Všichni víme, že být organizovaný v práci je důležitý, ale většina lidí to má těžké. Věřte tomu nebo ne, zorganizovat se není tak těžké, jak se zdá. Několik oprav a řešení vám usnadní stát se organizovaným člověkem, než byste si mohli myslet.
Krok
Metoda 1 ze 4: Nastavení místa a času
Krok 1. Sledujte své aktivity
Věnujte pár dní deníku nebo sledování svých každodenních aktivit. Vedením deníku můžete vidět, jaké věci jste udělali a které jste si dříve neuvědomovali. Kromě toho vám deník může také poskytnout malou představu o vašich nedostatcích v organizaci věcí a v jejich produktivitě. Toto cvičení by mělo být prováděno s ohledem na velký cíl. Prostřednictvím protokolů aktivit můžete vidět, které činnosti jsou ztrátou času a které aktivity vás mohou podpořit při dosahování vašich cílů.
Krok 2. Určete svůj produktivní čas
Někteří z nás brzy vstanou a někteří ne. Pravděpodobně už víte, kdy je váš produktivní čas. Ať už preferujete večery, rána, oběd, dokonce i před nebo po pracovní době, využijte těchto časů k maximalizaci své produktivity.
Krok 3. Upřednostněte svou práci
Všichni víme, že některé úkoly jsou důležitější než jiné, ale ne vždy jim dáváme přednost. Vytvořte tedy systém hodnocení tím, že úkoly označíte za důležité, a buďte upřímní a flexibilní. Použijte připomenutí, buď pomocí digitálního kalendáře, nebo lepicích poznámek na počítači nebo na stole. Věnujte více času a energie věcem, které jsou ve vašem seznamu na prvním místě. Příkladem jsou časově citlivé úkoly, jako jsou úkoly, které je třeba splnit dnes nebo zítra. Měli byste také upřednostnit reakci na klienty, šéfy nebo kohokoli jiného, kdo vám platí mzdu. Pokud si nejste jisti citlivostí a důležitostí úkolu, je lepší se někoho zeptat.
Krok 4. Dokončete malé úkoly okamžitě
Ne všechny úkoly musí mít prioritu a naplánovat jejich dokončení v určitém časovém rámci. Některé úkoly nevyžadují plánování ani plánování, protože je lze splnit hned. Pokud tomu tak je, můžete úkol rychle splnit hned. Tak to udělejte hned! Okamžitým prováděním lehkých úkolů nebudete otálet.
Krok 5. Uspořádejte nástroje a pracovní nástroje
Naše pracovní stoly mohou snadno přejít od nepořádku k rozbitým lodím, a to vám zabrání být organizovaným člověkem. Někteří lidé mají dokonce zásadu „čistého stolu“. I když to není opravdu nutné, je lepší vyčistit pracovní prostor.
- Uklidit stůl. Vyneste všechny odpadky a organizujte věci, které potřebujete, systematicky. Kdykoli je to možné, uklízejte stůl: když v kanceláři není práce, o přestávkách nebo mezi úkoly.
- Okamžitě vyčistěte odpadky. Tímto způsobem budete vždy pamatovat na čištění pracovního stolu. Kromě toho se můžete vyhnout tomu, že vás budou otravovat nahromaděné odpadky.
- Uložte potřebné věci na snadno přístupném místě. Samozřejmě ne všechno kolem vás je odpad. Udržování nástrojů, které potřebujete poblíž, vám také může ušetřit drahocenný čas a pracovní prostor.
Krok 6. Naplánujte si aktivity a schůzky
Někteří lidé plánují pouze schůzky, ale ne s aktivitami na jejich seznamu úkolů. Plánování důležitých úkolů a schůzek může být velmi užitečné. Své dny můžete například seskupit tak, že budete pořádat schůzky pouze v úterý a ve čtvrtek. Udělejte ve svém plánu místo pro „kreativní čas“nebo pro nepředvídatelné.
- Použijte správce plánu a kalendáře. Můžete si vytvořit vlastního správce plánů pomocí papíru a pera, nebo to může být software a aplikace, jako je iCalendar nebo Google Now.
- Zařaďte své aktivity do kategorií. Kategorizace nebo barevné kódování vašich aktivit může být vaší vizuální připomínkou toho, co je důležité. Kategorie, které vytvoříte, mohou být například: korespondence, projekty, události, schůzky, brainstorming, přestávky a čas na cvičení.
- Pomocí technologie můžete spravovat svůj rozvrh. Online správci plánů a e-mailové platformy, jako je Outlook, mohou kombinovat seznamy úkolů, kalendáře a seznamy adres. Tento správce rozvrhů nejen zvyšuje vaši efektivitu, ale může také zjednodušit vaše myšlení.
- Zapněte práci, kdykoli je to možné. V rušném pracovním dni máte tendenci zapomínat, že nemusíte dělat všechno sami. Nechte svou práci na asistentovi, nebo pokud jste opravdu zaplaveni prací, požádejte své spolupracovníky, aby vám pomohli s konkrétním úkolem. Jakmile začne práce chátrat, můžete laskavost za pomoc svého kolegy vrátit.
Metoda 2 ze 4: Systematické organizování e -mailů
Krok 1. Zkontrolujte svůj e -mail v naplánovaném čase
Doručenou poštu nemusíte vždy kontrolovat, protože většina zpráv není tak důležitá, jak byste si mohli myslet. Pokud pracujete na práci, která nevyžaduje rychlé sledování, kontrolujte svůj e-mail v pravidelných intervalech, asi 3 až 4krát denně.
Krok 2. Uspořádejte e -mail
Využijte funkce složek a příznaků místo toho, aby se vaše zprávy hromadily ve vaší doručené poště. Ziskové mohou být například funkce složek a podsložek v Outlooku nebo funkce více štítků a doručené pošty v Gmailu. Pokud jste novinář, mohou mít vaše soubory názvy „Nejnovější zprávy“, „Budoucí zprávy“, „Staré zprávy“, „Rozhovory a zdroje“a „Nápady“.
Smažte a archivujte své e -maily. Archivujte důležitá a stará písmena a zbytek odstraňte. Stejně jako výše uvedený příklad je „Staré zprávy“novinářským archivem. Když začnete mazat staré e -maily, uvidíte, kolik e -mailů se vyplatí vyhodit, než je ukládat. Někteří lidé se dokonce rozhodnou mít „nulovou doručenou poštu“, tedy žádné nepřečtené e -maily nebo žádné e -maily ve vaší doručené poště. Kromě používání souborů a štítků můžete svou schránku vyprázdnit pomocí nástroje pro archivaci, odstranění starých e -mailů a aplikace na vyčištění e -mailu
Krok 3. Použijte jiné, efektivnější formy komunikace
Rychlý telefonní hovor je někdy ekvivalentem 10 odesílání a přijímání e -mailů. Pokud ano, zavolejte! Pokud víte, že výměna e-mailů může bránit diskusi a je třeba ji provádět tam a zpět, je nejlepší komunikovat telefonicky. Více informací získáte telefonováním namísto dlouhých, podrobných a časově náročných e-mailových diskusí. Můžete poslat e -mail svým spolupracovníkům a říci: „Mám k tomu spoustu otázek. Možná by bylo jednodušší mluvit po telefonu? Mohu ti zavolat v 5?"
Krok 4. Omezte přerušení
Strategické přestávky mohou skutečně pomoci, ale přerušení během pracovní doby je opakem. Přerušení může zpomalit vaši práci, narušit váš rytmus a ztratit koncentraci. Pokud jste zaneprázdněni, zkuste použít hlasovou schránku. Tyto nástroje nejsou určeny pouze pro případy, kdy nejste v kanceláři; tyto nástroje lze také použít, když jste velmi zaneprázdněni. Mnoho lidí má zásadu „otevřených dveří“, ale nemusíte mít dveře stále otevřené. Na dveřích můžete nechat zprávu s nápisem „Na zavolání“nebo „Místnost se používá. Vraťte se prosím znovu nebo pošlete e -mail. “
Krok 5. Využijte výhod cloudu
Cloud computing stojí za zvážení, protože je levnější, škálovatelnější, efektivnější a snáze se aktualizuje. Obsah obsažený v cloudu je velmi užitečný, protože je k němu přístup z různých zařízení: počítačů, tabletů, smartphonů a dalších. Cloudové úložiště také funguje jako primární a sekundární forma digitálního zálohování. Diskutujte s ICT manažerem nebo s poskytovatelem softwaru, protože možná již máte nějaký volný úložný prostor v cloudu nebo je k dispozici za nízký roční poplatek.
Krok 6. Použijte online záložky
Většina prohlížečů má funkci záložek pro ukládání a organizaci vašich oblíbených webových adres nebo těch, které často navštěvujete, aby k nim byl snadný a rychlý přístup. Využijte této funkce, abyste nezapomněli na důležité weby a zkontrolovali nejnovější zprávy.
Metoda 3 ze 4: Jak co nejlépe využít čas
Krok 1. Vyhněte se provádění několika věcí současně (více úkolů)
Všichni odborníci tomu věří. I když to v televizi může vypadat rychle a cool, dělat mnoho věcí najednou je neefektivní a může to narušit účinnost vašeho úsilí o organizaci. Místo toho je lepší nejprve věnovat plnou pozornost jednomu úkolu, řešit jej a přejít k dalším věcem na seznamu.
Krok 2. Vytvořte si plán pro sebe
Naštěstí většina úloh nevyžaduje, abyste si vytvořili denní rozvrh na základě minut. Značení vašeho denního plánu a důležitých úkolů nebo událostí dne vás však může soustředit na vaše úkoly.
- Nastavte časové limity pro určité činnosti. Některé úkoly nevyžadují nastavení časového limitu, ale jiné by měly být parametrizovány, aby se zvýšila vaše produktivita. Přemýšlejte o některých úkolech, které zabírají více času, než je nutné, a stanovte pro ně časový limit na později.
- Vyhraďte si čas navíc na jiné činnosti. Některé úkoly, jak se naučíte ze zkušeností, obvykle trvají déle, než by měly, ale není to špatné. Pro tento typ činnosti, a zejména pro důležité události a schůzky, vyčleňte více času před a po.
Krok 3. Použijte časovač, stopky nebo aplikaci budíku
Tyto objekty mohou být účinné při správném použití. Někteří lidé se rozhodnou nastavit si budík 10, 15 nebo 30 minut před požadovaným časem, aby jim poskytli dostatečné varování před zahájením činnosti. Můžete také nastavit nástroj připomenutí (připomenutí).
Krok 4. Neodkládejte to
Zeptejte se sami sebe, zda byste opravdu měli aktivitu odložit, nebo chcete být jen líní. Pokud máte chuť se flákat, neodkládejte to - udělejte to! Pokud je však odložení aktivity nevyhnutelné, nezapomeňte si udělat poznámky a přeplánovat aktivitu na konkrétní plán. Nebo můžete přemýšlet o improvizovaném plánu. Pokud například musíte zrušit osobní schůzku, můžete místo toho uskutečnit konferenční hovor nebo webovou konferenci.
Metoda 4 ze 4: Udržování fyzického a duševního zdraví
Krok 1. Udělejte si přestávku
Odpočinek mysli je nezbytný pro udržení vaší produktivity a duševního zdraví. Obvykle jsme příliš zaneprázdněni prací, abychom neměli čas na odpočinek. Pauza nám dává tolik potřebnou pauzu pro zvýšení naší produktivity. Přestávky však také poskytují příležitost zastavit se a zeptat se, zda dobře využíváme čas.
Krok 2. Spěte lépe
Bez kvalitního spánku se vám druhý den bude točit hlava, budete unavení nebo malátní. To může narušit váš rozvrh a efektivitu práce. Stanovte si za cíl získat 7 až 8 hodin nepřetržitého spánku každou noc.
Krok 3. Nesrovnávejte se se svými spolupracovníky
Většina práce vašich spolupracovníků se liší od práce, kterou musíte dělat, a každý má svůj vlastní způsob organizace práce. Metoda, která má smysl a je účinná pro vaše spolupracovníky, nemusí fungovat pro vás a naopak.
Krok 4. Přijměte, že organizování je pokračující proces
Nečekejte, že budete dokonalí. Objednávka je dlouhý proces, který vyžaduje neustálou pozornost. Nebudete mít každý den optimální organizaci, ale snaha být pravidelným člověkem může zvýšit vaši efektivitu.
