Pokud vaše práce vyžaduje, abyste kontaktovali klienty telefonicky, pravděpodobně zanecháváte hodně hlasových zpráv. Co je však přesně potřeba říci poté, co se v telefonu ozve pípnutí? Doručení všech relevantních informací prostřednictvím hlasové schránky může být skličující, takže mnoho podrobností bude nakonec přehlédnuto. Nahraďte improvizované doručování hlasových zpráv správným systémem. Prostřednictvím několika snadno zapamatovatelných bodů můžete zajistit, aby byly všechny důležité informace předány příjemci, takže se zvýší šance na zpětné volání.
Krok
Metoda 1 ze 3: Představte se
Krok 1. Použijte vhodný tón hlasu
Jakmile se zpráva začne nahrávat, mluvte jasným a snadno slyšitelným hlasem. Nemumlejte a nemluvte příliš rychle. Snažte se, aby váš hlas zněl přitažlivě a energicky, abyste upoutali pozornost posluchače. I když vás nevidí, váš tón bude jasný. Ujistěte se tedy, že používáte správný tón hlasu.
- Vyslovte každé slovo nahlas. Špatný signál může zatemnit váš hlas, a dokonce vám dojdou slova. Hlas běžné konverzace je při volání nezřetelně slyšet.
- Kvalita vašeho hlasu by měla odrážet účel hovoru. Můžete například zanechat hlasitý hlas a poblahopřát své neteři k ukončení školy. Pokud však chcete vyjádřit soustrast, zanechte vážný a uctivý hlasový vzkaz.
Krok 2. Řekněte své jméno
Na začátku zprávy uveďte své jméno. Účastník hovoru tak bude vědět, kdo jste. Jednoduchá slova, jako například „Tato (vaše přezdívka)“, lze použít v různých situacích. Pokud vás volající nikdy nepotkal, můžete použít také zdvořilejší věty, například „Jmenuji se (celé jméno)“. Přátelé a rodina vás mohou poznat bez další identifikace. Pokud hovor souvisí s prací, příjemce hovoru potřebuje jméno, aby poznal účel hovoru, aby mohl komunikovat více osobně.
- Výše uvedené kroky zní triviálně, ale nervózní volající na ně často zapomínají při zanechávání hlasových zpráv.
- Pokud máte profesní titul nebo vlastní popis, který vám může pomoci volající identifikovat, uveďte jej za svým jménem. Například „Jmenuji se Dr. Arief, radiolog z General Hospital Tangerang “nebo„ Toto je Tasya, jsem Selvyho matka, která je ve stejné třídě jako vaše dítě. “
Krok 3. Uveďte své telefonní číslo
Po uvedení jména uveďte své telefonní číslo. Většina příjemců telefonů čeká na získání kontaktních údajů až do konce hlasové schránky, ale pokud ji příjemce okamžitě nezruší, bude muset zprávu začít znovu. Při uvádění telefonního čísla nezapomeňte mluvit pomalu a jasně, aby jej příjemce dobře slyšel.
- Jednoduchý způsob, jak říct telefonní číslo na začátku zprávy, je říci něco jako „Toto je (vaše jméno), moje číslo (vaše telefonní číslo)“nebo „Toto je (vaše jméno) z čísla (vaše telefonní číslo). “
- Ačkoli funkce ID volajícího umožňuje příjemci vidět vaše číslo, přesto se doporučuje uvést telefonní číslo v případě, že vaše číslo není uloženo nebo chcete, aby vám příjemce zavolal na jiné číslo.
Krok 4. Vytvořte připojení
Když od neznámých odesílatelů uslyšíte hlasové zprávy související s obchodem, lidé začnou cítit podezření nebo ztratí zájem, pokud nevědí, kdo jste a jaký je účel hovoru. Uklidněte je uvedením jména známého přítele nebo osoby, která číslo dala. Díky této metodě může být hovor více osobní. Hlasové zprávy budou netušené a s největší pravděpodobností dostanete očekávanou odpověď.
- Zkuste udělat krátký úvod, aby to posluchači věděli, jako například „Toto číslo jsem dostal od Andiho, který řekl, že prodáte svoji loď“.
- I když zrovna nevyzýváte na podnikání, navázání osobního spojení může příjemci zpříjemnit pobyt. „Tohle je Bob, tvůj soused přes dům“zní přátelštěji než „Tohle je Bobby Rahmadika Setiawan“.
Metoda 2 ze 3: Vysvětlení vašich potřeb
Krok 1. Promyslete si, co řeknete předem
Než opustíte hlasovou schránku, musíte vědět, co se snažíte sdělit. Není to problém, pokud máte na mysli konkrétní cíl, ale slyšet pípnutí signalizující záznam hlasové schránky může někoho znervóznit. Rozdělte informace, které chcete sdělit, do několika bodů, poté vše vysvětlete a zavěste.
- Zvláště u velmi důležitých hlasových zpráv můžete před nahráním zprávy napsat hrubý skript.
- Pokud najednou zadrhnete, soustřeďte se na stručné uvedení svého jména, kontaktních údajů a důvodu, proč jste zavolali.
- Představte si, že posíláte hlasovou zprávu, abyste zanechali romantickou zprávu ohledně rande předchozí noci. Představení si hlasové zprávy, kterou se chystáte doručit před záznamem zprávy, vám místo nervozity a plachosti může poskytnout chladný, klidný a pohodlný pocit.
Krok 2. Udržujte zprávu krátkou
Omezte hlasovou schránku na 20-30 sekund. Zřídka budete potřebovat hlasovou zprávu delší než toto trvání. Nechcete, aby se příjemci unavovali slyšením zpráv, které jsou příliš dlouhé a rozvláčné. Zůstaňte soustředění a dostaňte zprávu přímo k věci. Krátké zprávy mohou vyvolat zvědavost, takže příjemce má zájem zavolat zpět.
- Na druhou stranu, pokud je vaše hlasová schránka příliš krátká, příjemce si může myslet, že je nedůležité, a poté ji smaže, aniž by ho nejprve poslouchal. K tomu může dojít, pokud voláte z neznámého čísla.
- Účelem opuštění hlasové schránky je přimět někoho, aby vám zavolal zpět, ne sdílet všechny informace, které byste chtěli poskytnout při přímém hovoru.
Krok 3. Spusťte hlasovou schránku s nejdůležitějšími informacemi
Nebojte se kolem křoví se svými důvody pro volání. Pokud se chcete zeptat, jak se vám vede, jednoduše to řekněte. Pokud chcete nabídnout konkrétní položku nebo potvrdit schůzku, řekněte to. Posluchači rychle ztratí zájem a zprávu smažou, pokud na začátku zprávy neuvádíte účel hovoru.
- Na předání zprávy máte velmi málo času. Pokud příliš mluvíte, posluchači mohou zprávu ztlumit, než získá důležité informace.
- Je lepší doručit špatné zprávy, jako například „táta v nemocnici“, přímo, a pak zbytek času využít k vyjádření soucitu a vysvětlení, než chodit dokola, dokud si posluchač nedělá starosti.
Krok 4. Zanechávejte zprávy osobně a organicky
Odolejte nutkání mluvit stejně strnule, jako když telefonujete. Buďte přátelští, buďte sami sebou a mluvte přirozeně. Lidé si mohou všimnout prodejce, který se snaží přimět je, aby si něco koupili, a pokud si připadají zdvořilí, je pravděpodobnější, že si poslechnou vaši hlasovou schránku.
Když budete mluvit, jako byste četli scénář, budete mít dojem, že posluchač je jen jedním z mnoha lidí, kterým voláte, aby vám nabídli totéž
Metoda 3 ze 3: Zavření hlasové schránky
Krok 1. Vložte konkrétní otázku nebo požadavek
Na konci zprávy vysvětlete, proč chcete, aby příjemce zavolal zpět. Položte konkrétní otázku nebo podejte žádost, která ho bude motivovat zvednout telefon. Pokud se příjemce po vyslechnutí hlasové zprávy cítí zmatený nebo si není jistý vaším cílem, zpráva byla neúspěšná.
- Zkuste použít fráze jako „Dejte mi vědět, jestli se vám recept líbí“nebo „Rád bych slyšel vaše nápady na tento návrh“.
- Lidé mají větší motivaci zavolat zpět, pokud zadáte konkrétní požadavek, než jednoduše říci „Zavolejte zpět, dobře“.
Krok 2. Obnovte své jméno a kontaktní informace
Ukončete zprávu opakováním svého jména a telefonního čísla. Opakujte své telefonní číslo dvakrát, aby se příjemce nepoškodil a mohl si dělat poznámky. Nezapomeňte zahrnout všechny užitečné podrobnosti, když příjemce volá zpět, například když máte čas a kdy je nejlepší čas zavolat.
- Říct více než dvakrát telefonní číslo na konci zprávy je příliš mnoho a může být pro příjemce zprávy urážlivé.
- Tento krok nemusíte praktikovat, pokud je zpráva nedbale předána přátelům nebo rodině.
Krok 3. Neukončujte zprávu doslovně
Když je čas zavěsit, nepokračujte v chatování a zbytečně neprotahujte zprávy. Pokud příjemcem není někdo, na kom vám záleží, není třeba zanechávat sladká slova. Čím delší je vaše zpráva, tím menší pozornost bude od příjemce dostávat. Na konci tedy neztrácejte pozornost. Poděkujte mu za věnovaný čas a nechte ho pokračovat v komunikaci.
- Závěrečná slova jako „budu se na vás těšit“jsou mnohem teplejší a účinnější než kýčovitá komerční slova, například „přeji hezký den“.
- Nedělejte unáhlené závěry ani neshrňte své poselství na konci. Pokud příjemce potřebuje nacvičit určité detaily, může si vaši zprávu přehrát později.
Tipy
- Pamatujte si, když vám přišla hlasová schránka, díky které jste si řekli „Co chce tato osoba?“Zanechte hlasovou zprávu, kterou chcete slyšet.
- Pokud je to stále relevantní pro vaši interakci s příjemcem zprávy, zadejte kromě telefonního čísla také e -mailovou adresu nebo kontaktní informace.
- Pokud zanecháte zprávu s informacemi souvisejícími s časem, nezapomeňte uvést datum.
- Úsměv! Váš úsměv bude přenesen, i když není vidět.
- Pokud voláte k řešení citlivého tématu, omezte informace sdílené v hlasové schránce, aby je nikdo jiný neslyšel.
- V případě nouze nebo přírodní katastrofy pomocí hlasové schránky sdělte, že jste v pořádku.
Varování
- Pokud se snažíte přimět někoho, aby vám zavolal, neříkejte mu o svých minulých neúspěších hovorů. To posluchače naštve a nebude se mu dobře obchodovat s vámi.
- Pokud osoba na telefonu neodpovídá, měli byste vždy zanechat hlasovou schránku. Vidět spoustu zmeškaných hovorů bez hlasové schránky naznačuje, že vaše firma není důležitá.
