Odmítnutí žádosti může být obtížné, zvláště pokud osoba, která žádost podává, je váš šéf. I když se ze všech sil snažíte udělat vše, co po vás šéf požaduje, jsou chvíle, kdy nemůžete a musíte odmítnout. Než se setkáte se svým šéfem, promyslete si své důvody a porozumějte tomu, co chcete říci. Místo toho, abyste řekli přímo „ne“, zkuste přijít s pozitivními alternativními návrhy.
Krok
Část 1 ze 3: Příprava odpovědí
Krok 1. Napište si seznam důvodů, proč nemůžete podat žádost
Pokud vás šéf požádá o další práci nebo o úkol, když nemáte čas nebo je úkol mimo popis vaší práce, je užitečné uvést důvody, proč byste měli úkolu říci ne. Přemýšlejte o problému klidně a racionálně a uveďte důvody. Tyto poznámky vám pomohou připravit odpověď šéfovi.
- Existují jednoduché důvody, proč nemůžete udělat úkol, například závazek starat se o své děti nebo plánování dovolené.
- Pokud si nejste jisti, jestli je úkol pro vás to pravé, zkontrolujte si popis vaší práce.
- Pokud už máte velkou zátěž a nemůžete přijmout jinou práci, musíte si dobře rozmyslet, jak se s tím vypořádat.
Krok 2. Analyzujte své pracovní priority
Pokud je váš pracovní rozvrh problém a nejste si jisti, zda můžete přijmout další úkoly, zkuste analyzovat své priority. Zvažte nový úkol s jiným a zhodnoťte, zda můžete stávající práci přesunout. Když řeknete „nemám čas“, může váš šéf zpochybnit vaši efektivitu a efektivitu, takže pokud je čas problém, musíte ukázat, že dokážete úkoly upřednostnit a včas je dokončit.
- Vytvořte si seznam úkolů a seřaďte jej podle priority a termínu.
- Odhadněte, jak dlouho bude každý úkol trvat, a zjistěte, zda existuje šance, že budete moci pracovat na novém.
- Vytvářejte úhledné a jasné dokumenty, které lze použít při rozhovoru s nadřízenými.
- Toto je způsob, jak „ukázat“svému šéfovi, že nemůžete dělat, co se po vás požaduje, a ne jen „říkat“.
Krok 3. Vžijte se do kůže šéfa
Než si promluvíte se svým šéfem, je důležité, abyste se pokusili vžít do jeho kůže a porozumět jemu a prioritám společnosti. Pochopení motivace vašeho šéfa vám pomůže formulovat lepší reakci. Pokud nevykonáváte konkrétní úkol, protože je pravděpodobné, že to bude významně stát příjmy společnosti, potřebujete velmi přesvědčivý argument a alternativu, aby společnost nepřišla o své příjmy.
- Pokud chcete jen naplánovat schůzku kvůli předchozímu závazku, přemýšlejte o tom, jak toto přeplánování ovlivní vašeho šéfa.
- Když se pokusíte vžít do jeho kůže, pomůže vám to předvídat, jak na vás váš šéf zareaguje.
Krok 4. Přemýšlejte o jazyce, který chcete použít
Je důležité použít správný tón hlasu a jazyka, abyste řekli ne, aniž byste řekli ne. Pamatujte, že je důležité vždy používat neutrální jazyk a vyhnout se změně situace. Nejde o vás ani o vašeho šéfa, ani o váš vztah, ať už jde o dobrý vztah nebo špatný vztah. Vždy ukazujte na společnost a na to, jak dosáhnout nejlepších výsledků pro podnikání.
- Řekněte něco neutrálního a objektivního jako: „Pokud splním tento úkol, nebudu mít čas dokončit hlavní zprávu tohoto týdne.“
- Vyhněte se subjektivním a osobním reakcím. Neříkejte „to nezvládnu, je to na mě moc práce“.
Část 2 ze 3: Mluvení s šéfem
Krok 1. Najděte pro šéfa ten správný čas
Než si promluvíte se svým šéfem, musíte si pro něj najít vhodný čas. Určitě ho nechcete vidět ve stresujícím nebo rušném čase. Možná máte dobrou představu o tom, jak pracuje, ale pokud je to možné, zkontrolujte si jeho denní rozvrh na počítači. Měli byste se zeptat, jestli má volný čas, protože chcete o něčem diskutovat, v závislosti na kultuře a zvycích ve vaší kanceláři.
- Pokud vám vaše pracovní situace umožňuje mluvit se svým šéfem, můžete si soukromě popovídat.
- Věnujte pozornost pracovnímu tlaku a pracovnímu stylu svého šéfa. Pokud je to někdo, kdo má rád ráno aktivní aktivitu, zkuste si s ním promluvit před obědem.
- Pokud víte, že je vždy na prvním místě, můžete se na něj přijít jednou brzy ráno, než dorazí ostatní zaměstnanci.
Krok 2. Mluvte jasně a stručně
Když mluvíte se svým šéfem, je důležité, abyste se rychle vyjádřili a nevyvarovali se potíží. Musíte se ujistit, že svůj názor vyjádříte jasně a stručně. Nechoďte kolem toho dokola, protože váš šéf si bude myslet, že ztrácíte čas a ztratíte šéfovu sympatii.
- Vyhněte se říkání „ano, ale …“, protože šéf může jen slyšet „ano“a myslet si, že práci zvládnete, pokud dokážete lépe hospodařit se svým časem.
- Místo používání negativních slov jako „ale“zkuste použít více pozitivních slov.
- Zkuste například místo „Vím, že jste mě požádali o vypracování této zprávy, ale mám spoustu jiné práce“říci něco jako „Mám nápad reorganizovat pracovní zátěž tohoto projektu“.
Krok 3. Popište svůj stav
Je velmi důležité, abyste důvody jasně a efektivně vysvětlili. Pokud se nemůžete solidně hádat, váš šéf pravděpodobně nechápe, proč nemůžete tu práci dělat. Pokud jste například požádáni, abyste udělali něco mimo svůj popis práce, měli byste to vysvětlit a v případě potřeby být připraveni vysvětlit svůj popis práce. Neprozrazujte hned svůj popis práce, ale buďte připraveni to vysvětlit.
- Pokud je čas problémem, potřebujete skutečný a nepopiratelný důvod, proč nemůžete úkol provést po ruce.
- Odhalte další práci, která se dělá a je prioritou. Řekněte něco jako: „Příští týden mám termín na dokončení jarní zprávy, takže tento úkol by mohl být zátah.“
- Zkuste zdůraznit, že pokud váš šéf přeřadí úkol na někoho jiného, prospěje to této osobě a společnosti tím, že zdůrazníte, že práce, kterou děláte, je důležitější.
- Jasně a přímo vysvětlete svou situaci, ale nikdy konfrontačně nebo emocionálně.
Krok 4. Nenechávejte to příliš dlouho
Pokud hned zjistíte, že nemůžete splnit určitý úkol nebo že to není pro vás to pravé, nečekejte příliš dlouho a naplánujte si rozhovor se šéfem. Pokud to necháte, je obtížnější reorganizovat práci, kterou je ještě třeba udělat včas. Pokud budete čekat do poslední minuty, je téměř nemožné dodržet termín. Váš šéf s vámi nebude soucítit.
Část 3 ze 3: Nabídka pozitivních alternativních návrhů
Krok 1. Navrhněte znovu sladit své priority
Když mluvíte se svým šéfem, je důležité neříkat přímo „ne“, pokud se tomu můžete vyhnout. Místo toho zkuste najít způsoby, jak navrhnout pozitivní alternativy, které nevyžadují, abyste udělali úkol, o kterém si myslíte, že ho nezvládnete. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je navrhnout svému šéfovi, aby vám pomohl změnit priority. Ukážete tím svému šéfovi, že chcete pracovat co nejproduktivněji, a bude jasné, že pracovní vytížení není konstantní.
- Zaznamenávejte si svou vynikající práci a dobu, kterou vám trvalo dokončení každého úkolu, abyste dokázali, že jste to dobře zvládli.
- Když se šéfa zeptáte: „Můžete mi pomoci přeskupit mé priority?“ukáže, že ho chcete zapojit do řízení vaší práce.
- To ukáže, že si vážíte jejich názoru a hledáte pomoc, jak pracovat efektivněji.
Krok 2. Doporučte kolegu
Dalším způsobem, jak navrhnout pozitivní alternativy k prostému odmítnutí, je doporučit spolupracovníka, který by mohl přijmout další práci. Tím ukážete, že jste o úkolu přemýšleli a kdo se k němu nejlépe hodí. Na vašeho šéfa bude dojem, že jste o něm přemýšleli a o potřebě společnosti dokončit práci a bez obav z přepracování.
- Dokázání, že máte dobrý úsudek a upřednostňujete potřeby společnosti, usnadní vašemu nadřízenému důvěřovat vašemu úsudku příště.
- Také to ukáže, že rozumíte tomu, co se v kanceláři děje, a máte zájem o rozvoj svých spolupracovníků.
Krok 3. Navrhněte nové pracovní uspořádání
Pokud dostáváte spoustu práce na dokončení ve sjednaných hodinách, může to být příležitost promluvit si se svým šéfem o vytváření nových pracovních ujednání. Pokud například musíte dojíždět do práce dlouho, což snižuje vaši produktivitu, můžete navrhnout práci z domova jeden den v týdnu, čímž zkrátíte dobu dojíždění.
- Pokud si myslíte, že flexibilnější pracovní schéma vám usnadní přizpůsobení se požadavkům pracoviště, nebojte se to nastolit.
- Vždy myslete na kulturu na svém pracovišti a na to, zda je flexibilnější práce životaschopným nápadem.
- Před odesláním si všechny návrhy promyslete. Nenavrhujte myšlenky, které nejsou zcela jasné.
Varování
- Pokud vás váš šéf požádá, abyste udělali něco nezákonného, máte právo říci ne. Kontaktujte úřady.
- Buďte v klidu a mluvte normálním tónem hlasu.
