Standardní operační postup (SOP) je dokument, který obsahuje informace o krocích k provedení úkolu. Stávající SOP může být třeba jen upravit a aktualizovat, nebo se můžete nacházet ve scénáři, kdy musíte psát od nuly. Může se to zdát jako spousta práce, ale je to opravdu jen velmi, velmi, „velmi“vyčerpávající seznam. Začněte podle kroku 1.
Krok
Část 1 ze 3: Vytvoření formátu SOP
Krok 1. Vyberte si formát
Při psaní SOP neexistuje žádné správné ani špatné. Vaše společnost však může mít několik standardních operačních postupů, které můžete označit jako vodítko pro formátování a nastínit upřednostňovaný způsob provádění úkolu. Pokud je to váš případ, použijte jako šablonu existující SOP. Pokud tomu tak není, máte několik možností:
- Formát jednoduchých kroků. Jedná se o rutinní postup, který je krátký, má několik možných výsledků a je přímý k věci. Kromě nezbytné dokumentace a bezpečnostních pokynů je tento dokument pouze seznamem jednoduchých vět obsahujících příkazy k provedení pro čtenáře.
- Podrobný formát. Obvykle se jedná o dlouhé postupy - postupy, které mají více než deset kroků a zahrnují určité rozhodování, vyjasnění a terminologii. Tento seznam je obecně hlavními kroky s dílčími kroky v určitém pořadí.
- Formát vývojového diagramu. Pokud je postup spíše jako mapa s nekonečnými možnými výsledky, může být vaší nejlepší sázkou vývojový diagram. Toto je formát, který byste měli zvolit, pokud výsledky nejsou vždy předvídatelné.
Krok 2. Zvažte své čtenáře
Než napíšete SOP, musíte zvážit tři hlavní faktory:
- Předchozí znalosti vašich čtenářů. Jsou obeznámeni s vaší organizací a jejími postupy? Znají terminologii? Váš jazyk musí odpovídat znalostem a investicím čtenáře.
- Jazykové znalosti vašeho čtenáře. Existuje šance, že lidé, kteří nerozumí vašemu jazyku, „přečtou“vaši SOP? Pokud je to možné, je vhodné zahrnout obrázky a diagramy s titulky.
- Vaše čtenářství. Pokud váš SOP čte více lidí najednou (každý s jinou rolí), musíte dokument naformátovat jako konverzaci ve hře: uživatel 1 provede akci, poté uživatel 2 atd. Každý čtenář tak může vidět, jak se stal nedílnou součástí hladce běžícího obchodního motoru.
Krok 3. Zvažte své znalosti
Pointa je: Jste ta správná osoba, která to může napsat? Víte, co tento proces obnáší? Existuje možnost chyby? Jak zajistit bezpečnost? Pokud ne, možná bude lepší dát to někomu jinému. Špatně napsané SOP - nebo dokonce nepřesné - nejenže sníží produktivitu a mohou vést k organizačnímu selhání, ale také mohou být nebezpečné a mít negativní dopad na vše od vašeho týmu po prostředí. Zkrátka to není riziko, které byste měli podstoupit.
Pokud vám jde o projekt a máte pocit, že ho musíte (nebo jste povinni) dokončit, nestyďte se požádat o pomoc ty, kteří dokončují každodenní postupy. Vedení rozhovorů je běžnou součástí procesu vytváření SOP
Krok 4. Rozhodněte se mezi krátkými nebo dlouhými SOP
Pokud píšete nebo aktualizujete SOP pro skupinu jednotlivců, kteří jsou obeznámeni s protokoly, terminologií atd. A měli byste prospěch z krátkého, stručného SOP, který je spíše kontrolním seznamem, můžete jej napsat ve zkrácené podobě.
Kromě základních cílů a příslušných informací (datum, autor, identifikační číslo atd.) Je to jen krátký seznam kroků. Pokud podrobnosti nebo vysvětlení nejsou potřeba, měli byste postupovat takto
Krok 5. Pamatujte si účel svého SOP
Jasné je, že máte ve své organizaci postupy, které se opakují znovu a znovu. Existuje však konkrétní důvod, proč je tento SOP užitečný? Měl by být kladen důraz na bezpečnost? Opatření pro dodržování předpisů? Používá se tento SOP k tréninku nebo k denním aktivitám? Zde je několik důvodů, proč jsou vaše SOP důležité pro úspěch vašeho týmu:
- Aby bylo zajištěno, že jsou dodržovány normy shody
- Maximalizovat požadavky na výrobu
- Zajistit, aby postup neměl špatný vliv na životní prostředí
- Aby byla zajištěna bezpečnost
- Abyste měli jistotu, že vše probíhá podle plánu
- Aby se zabránilo selhání výroby
-
Používá se jako školicí dokument
Pokud víte, co musí váš SOP zdůraznit, bude snazší postavit psaní kolem těchto bodů. Bude také snazší zjistit, jak důležitý je váš SOP
Část 2 ze 3: Psaní SOP
Krok 1. Zakryjte požadovaný materiál
Technické SOP se obecně skládají ze čtyř prvků, které jsou „oddělené“od samotného postupu:
- Titulní strana. To zahrnuje 1) název postupu, 2) identifikační číslo SOP, 3) datum jeho vydání nebo revize, 4) název agentury/divize/pobočky, kde byl SOP uplatněn, a 5) podpis těch, kteří připravili a schválili SOP. Tato sekce může používat jakýkoli formát, pokud jsou sdělované informace jasné.
- seznam obsahu. To je nutné pouze tehdy, je -li váš SOP dostatečně dlouhý pro snadnou orientaci. Zde najdete jednoduchý standardní rámec.
- Zajištění kvality/kontrola kvality. Postup není dobrý postup, pokud jej nelze přezkoumat. Připravte si potřebné materiály a podrobnosti, aby se čtenáři mohli ujistit, že dosahují požadovaných výsledků. Tento materiál může obsahovat další dokumenty, například vzorky hodnocení výkonu.
-
Odkaz. Nezapomeňte si zapsat všechny použité nebo důležité reference. Pokud používáte jiné reference SOP, nezapomeňte v příloze připojit požadované informace.
Vaše organizace může mít jiný protokol než tento SOP. Pokud existuje předchozí SOP, který můžete použít, ignorujte tuto strukturu a postupujte podle postupu, který byl proveden
Krok 2. Pro samotný postup nezapomeňte zahrnout následující:
- Rozsah a použití. Jinými slovy, popisuje účel procesu, jeho omezení a způsob, jakým se proces používá. Pokrývá standardy, regulační požadavky, role a odpovědnosti, jakož i vstupy a výstupy.
-
Metodika a postupy.
Podstata věci - seznam podrobných kroků, které jsou důležité, včetně potřebného vybavení. Zahrňte sekvenční postupy a rozhodovací faktory. Uveďte „předpoklad“a možné interference nebo bezpečnostní úvahy.
- Objasnění terminologie. Vysvětlete zkratky, zkratky a všechny fráze, které nejsou běžnými výrazy.
- Zdravotní a bezpečnostní varování. Bude napsán v samostatné sekci a spolu s kroky, když dojde k problému. Nepřeskočte tuto sekci.
-
Vybavení a zásoby.
Úplný seznam potřebných věcí a kdy a kde najít vybavení, standardy vybavení atd.
-
Varování a přerušení. V zásadě část pro řešení potíží. Seznam možných problémů, které by mohly nastat, na co si dát pozor a co by mohlo ovlivnit ideální konečný produkt.
- Každému z těchto témat přiřaďte jeho vlastní část (obvykle označenou číslicemi nebo písmeny), aby vaše SOP neobsahovala matoucí dlouhé věty a pro snadnou orientaci.
- Nejedná se o úplný seznam, ale pouze o malou část procesních kroků. Vaše organizace může zmínit další aspekty, které vyžadují pozornost.
Krok 3. Udržujte své psaní stručné a snadno čitelné
Je pravděpodobné, že se vaši čtenáři nerozhodli číst tento SOP pro zábavu. Budete chtít, aby byl tento dokument krátký a jasný - jinak se jejich pozornost přesune a dokument jim přijde děsivý a těžko pochopitelný. Obecně mějte své věty co nejkratší.
- Zde je špatný příklad: Než jej začnete používat, ujistěte se, že jste vyčistili veškerý prach z výstupu vzduchu.
- Dobrým příkladem je následující: Před použitím odstraňte veškerý prach z výstupu vzduchu.
- Obecně nepoužívejte slovo „vy“. Toto slovo by mělo být implikováno. Mluvte aktivním hlasem a začněte věty pomocí příkazových sloves.
Krok 4. V případě potřeby pohovořte s policisty zapojenými do procesu plnění úkolu
Poslední věc, kterou chcete udělat, je napsat zcela nepřesný SOP. Ohrožujete týmovou bezpečnost, efektivitu, jejich čas a vysvětlujete proces bez náležitého uvážení - něco, co mohou vaši spoluhráči považovat za urážlivé. V případě potřeby klást otázky! Samozřejmě budete chtít napsat přesný postup.
Pokud nevíte, můžete se zeptat různých zdrojů, abyste pokryli všechny role a odpovědnosti. Jeden člen týmu nemusí dodržovat standardní operační postupy nebo jiný člen může být zapojen pouze do části postupu
Krok 5. Rozdělte dlouhý text do diagramů a vývojových diagramů
Pokud zahrnete konkrétní krok nebo dva, které vás děsí, vytvořte graf nebo diagram, který to čtenářům usnadní. To usnadní čtení dokumentu a pozastaví mysl poté, co se pokusíte všemu porozumět. Vaše dokumenty budou navíc úplnější a lépe napsané.
Nezahrnujte grafy ani diagramy, jen abyste posílili své SOP; udělejte to pouze v případě potřeby nebo pokud se pokoušíte překlenout jazykovou bariéru
Krok 6. Ujistěte se, že každá stránka má zápis kontrolního dokumentu
Váš SOP je s největší pravděpodobností jedním z mnoha - vaše organizace proto pravděpodobně má nějaký druh velké databáze, která katalogizuje vše pomocí konkrétního referenčního systému. Váš SOP je součástí tohoto referenčního systému, a proto vyžaduje nalezení určitého typu kódu. Zde najdete notaci užitečnou.
Každá stránka by měla mít krátký název nebo ID číslo, číslo revize, datum a „stránku # z #“v pravém horním rohu (ve většině formátů). V závislosti na preferencích vaší organizace můžete potřebovat poznámku pod čarou (nebo napsat výše uvedenou poznámku do poznámky pod čarou)
Část 3 ze 3: Zajištění úspěchu a přesnosti
Krok 1. Otestujte postup
Pokud si svůj postup nechcete vyzkoušet, pravděpodobně jste jej nenapsali dobře. Nechte někoho, kdo má omezené znalosti procesu (nebo zástupce obecného čtenáře), aby ho vedl vaším SOP. Na jaké problémy narazili? Pokud ano, vyřešte problém a proveďte nezbytné opravy.
- Nejlepší je nechat si SOP otestovat několik lidí. Různí jednotlivci budou mít různé problémy, což umožní různé druhy odpovědí (od kterých se očekává, že budou užitečné)
- Ujistěte se, že jste postup vyzkoušeli na někom, kdo nikdy předtím neměl tento postup. Každý, kdo má předchozí znalosti, bude při provádění úkolů spoléhat na své znalosti, a ne prostřednictvím vašeho SOP, takže vašeho cíle není dosaženo.
Krok 2. Nechte svůj SOP zkontrolovat lidmi provádějícími postup
Na názoru vašeho šéfa na SOP nakonec vlastně nezáleží. Tento SOP je důležitý pro ty, kteří skutečně provádějí související práci. Než tedy pošlete SOP šéfovi, ukažte práci lidem, kteří budou dělat (nebo měli dělat) související práci. Co si myslí?
Když je zapojíte a budete se cítit součástí procesu, zvýší se pravděpodobnost, že přijmou vaše SOP. A dokonce mohou mít pár skvělých nápadů
Krok 3. Nechte svého poradce a tým pro zajištění kvality zkontrolovat SOP
Jakmile vám tým dá zelenou, odešlete jej svému poradci. Vstup, který poskytují skutečnému obsahu, může být menší, ale řekne vám, zda váš SOP splňuje požadavky na formát, pokud jste něco zmeškali, a také protokol pro formalizaci SOP a jeho vložení do systému.
- Přímé SOP ke schválení pomocí systému správy dokumentů k zajištění audit trailu těchto schválení. Tento proces se může v různých organizacích lišit. V zásadě chcete, aby věci splňovaly pokyny a pravidla.
- Autorizované podpisy jsou povinné, ačkoli většině organizací nyní nevadí přijímat elektronické podpisy.
Krok 4. Jakmile je schválen, začněte provádět svůj SOP
Může to být formální školení pro daného zaměstnance (školení ve třídě, školení na počítači atd.) Nebo to může znamenat, že váš papír SOP visí v koupelně. Ať je to cokoli, rozšiřte svou práci! Tvrdě jste pracovali, abyste to zvládli. Je čas dostat komplimenty!
Zajistěte, aby vaše SOP zůstaly aktuální. Pokud je tento SOP zastaralý, aktualizujte jej, nechte znovu schválit a zdokumentovat aktualizace a poté jej podle potřeby znovu distribuujte. Na těchto SOP závisí bezpečnost, produktivita a úspěch vašeho týmu
Tipy
- Nezapomeňte vždy zapojit zúčastněné strany, aby dokumentovaný proces byl skutečným procesem.
- Zkontrolujte jasnost. Ujistěte se, že neexistují žádné dvojité interpretace. Ukažte postup někomu neznámému v procesu a požádejte ho, aby řekl, co si o postupu myslí; Možná budete překvapeni.
- Použijte vývojové diagramy a obrázkové reprezentace, aby čtenáři jasně viděli proces.
- K vysvětlení kroků použijte jednoduchou indonéštinu.
- Požádejte lidi, aby váš dokument zkontrolovali, než získají schválení.
- Zajistěte, aby byla při každé změně verze zaznamenána historie dokumentu.
