Abecední archivace je způsob organizace dokumentů, které jsou důležité v osobním i profesním životě. Abecední archivace vám umožňuje rychle najít a obnovit jednotlivé soubory. Díky tomu jsou všechny dokumenty chráněny a vždy po ruce. Existuje mnoho pravidel pro podávání abecedně v indonéštině, aby byl zachován rozumný systém evidence.
Krok
Část 1 ze 2: Archivace podle abecedy
Krok 1. Rozhodněte, který abecední systém použít
I když se to může zdát jednoduché, abecední registrační systém má na výběr z několika možností. Musíte si vybrat jeden systém a důsledně ho používat.
- Písmeno po písmenu je založeno na každém písmenu v každém slově v pořadí, ve kterém se vyskytuje, a ignoruje mezery mezi slovy.
- Archivace od slova k slovu se provádí tříděním každého souboru podle prvního písmena každého slova v řadě.
- Podávání po jednotkách bere v úvahu každé slovo, zkratku a počáteční slovo a třídí je. Toto je systém, který se obvykle doporučuje implementovat.
Krok 2. Seskupte soubory
Jakmile budete mít všechny soubory, které potřebujete archivovat, rozhodněte se, jak je všechny seskupit. Můžete použít slovníkový formát, kde je vše seřazeno abecedně, bez ohledu na typ souboru nebo souborů v něm. Můžete také použít formát encyklopedie, kde seskupíte soubory podle typu nebo předmětu a poté je seřadíte podle abecedy.
Pokud máte k archivaci různé typy souborů (účtenky, daňové doklady, dopisy atd.), Doporučujeme použít formát encyklopedie. Nejprve seskupte soubory podle typu a poté je seřaďte podle abecedy. K oddělení dokumentů použijte rámeček nebo barevný kód
Krok 3. Indexujte archivované soubory
Indexování je seskupení každé části názvu souboru do příslušných jednotek. Chcete -li indexovat soubory před jejich archivací, musíte rozdělit prvky každého názvu souboru a vytvořit nový název, který bude upraven podle abecedy a bude odlišný od výchozího názvu. Jako příklad:
- Řekněme, že potřebujete indexovat a archivovat následující soubory: článek o anoa s názvem „Anoa Eating Behavior“, biografii předního odborníka na anoa Jasmina A. Dahlia a propagační brožuru k výstavě anoa v zoo v Jakartě.
- Životopis Jasmina A. Dahlie je indexován jako „Dahlia, Jasmin A.“, protože v podání musí být příjmení první. Soubory jsou tedy archivovány ve skupině písmen „D“.
- Pokud zvolíte metodu klasifikace, jako je slovník, článek „Anoa Eating Behavior“by měl být odpovídajícím způsobem indexován. Proto jej archivujte ve skupině písmen „P“(pro „Chování“).
- V opačném případě můžete „Anoa Eating Behaviors“indexovat jako „Anoa, Eating Behaviors“, pokud používáte seskupení ve formátu encyklopedie, nikoli pouze archivujete soubory související s anoa. Tento soubor je poté archivován ve skupině písmen „A“.
- Propagační brožura by mohla být indexována jako „Anoa, výstava (Zoo Jakarta)“, pokud předpovídáte, že na výstavě anoa bude hodně materiálu. Můžete například indexovat jiný soubor jako „Anoa, výstava (Zoo Bandung).
- V opačném případě může být propagační brožura indexována jako „Jakartská zoo (výstava Anoa)“, pokud očekáváte, že obdržíte několik souborů souvisejících se zoo v Jakartě, nebo pokud budete chtít použít seskupení formátu encyklopedie v souborech podle geografické polohy.
Krok 4. Seřaďte soubory abecedně podle jejich indexového názvu
Obecným pravidlem abecedního ukládání je uspořádání souborů od A (první) do Z (poslední). Pomocí speciálních informací definujte rozlišení a pořadí, abyste mohli soubory oddělit. Jako příklad:
- Pořadí indexované v předchozím kroku může být něco takového (v závislosti na použitém systému): „Dahlia, Jasmin A.“, „Jakarta Zoo (výstava Anoa)“a „Anoa Eating Behavior“NEBO „Anoa, exhibice (Jakarta Zoo)) “,„ Anoa, stravovací chování “a„ Dahlia, Jasmin A. “.
- Soubory pro „Kangaroo“jsou seřazeny za soubory pro „Elephant“. Soubory pro „Žirafu“budou mezi tím a soubory pro „Anoa“budou objednány před „Medvěd“a „Ovce“. Pořadí je tedy: „Anoa“, „Medvěd“, „Ovce“, „Slon“, „Žirafa“, „Klokan“.
- Pokud později přidáte soubory „Armadillo“, budou po „Anoa“. Protože oba začínají písmenem „A“, budete se muset při určování pořadí podívat na písmeno za A („N“pro anoa a „R“pro „pásovce“). Nové pořadí tedy zní: „Anoa“, „Pásovec“, „Medvěd“, „Ovce“, „Slon“, „Žirafa“, „Klokan“.
Krok 5. Označte složku se soubory
Aby bylo hledání snadné, označte každou složku archivu indexovým názvem odpovídajícím souboru v něm. Tato metoda také usnadňuje archivaci nových souborů v uvedeném pořadí.
- Vložte archiv do jeho složky.
- Bylo by jednodušší, kdybyste složku barevně označili, abyste zvýšili její použitelnost. Pokud například používáte seskupení formátu encyklopedie, každé skupině je přiřazena vlastní barva a každý soubor v každé skupině je označen podle své barvy.
Krok 6. Zdokumentujte systém indexování a archivace
Váš systém indexování a archivace musí být implementován důsledně. Zajistěte, aby každý, kdo má přístup k souboru, věděl, v jakém systému běží. Můžete například vytvořit nebo sdílet dokument, který obsahuje podrobnosti o pravidlech vašeho systému evidence. To pomůže každému, aby mohl efektivně využívat systém evidence.
Krok 7. Správně archivujte nový soubor
Umístěte soubory do skříně podle indexového názvu a abecedního pořadí podle vašeho systému. V případě potřeby přesuňte aktuální soubor, aby zahrnoval nový soubor na jeho správné místo.
Část 2 ze 2: Řešení zvláštních případů
Krok 1. Archivujte soubory podle významných termínů
Někdy je jednodušší archivovat soubory podle klíčového slova, nikoli podle názvu nebo názvu, který je tam uveden. Tím je zajištěno, že soubory lze indexovat a vyhledávat pomocí nejlogičtějších výrazů. Jako příklad:
„První banka v Jakartě“může být indexována a archivována jako „Jakarta, první banka“. „Jakarta“je klíčovým pojmem v této položce místo „First“nebo „Bank“, zvláště pokud máte další soubory s podobným názvem, například „First Bank in Bandung“nebo „First Bank in Medan“
Krok 2. Seřaďte jména podle příjmení
Standardní archiv doporučuje nejprve indexovat příjmení lidí, protože jsou považováni za významné termíny.
- Proto je „Jasmin A. Dahlia“indexována a archivována jako „Dahlia, Jasmin A.“.
- Na konci uveďte název (Dr., Ir atd.). Například „Dr. Jasmin A. Dahlia “je indexována a archivována jako„ Dahlia, Jasmin A., Dr. “.
- Jména jsou obvykle tříděna podle pravopisu podle písmen. Například „MacDonald“bude před „McDonald“. Proto „D“, „L“, „Le“, „de“atd. považováno za součást názvu a nikoli za samostatnou jednotku. To se obvykle vztahuje na cizí jména. Například soubory „Heinlein“, „Le Guin“, „L'Engle“a „Wolfe“byly seřazeny správně (NE „L'Engle,“Le Guin “,„ Heinlein “,„ Wolfe “).
- Výjimka z tohoto pravidla obvykle platí, pokud je jméno osoby součástí názvu firmy nebo organizace. V takovém případě považujte jméno osoby za jednotku obchodního jména. Například „Služby ochrany proti škůdcům Jasmin A. Dahlia“jsou zařazeny pod skupinu písmen „J“a NEJSOU indexovány jako „Dahlia, Služby kontroly škůdců Jasmin A.“.
Krok 3. Ignorujte články, spojky a předložky
Články (např. „A“, „an“a „the“v angličtině), spojky (např. „A“, „ale“a „nebo“) a předložky (např. „S“, „od“a „ to”) se obvykle vynechává při indexování a archivaci podle abecedy, protože není považován za významný termín. To platí i v případě, že název souboru tvoří články, spojky nebo předložky. Jako příklad:
- Soubor s názvem „Vyšetřování postupů podávání Emu“je archivován ve skupině písmen „E“pro „Emu“(významné slovo v názvu souboru), místo písmene „A“z „an“, protože toto je Anglický článek.
- „Dahlia a Soetono, služby kontroly škůdců“jsou uvedeny za „Dahlia, Jasmin A.“Názvy rejstříků začínají písmeny „Dahlia“, aby se určení pořadí přesunulo na další významný výraz (v tomto případě „Soetono“a „Jasmin“), aby se určilo pořadí podání. Ignorujte slovo „a“, protože není důležité.
Krok 4. Zacházejte se zkratkami, jako by byly vyslovovány
Při podání se můžete setkat se zkratkami jako „Tbk“. (zkratka pro „Otevřít“). Soubory obvykle indexujete a archivujete jako slovo, nikoli pouze jako řetězec písmen.
Například „Jasmin A. Dahlia Mining Company“je archivována za „Jasmin A. Dahlia Tbk.“
Krok 5. Čísla uložte jako obvykle
Při archivaci souborů podle abecedy se zobrazí soubory s čísly. Obvykle jsou tyto soubory archivovány jako obvykle, nikoli jako by byly napsány. Čísla jsou také archivována před písmeny.
- Například „3 dny navždy“bude archivováno před „100 obchodními tipy“(protože „3“předchází „100“).
- „Obchodní tipy“a „Tipy na přehrávání akcií“budou archivovány po „100 obchodních tipech“, protože čísla jsou řazena před písmena.
- S hláskovanými čísly se zachází místo slov jako se slovy. V pořádku jsou například soubory „100 skvělých lídrů v podnikatelském světě“, „Dvě stě mocných rad pro podnikání“a „Tipy pro podnikání“.
- Pokud vám to ale podávání usnadní, udělejte klidně výjimku a vždy seřaďte čísla, jako by byla napsána.
Krok 6. Zacházejte se speciálními znaky
Je třeba vzít v úvahu všechny neabecední nebo nečíselné znaky, se kterými se setkáváme během indexování. Zpracování souvisejících znaků však závisí na typu:
- Interpunkční znaménka (například apostrofy, tečky a čárky) jsou obvykle ignorována. Například soubory „Washington's Best Coffee“a „Washington State Fair“jsou archivovány v pořádku.
- Obvykle jsou diakritika ignorována a považována za související písmena. Například „clair“je archivováno jako „Eclair“a „ber“jako „Uber“. Tato metoda však neplatí, pokud soubor archivujete abecedně v jazyce, který používá diakritiku, takže je nutné dodržovat normální abecední pořadí daného jazyka.
Krok 7. V případě potřeby použijte pravidlo „nic před něčím“
Při archivaci podle abecedy jsou mezery (včetně interpunkce a dalších prvků, které jsou přeskočeny) obvykle ignorovány. Pokud však narazíte na soubory, které začínají podobným způsobem, použijte k určení pořadí v archivu mezeru nebo pravidlo „nic před něčím“.
- V tomto pořadí jsou archivovány například soubory „Bank Jakarta“, „Bank Bandung“a „Bank Medan“.
- Soubor "Dahlia, Jasmin A." bylo před „Dahlia, Jasmin A., Dr.“.
Krok 8. V případě potřeby soubor odlište podrobnějšími informacemi
Ve výjimečných případech nejsou abecední informace dostatečné k určení pořadí souborů. Pokud ano. K indexování a archivaci souborů použijte další informace. Označte u každého souboru další informace, aby je bylo možné odlišit. Jako příklad:
- Pokud máte soubory pro dvě osoby jménem Jasmin A. Dahlia, seřaďte je podle data narození. Soubor „Dahlia, Jasmin A. (narozen 1853)“předchází „Dahlia, Jasmin A. (narozen 1967).
- Soubory můžete také třídit podle geografické polohy. Pokud máte soubory ze tří různých bank ze tří různých míst a každá banka má název „Bank Mandiri“, seřaďte jej jako v následujícím příkladu: „Bank Mandiri (Bandung)“, „Bank Mandiri (Jakarta)“a „Bank Mandiri (Medan) “.
- Pokud tedy máte dva soubory o medvědech nebo typech medvědů, dále je rozlišujte podle druhů, geografické polohy atd. Například soubory pro „Bear, Chocolate“a „Bear, Polar“(v pořadí) nebo soubory pro „Bear (Evropa)“a „Bear (Severní Amerika)“(v pořadí).
Krok 9. Upozorněte všechny výjimky a zvláštní pravidla
Zajistěte, aby si každý, kdo používá vaše soubory, byl vědom jakýchkoli výjimek ze standardních pokynů pro systém souborů. To pomůže zajistit, aby každý používal správně a efektivně registrační systém.
