Protože se často používá pro osobní a neformální účely, může být psaní formálního e -mailu skličující. Pokud však musíte napsat formální e -mail učiteli, šéfovi, obchodnímu partnerovi, vládní agentuře nebo jiné osobě, která potřebuje formality, postupujte podle těchto jednoduchých pokynů. Stručně a jasně se vyjádřete a dodržujte pravidla psaní, stylu a formálního formátu dopisu. Nakonec svůj e -mail před odesláním zkontrolujte a opravte.
Krok
Metoda 1 ze 3: Formátování e -mailu
Krok 1. Použijte profesionální e -mailovou adresu
V ideálním případě je e -mailová adresa variací vašeho skutečného jména, nikoli uživatelského jména nebo přezdívky. Pokud je to možné, používejte tečky, pomlčky nebo podtržítka bez číslic nebo jiných písmen.
Například [email protected] by se mohlo zdát neprofesionální. Mezitím by bylo vhodnější použít [email protected]
Krok 2. Použijte profesionální písmo
Většina e -mailových služeb vám dnes umožňuje psát různými písmy a texty. Pro oficiální e -maily je však nejlepší držet se oficiálních písem, jako jsou Times New Roman a Arial. Vyhněte se dekorativním písmům, jako je Comic Sans nebo stará angličtina. Navíc:
- Napište svůj e-mail snadno čitelným písmem, například o velikosti 12.
- Vyhněte se speciálnímu psaní, jako je kurziva, tučná nebo vícebarevná písma, pokud to nevyhovuje obsahu a účelu e -mailu.
- Nepište e -mail zcela velkými písmeny. Při psaní tímto způsobem budete vypadat, jako byste křičeli na příjemce.
Krok 3. Zadejte e -mail krátký a přesný název (předmět)
Použijte několik klíčových slov, která se vztahují k obsahu e -mailu v názvu. To pomůže zabránit příjemci v ignorování vašeho e -mailu. E -maily odeslané bez názvu nebo s použitím nejasného názvu budou příjemci připadat nedůležité.
- E -mailové názvy jako „Rychlé dotazy“, „Kontaktování vás“nebo „Důležité záležitosti“budou příjemci připadat nejasné.
- Mezitím by se název e -mailu „Plán, Seznam hostů, Pozvánka na oběd a Shrnutí schůzky na 12. března“zdál příliš dlouhý a obsahoval více témat najednou.
- Na druhou stranu je název e -mailu „Setkání o poškození eskalátoru 12. března“poměrně krátký a jasný. Tento název může příjemci poskytnout přehled o hlavním tématu a také jasné datum.
Metoda 2 ze 3: Psaní obsahu
Krok 1. Použijte vhodný pozdrav
Vždy začněte formální e -mail s pozdravem. Můžete napsat přímo jméno příjemce (pokud víte). Doplňte jméno příjemce jeho titulem nebo titulem (pan, paní, dr. Atd.). Pokud chcete, můžete také před jméno a titul příjemce napsat „Vážení“.
- Pokud neznáte jméno příjemce e -mailu, jednoduše napište „Vážený pane/paní“nebo „Zájemcům“.
- Nepoužívejte „ahoj“, „ahoj“ani jiné neformální pozdravy.
Krok 2. Představte se v prvním odstavci (je -li to nutné)
Pokud píšete někomu, koho jste nikdy předtím nekontaktovali, například novému zákazníkovi, manažerovi lidských zdrojů nebo vládnímu úředníkovi, představte se a vysvětlete, proč posíláte e -maily. Zapište si to do první nebo druhé věty svého e -mailu.
Například při zasílání e -mailů s žádostí o zaměstnání můžete napsat: „Jmenuji se Maria Isabella. Kontaktoval jsem vás, abyste požádali o zaměstnání jako administrativní asistent inzerovaný na webu JobXYZ.com.“
Krok 3. Upřednostněte nejdůležitější informace
Poté, co se představíte a uvedete svůj hlavní účel odeslání e -mailu, můžete pokračovat v těle e -mailu. Úplně nahoře vypište nejdůležitější informace. Tak více oceníte čas příjemce a objasníte účel e -mailu.
Při psaní e -mailu například vládnímu úředníkovi můžete začít takto: „Jmenuji se Maria Isabella. Vaši e -mailovou adresu jsem získal z oficiálních webových stránek městského soudu v Salatize. Tento dopis posílám, abych vyjádřil svou námitku proti lístek jsem obdržel 29. února 2015. “
Krok 4. Přejděte přímo k bodu dopisu
Formálním dopisem můžete vyjádřit svůj názor přímo. Small talk pouze způsobí, že čtenář bude zmatený a těžko pochopitelný, co od něj potřebujete nebo potřebujete.
- Například při psaní dopisu profesorovi na akademické půdě nemusíte chodit dokola a psát věci jako: „Jsem Maria Isabella. Znáš mě? Chemie 221 je teď můj oblíbený kurz, protože tvoje učební materiály jsou velmi dobře organizované. Takže se mohu vždy řídit a vědět, co bude testováno. Pokud jde o zkoušku, připomíná se mi nadcházející zkouška. “
- Na druhou stranu, psaní takového e -mailu by mohlo být jasnější: „Jsem Maria Isabella. Jsem studentem chemie 221 a chtěl jsem vám říci o možném střetu harmonogramů zkoušek.“
Krok 5. Napište krátký e -mail
Přestože neexistuje žádné konkrétní omezení délky, je vhodné vytvořit e -mail stejně dlouhý jako obrazovka jednoho notebooku nebo počítače.
Pokud je váš e -mail dostatečně dlouhý, rozdělte ho na několik krátkých odstavců. Ponechejte mezi jednotlivými odstavci prázdný řádek, místo abyste jej psali odsazený
Krok 6. Použijte oficiální jazyk
Protože formální e -maily jsou vytvářeny pro profesionální účely, musíte udělat dobrý dojem. Používejte úplné věty a zdvořilé fráze. Vyhněte se následujícímu:
- Slang
- Zbytečné zkratky
- Používání emotikonů a emoji
- Nectivá slova
- Žert
Krok 7. Použijte vhodný závěrečný pozdrav
Stejně jako úvodní pozdravy existuje několik možností zavření pozdravů, které lze použít ve formálních dopisech. Nezapomeňte uvést své celé jméno a titul, stejně jako všechny ostatní tituly (pokud existují). Mezi příklady závěrečných pozdravů, které lze použít, patří:
- "S pozdravem,"
- "S pozdravem,"
- "Děkuji,"
- "Pozdravy,"
- "Váš student,"
Metoda 3 ze 3: Příprava na odesílání dopisů
Krok 1. Zahrňte požadované přílohy
Pokud musíte zahrnout přílohu, nezapomeňte ji zahrnout do těla e -mailu, aby ji viděli lidé, kteří ji čtou. Zkuste omezit počet příloh a velikosti souborů a používat běžné a široce používané typy souborů.
Uveďte například oznámení typu „Přikládám kopii mého životopisu a portfolia v PDF“
Krok 2. Vylepšete obsah, pravopis a gramatiku e -mailu
Při odhalování pravopisných a gramatických chyb nespoléhejte pouze na e -mailové služby. Přečtěte si svůj e -mail nahlas nebo nechte někoho zkontrolovat a opravit ho. Tímto způsobem můžete snadno najít pravopisné chyby a nejasné věty.
Krok 3. Ujistěte se, že váš e -mail neobsahuje žádné citlivé informace
Vždy mějte na paměti, že e -mail není bezpečný způsob komunikace. Mějte na paměti, že e -mailové servery mohou být napadeny hackerem nebo může příjemce úmyslně nebo neúmyslně sdílet informace, které nechcete prozradit.
