odpověď
Do pole označeného „Automaticky odpovídat pouze jednou každému odesílateli s následujícím textem:“zadejte odpověď, kterou chcete použít jako e -mailovou odpověď.
Krok 3. Přidejte pravidla
Do svého Asistenta můžete přidat pravidla, například přeposílání zpráv od určitých odesílatelů jiným příjemcům. Kliknutím na tlačítko Přidat pravidlo… nakonfigurujete vámi definované pravidlo. Můžete například vytvořit pravidlo, které bude přeposílat e -maily od konkrétního klienta vašim kolegům, aby vám neunikly důležité e -maily, když jste pryč.
Krok 4. Zakázat Asistenta mimo kancelář
Asistent mimo kancelář bude pokračovat, dokud neotevřete nabídku Automatické odpovědi a nevyberete možnost „Nezasílat automatické odpovědi mimo kancelář“.
Metoda 4 ze 4: Odesílání automatických odpovědí bez účtu Exchange
Krok 1. Vytvořte šablonu
Bez účtu Exchange není možnost Automatická odpověď k dispozici. Ale stále je možné nastavit automatické odpovědi pomocí šablony a některých pravidel. Začněte vytvořením nového e -mailu. Toto bude šablona pro vaši automatickou odpověď.
- Vyberte předmět, který stručně popisuje situaci. Například „Mimo kancelář do“. Do předmětu můžete také napsat slova „automatická odpověď“, aby příjemci okamžitě věděli, že to, co obdrží, je automatická odpověď.
- Napište krátkou zprávu. Do těla e -mailu napište obecnou zprávu, kterou lze použít každému, kdo ji obdrží. Řekněte příjemci, jak vás může kontaktovat, nebo někoho jiného, koho může kontaktovat.
Krok 2. Uložte šablonu
Až budete se zprávou spokojeni, klikněte na Uložit jako … V rozevírací nabídce „Uložit jako typ“vyberte Šablona aplikace Outlook. Tím se soubor uloží jako šablona načtená do aplikace Outlook.
Krok 3. Vytvořte pravidlo
Aby automatická odpověď fungovala správně, budete muset definovat některá pravidla pro automatizaci procesu. V Office 2003/2007 klikněte na nabídku Nástroje a vyberte Pravidla a upozornění. V Office 2010/2013 klikněte na kartu Soubor, vyberte Informace a poté klikněte na Pravidla a upozornění. Tím se otevře nabídka Pravidla e-mailu.
- Klikněte na tlačítko Nové pravidlo. Budete požádáni o výběr šablony. V části „Začít od prázdného pravidla“vyberte „Zkontrolovat zprávy, když dorazí“. Klikněte na Další.
- Rozhodněte, na kterou zprávu chcete odpovědět. Pokud chcete odpovědět na každou zprávu, kterou obdržíte do své doručené pošty, zaškrtněte políčko „kde je moje jméno v poli Komu“. Můžete to zúžit označením konkrétní dodávky nebo e -mailu s určitými slovy v předmětu nebo textu e -mailu. Po provedení výběru klikněte na Další.
- Načtěte šablonu. V dalším okně zaškrtněte políčko „odpovědět pomocí konkrétní šablony“a načtěte zprávu, kterou jste vytvořili dříve. Klikněte na odkaz v poli popisu pro „konkrétní šablonu“. Otevře se dialogové okno s dotazem, kam šablonu uložit. Vyberte „Šablony uživatelů v systému souborů“. Otevřete zprávu, kterou jste vytvořili dříve.
- Nastavte si výjimky. Jakmile je šablona načtena, můžete určit instance, pokud nechcete, aby byla odpověď odesílána, například pro konkrétní příjemce nebo pro určité typy zpráv. Po provedení výběru klikněte na Další.
- Pojmenujte své pravidlo. Než budete moci dokončit, musíte svému pravidlu přiřadit název. Použijte něco snadno zapamatovatelného, abyste mohli v budoucnu rychle zakázat pravidlo. Pravidlo povolíte zaškrtnutím políčka „Zapnout toto pravidlo“a poté klikněte na Dokončit.
Krok 4. Zakažte pravidlo
Až se vrátíte do práce, můžete pravidlo deaktivovat znovu otevřením nabídky Pravidla a upozornění. Ze seznamu aktivních pravidel vyberte pravidlo Mimo kancelář, které jste vytvořili, a poté klikněte na tlačítko Odstranit.
Tipy
- Organizace je obvykle definována jako vaše společnost a obsahuje lidi, kteří mají ve vašem e-mailovém systému účty Exchange Server.
- V hlavním okně aplikace Outlook se zobrazí nabídka Nástroje. Hlavní okno je stejné okno, které se zobrazí při spuštění aplikace Outlook a obsahuje nabídky Soubor, Upravit, Zobrazit, Přejít, Nástroje, Akce a Nápověda. V okně, které používáte k vytváření nebo prohlížení položek, jako jsou e-mailové zprávy, kontakty nebo úkoly, není žádná nabídka Nástroje.
- Pokud zaškrtnete políčko Automatické přehrávání lidem mimo moji organizaci, zobrazí se vedle názvu karty karta Mimo moji organizaci (Zapnuto).
- Kontakt musí být ve složce Kontakty serveru Exchange. Pokud je kontakt pouze ve složce, která je součástí souboru osobních složek (.pst), zpráva s automatickou odpovědí nebude odeslána.
