S tím, jak roste obliba e -mailů jako jednodušší, levnější a rychlejší alternativy k roli dopisů, roste i počet pozvánek na svatby, oslavy narozenin a dokonce i na společenská setkání zasílaná prostřednictvím těchto online médií. Pozvaní obvykle pošlou e -mail se systémem RSVP k měření počtu hostů, kteří se mohou akce zúčastnit. Ale bohužel, systém RSVP není v Indonésii příliš populární, takže je pravděpodobné, že budete reagovat obtížně. Neboj se! Tento článek obsahuje různé tipy na určení správného způsobu a času na odpověď, vytvoření správné odpovědi a ověření, zda byla vaše odpověď pozvána.
Krok
Část 1 ze 3: Určení správného způsobu a času reakce
Krok 1. Rozhodněte se
Prvním krokem, který musíte udělat, je učinit rozhodnutí zúčastnit se události uvedené v pozvánce. Myslete na to, jakmile obdržíte e -mail s potvrzením účasti.
- Zamyslete se nad místem konání akce a zvažte, zda potřebujete cestovat mimo město. Chcete -li například navštívit akci konanou mimo město, musíte samozřejmě vynaložit více peněz na nákup letenky, že?
- Ujistěte se, že se v době události nemusíte zúčastnit jiné akce.
- Zajistěte, aby se mohl zúčastnit i váš partner a nejbližší příbuzní. Pamatujte, že dostupnost lidí, kteří jsou vám nejblíže, ovlivní také váš rozhodovací proces.
Krok 2. Identifikujte povahu události
Povaha různých událostí bude skutečně vyžadovat různé tóny odezvy a úrovně formality. Proto musíte před odesláním odpovědi nejprve porozumět povaze události, abyste předešli nežádoucím chybám.
- Pokud je událost neformální, například pozvání na grilování u souseda, budete obecně muset dát neformální odpověď. Navíc čas na odeslání odpovědi bývá kratší.
- Pokud je událost formální, například pozvánka na svatbu, narozeninovou oslavu nebo jinou důležitou oslavu, musíte obecně odpovědět také formálně.
Krok 3. Poskytněte efektivní odpověď
Po přečtení podrobností události a rozhodování okamžitě poskytněte účinnou odpověď. Jinými slovy, prostřednictvím odpovědi, kterou dáte, potvrďte, zda pozvánce vyhovíte nebo ne.
- Přečtěte si datum RSVP uvedené zvaným. Pamatujte, že jste povinni odpovědět před termínem!
- Odpovězte co nejdříve. I když vám pozvaný dá měsíc nebo dva na odpověď, neznamená to, že byste měli využít příležitost zastavit se! Místo toho odpovězte okamžitě poté, co jste se rozhodli přijmout nebo odmítnout pozvání.
Část 2 ze 3: Vytváření odpovědí
Krok 1. Zadejte předmět e -mailu
Po určení, jak a kdy odpovědět, strukturujte svou zprávu. Chcete -li začít, vložte do e -mailu předmět, který označuje vaši odpověď a odpovídá povaze události.
- Pro formální pozvánky použijte věty, které jsou také formální. Napište například: „Roger a Anna odmítají pozvánky na ples a večeři 11. května.“
- U neformálních pozvánek, jako jsou zmrazené pozvánky na vaše složité sousedy, jednoduše napište: „Na 11. grilování nemůžete přijít“.
Krok 2. Zahrňte pozdrav
Je důležité otevřít e -mail správným pozdravem, protože je to pozdrav, který nastaví tón vaší odpovědi. Správný pozdrav navíc zdůrazní také vaše pocity a pohled na pozvaného.
- Některé příklady vhodných pozdravů jsou „Komu“, „Mému nejlepšímu příteli“nebo jednoduché pozdravy jako „Dobré ráno/odpoledne/večer/večer“
- V případě neformálních akcí jednoduše pozdravte krátkým a jednoduchým pozdravem, například „Johnovi a Marcy“.
Krok 3. Napište zprávu do těla e -mailu
Zpráva napsaná v těle e -mailu může být nejdůležitější součástí vaší odpovědi, zejména proto, že vaši odpověď uzavře a odráží povahu události. Některé příklady vět, které můžete použít k přijetí nebo odmítnutí pozvánky:
- Na takové pozvání poskytněte neformální odpověď. Například: „Díky za pozvání na grilování, Tome. Ale promiňte, nemohli jsme se zúčastnit, protože jsme ten den museli být mimo město. “
- Formálně odpovězte na pozvání tohoto druhu. Například: „The Higginsons dostali pozvání na svatbu Joshe a Belindy 5. listopadu 2019.“Dalším příkladem je: „John a Sarah Applebyovi s potěšením přijali vaše pozvání na oslavu narozenin Marty Rodriguezové.“
- Příkladem formálního odmítnutí by bylo: „Rodina Parkerových se nemohla zúčastnit svatby Joshe a Belindy 5. listopadu 2019.“
Krok 4. Napište závěrečný pozdrav a uveďte své jméno
Po napsání zprávy ukončete odpověď příslušným závěrečným pozdravem. Ve skutečnosti napsání závěrečného pozdravu není jen formalita, ale může zároveň představovat typ vztahu, který s danou osobou máte, a to, co k ní cítíte.
- Vyberte formální závěrečný pozdrav, například „Pozdravy“nebo „Děkuji“.
- Vyberte si neformální závěrečný pozdrav, například „Pozdravy“nebo „Pozdravy“.
- Přizpůsobte závěrečný pozdrav své odpovědi. Napište například „S velkou lítostí“, pokud byste pozvání odmítli, nebo „Děkuji“, pokud pozvání přijmete.
- Na konec e -mailu napište své jméno. Pro neformální akce stačí napsat vaši přezdívku a přezdívky ostatních pozvaných lidí. Pro formálnější událost je však dobré napsat si své celé jméno a jméno dalších pozvaných hostů. Pokud máte s pozvaným velmi blízký vztah, jednoduše napište „Smithova rodina“.
Část 3 ze 3: Řešení automatických e -mailů a řešení možných problémů
Krok 1. Pokud je v e -mailu automatické tlačítko, klikněte na „odmítnout“nebo „přijmout“
Dnes se mnoho lidí více zajímá o používání automatizované služby RSVP, která je zasílána ve formě e -mailu pro formální pozvánky. S největší pravděpodobností byl automatický e -mail RSVP přeposlán prostřednictvím třetí strany a je v něm tlačítko s možností „odmítnout“nebo přijmout „.
- Pokud takový e -mail obdržíte, nemusíte pozvanému zasílat soukromý e -mail.
- Jakmile je pozvání přijato nebo odmítnuto, odpověď bude odeslána třetí straně a přeposlána pozvánce.
- Automatické e-mailové služby se často používají pro poloformální akce, jako jsou narozeninové oslavy, setkání, společenská setkání atd.
Krok 2. Klikněte na možnost „vrátit potvrzení“v těle e -mailu
Udělejte to tak, aby vám váš poskytovatel e -mailu zaslal e -mail s potvrzením, zda dotyčná osoba přijala nebo otevřela vaši odpověď. Tak budete vědět, zda byla zpráva odeslána.
- Uvědomte si, že různí poskytovatelé e-mailů mohou mít také různé zásady týkající se možnosti „potvrzení o vrácení“.
- Někteří poskytovatelé e -mailových služeb tuto možnost ani neposkytují.
Krok 3. Pokud se vaše plány změní, pošlete následný e-mail
Ve skutečnosti je změna plánů nevyhnutelnou možností. Pokud potřebujete odmítnout pozvání, které již bylo dříve přijato, nebo naopak, nezapomeňte tuto změnu sdělit v odpovědi přímo pozvanému.
- Pokud jste omylem stiskli možnost „Přijmout“na automatizovaném e -mailu, objasněte chybu prostřednictvím soukromého e -mailu dotyčné osobě.
- Pokud chcete odmítnout pozvání, které jste dříve obdrželi, sdělte odmítnutí přímo pozvanému. Například pošlete e -mail s předmětem „Změny RSVP“s nápisem „Omlouváme se, z nějakého důvodu jsme se Sarah nemohli zúčastnit 14. výročí vaší svatby 14. dne. Doufejme, že se v blízké budoucnosti můžeme znovu setkat, dobře! “
- Pokud byste chtěli přijmout pozvání, které jste dříve odmítli, sdělte změny také přímo pozvanému. Pošlete například e -mail s předmětem „Změny RSVP“s textem „Dobrý den! Pokud je kvóta pro pozvání stále k dispozici, rád se vaší akce zúčastním“.
- Změny v reakci by měly být sděleny co nejdříve. Pokud je nadcházející událost neformální nebo poloformální, je pravděpodobnější, že jste svou odpověď změnili nějaký čas předem. Pokud je však událost formální (například svatba), změny v reakci by měly být provedeny předem, nejméně měsíc předem.
