Správa událostí je skvělý zážitek, ať už je to soukromá párty, firemní akce, pro rodinu a přátele, nebo svatba a jiné formální akce. Tato práce je velmi obtížná, ale také velmi uspokojivá. Zúčastněným lidem, kteří ocení vaši pohostinnost a snahu uspořádat narozeninovou oslavu, výročí, svatbu nebo jakoukoli jinou oslavu, můžete opravdu něco změnit. Následující kroky vás naučí, jak být dobrým správcem událostí, poskytovat návrhy řešení problémů a předcházet všem problémům díky pečlivému plánování.
Krok
Část 1 z 5: Zvládnutí základů
Krok 1. Určete cíle a cíle, kterých chcete dosáhnout
Všechno to vypadá příliš logicky, ale musíte si to poznamenat, abyste zjistili, jaká velikost místa bude fungovat nejlépe, správný rozpočet, účel akce, počet (nebo typ) hostů a jaké strategie dodržovat vaše konkrétní událost. Jaký je ideální konečný výsledek? Čeho chcete dosáhnout?
- Jakmile se rozhodnete, jakou akci budete pořádat (oslava, fundraising, vzdělávání, prodej, návrh atd.), Zamyslete se, proč to děláte. Znalost vaší motivace vám může pomoci zůstat soustředěná a plná energie.
- Nastavení některých cílů vám také může pomoci dostat se ke správnému cíli. Nemůžete se stále pokoušet trefit neurčený cíl! Když máte pouze 40 000 000 IDR a chcete dosáhnout 50 000 000 IDR, zacílete na tuto částku a pomůže vám to dojet do cíle.
Krok 2. Vyberte datum a čas
Tyto dva jsou nejdůležitějšími faktory při plánování událostí. Nevybírejte datum a čas, kvůli kterému by se mnoho lidí nemohlo zúčastnit, jinak bude veškeré vaše plánování akcí marné. Také se vyhněte tomu, abyste tyto dva prvky nastavovali příliš daleko od současnosti - nebo dokonce příliš blízko - jinak vaši hosté na vaši akci zapomenou a připraví si další plány. Nenechte se zasáhnout Goldilocksovým syndromem při řízení událostí!
Ideální je upozornit hosty dva týdny předem. Tímto způsobem mají čas na plánování a můžete jim to připomenout ještě jednou nebo dvakrát, než přijde čas. Pokud je to možné, rozesílejte pozvánky na akce několik týdnů předem
Krok 3. Vyberte místo
Po určení typu a času události přemýšlejte o místě. Přistupte k potenciálním lokalitám tím, že si připravíte data a to, co budete potřebovat. Jaký typ budovy byste chtěli použít a jak by byl prostor uspořádán? Budou hosté sedět na lavičkách v řadách, pravidelných lavicích, s jídelním stolem nebo na venkovních piknikových kobercích? Budou mít vliv povětrnostní podmínky? Bude prostor pro tanec, pódium mluvčího nebo pódium? Pokud ano, vytvořte plán, abyste se ujistili, že požadované místo je dostatečně velké.
- Vždy předem navštivte potenciální místa a nakreslete mapu. Tuto mapu lze použít jako „válečný plán“a umožňuje vám načrtnout a alokovat tabulkový prostor, obslužné trasy pro jídlo, bezbariérový přístup (v případě potřeby) a budování únikových tras a také to, jak budete načítat různé potřebné vybavení. Měli byste také označit umístění generátorů energie, externích zařízení, jako jsou ledničky, stroje na výrobu ledu, grily nebo sporáky atd. Také si prostudujte umístění napájecích zásuvek a kabelů (můžete je zakrýt pod koberec) a cokoli dalšího, co by mohlo představovat bezpečnostní riziko.
- Budete ze zákona potřebovat povolení místní vlády? Ve většině případů je toto povolení vyžadováno k otevření barů, ale někdy také pro hluk, přístup a parkování vozidel, velké stavby, jako jsou pavilony, davy a další účely.
Krok 4. Určete počet lidí, které chcete pozvat
Kolik lidí můžete pozvat na základě rozpočtu a místa konání? Některé akce jsou přísně omezeny na účast pouze pozvaných, což usnadňuje plánování, ale mnoho dalších může umožnit další lidi, jako jsou děti, manželé nebo přátelé. Také vězte, že čím více hostů budete mít, tím více členů posádky budete potřebovat.
- Abyste se vyhnuli logistickým problémům, ujistěte se, že je vždy dostatek prostoru pro lidi, kteří se v pozvané osobě mohou pohybovat.
- Ve starších zařízeních obvykle uvádějí počet hostů jako „pax“, takže pokud na víceúčelové budově uvidíte slova „150 Pax“, znamená to, že kapacita je 150 hostů.
Krok 5. Určete rozpočet
V ideálním případě máte několik lidí, na které se můžete spolehnout a spočítat, kolik peněz budete na tuto akci potřebovat. Budete platit personálu? Půjčujete si vybavení a místa setkání? Zásobování jídlem a pitím? Tisknout brožury nebo pohlednice? Určete přiměřenou částku a upravte plán na základě této částky. Nenechte se překročit rozpočet, pokud nemusíte.
Možná jste v situaci, kdy je možné získat sponzory nebo dary, ale většina z nás obvykle takové štěstí nemá. Pokud nemůžete předvídat, jaké další peníze přijdou, ušetřete, jak můžete. Místo najímání cateringových služeb vytvořte akci typu pot-luck (hosté si přinesou vlastní jídlo). Stále si můžete připravit nějaké jídlo, ale obecně vše, co musíte udělat, je poskytnout jídelní stůl, kuchyňské náčiní a lednici. Místo najímání fotografa natočte vlastní akci. V případě potřeby buďte kreativní
Krok 6. Sestavte tým
Vytvořte servisní tým (i když tento tým zahrnuje přátele a příbuzné nebo jiné dobrovolníky), který bude zpracovávat různé relevantní sekce, i když akci nevedete profesionálně a pořádáte pouze malé rodinné akce. Podstatou dobrého rozsáhlého řízení událostí je přimět lidi, aby vedli konkrétní oblasti, a zajistit, aby všichni členové týmu znali velký plán.
Vaše posádka by měla být informována o důležitých věcech co nejdříve, stejně jako všechny ostatní týmy, za které platíte, a všichni pozvaní hosté. Co nejdříve informujte každého člena posádky o úkolu a kdykoli je to možné, dejte mu možnosti. Pokuste se také dostat několik lidí do pohotovostního režimu - protože v každém aspektu události bude vždy nějaké drobné škytání
Krok 7. Vytvořte program události
Rozhodněte, co se stane na vaší akci. Kdy začnou mluvčí mluvit? Budou naplánovány hry, aktivity nebo prezentace? Jak dlouho trvá, než se hosté nají? Definujte podrobný rozvrh aktivit po celý den.
Vždy ponechejte prostor pro chyby; na tomto světě nebude jediná událost, která by mohla proběhnout přesně podle plánu až do minuty. Lidé přijdou pozdě, projevy budou trvat déle, fronty na jídlo nebudou probíhat hladce nebo se vám může postavit milion dalších problémů. Takže i když potřebujete vědět, co se děje, pochopte, že to má jen pomoci s organizací a nic není jisté
Část 2 z 5: Běh událostí
Krok 1. Pošlete pozvánku
Pokud ne, jak jinak budou lidé vědět, že pořádáte událost? Pošlete pozvánku! Neignorujte to. Pozvánky jsou hlavní tváří vaší akce. První dojmy z toho, co mohou lidé očekávat, a přiměje je rozhodnout se, zda by měli přijít. Toto pozvání musí být dobré.
-
Zvažte typické pozvánky - ve formě pohlednic, brožur atd. Ale také se snažte nepoužívat papír: rozesílejte e -maily, zpravodaje nebo použijte stránky jako Facebook, Twitter a Eventbrite k rozesílání pozvánek, počtů hostů a kalendářů.
Oprava: pokud chcete přivést co nejvíce lidí, použijte Facebook a Twitter. Pokud se pokusíte omezit pouze na VIP hosty, vyhněte se těmto dvěma službám, jinak se dostanete do potíží
Krok 2. Všímejte si těch, kteří potvrdili svou přítomnost
Budete muset dopředu počítat, abyste zjistili, kolik a co budete potřebovat, proto si dělejte poznámky! Možná se nezobrazí čísla, ale i tak získáte přehled. S tím mohou pomoci weby určené ke správě událostí - ačkoli můžete použít i listy na Facebooku a Excelu.
Krok 3. Zpracujte, co máte k pronájmu
Potřebujete najít, najmout, rezervovat nebo delegovat úkoly fotografům, stavitelům, designérům a dekoratérům, řečníkům, sponzorům, bavičům nebo kapelám, náboženským vůdcům nebo úředníkům, tanečníkům nebo předváděcím akcím? Vezměte všechny tyto aspekty v úvahu při sezení a stravování, abyste pro ně mohli v případě potřeby připravit jídla a stoly.
- Budete připravovat jídlo a pití? Pokud ano, kteří členové týmu budou dohlížet na vaření, podávání a hygienu potravin? Jaké jídlo byste měli podávat? Mohou mít hosté alergie, vegetariánské potřeby, cukrovku, náboženské potřeby, jako je halal nebo košer, bezlepkové atd.? Budou tam kojenci, malé děti nebo starší/zranění, kteří nemohou jíst pevné jídlo?
-
Bylo postaráno o aspekty zábavy a logistiky? Tato část může hovořit o hudebním vybavení, pavilonech nebo stanech, stejně jako o dekorativních efektech ze správy pódia, které budete potřebovat, jako jsou mikrofony a zesilovače, osvětlení, elektrické vedení, projektory a obrazovky pro prezentace, kouřové automaty nebo jiné magické jevištní efekty., jako jsou zrcadla, firemní bannery a nápisy atd.
Pokud si najmete subdodavatele na provozování zábavy, poraďte se s nimi, abyste se ujistili, že kromě umístění služby, fáze a harmonogramu mohou zařízení dodat a připravit sami. Tímto způsobem můžete vědět, co dělat, abyste jim pomohli
- Poskytovatelé stravovacích služeb, květinářství, zábava a další důležití lidé potřebují spoustu času na přípravu. Náhlé žádosti obvykle stojí více. Navíc pokud slovo nedodrží, budete mít ještě čas hledat alternativy.
Krok 4. Najděte někoho, kdo bude hostitelem (MC)
MC nemusí vždy pořádat celou akci, ale bude ji řídit. MC je obvykle člen strany, který vytvoří projev, oznámí sérii akcí, jako je jídlo, tanec, důležití hosté nebo zábava. Komunikujte s touto osobou často a udržujte ji v aktuálním stavu.
Někdy možná budete muset být MC. Pokud ano, bude váš úkol mnohem obtížnější, protože musíte pracovat, dokud nebude celá událost dokončena. Nastavte vedoucí skupiny pro svůj servisní tým, aby na ně mohla být delegována většina běžných úkolů
Krok 5. Shromážděte vybavení
Při přijímání týmu dvakrát zkontrolujte a ujistěte se, že má u sebe potřebné položky. V některých případech mohou připravit pouze sebe nebo určité položky; Potřebné zařízení budete možná muset získat samostatně. Tyto nástroje si můžete půjčit, koupit nebo si dokonce půjčit ze svých sociálních sítí. Podívejte se na seznam potřeb, od ubrousků po reproduktorový systém a propojovací kabely.
Dekorace je důležitou součástí každé akce. Ubrusy, květiny, dárky, svíčky, balónky, bannery nebo fotografické kulisy, červené koberce atd. by měla být vždy dobře naplánována předem
Krok 6. Splňte základní potřeby
Jednou z věcí, na kterou mnoho začátečníků zapomíná, je nadřazenost zařízení v místě konání akce. Má místo dostatečné vybavení? Příkladem jsou toalety a sprchy, parkoviště, snadný přístup pro osoby se zdravotním postižením, šatny, sklady a kuchyně, odtoky vody, vinotéky, přístup k elektřině atd. Můžete tak předvídat překážky, které mohou nastat.
Přemýšlejte i mimo akci: budete potřebovat dopravu a ubytování mimo město/zámořské hosty nebo hotelové delegáty? Musíte si rezervovat místo pro jejich přepravu na akci a z akce?
Krok 7. Vězte, s kým se setkáte
Pochopení sociální hierarchie události - i když to není vaše událost - je zásadní k tomu, abyste věděli, jak zvládnout jakoukoli situaci. Jelikož vám klienti musí věřit, zjistěte tyto věci:
- Kdo jsou klíčoví hosté - to je obvykle snadné zjistit, když je událost oslavou - například nevěsta a ženich na svatbě. Klient však není vždy klíčovým hostem, i když může být stále klasifikován jako jedna ze stran ve skupině. Nebo se váš klient nemusí vůbec zúčastnit.
- Kdo jsou hosté, kteří jsou hostitelským typem hosta - jsou to lidé, kteří často působí jako hostitelé u svých stolů a mají tendenci dobře socializovat a motivovat ostatní hosty. Jsou užitečné pro udržení příjemné atmosféry a konverzaci, když se věci uklidní, povzbuzení lidí k tanci nebo seznámení lidí s ostatními hosty pro nová přátelství. Jsou také obvykle spolehliví a užiteční pro udržení aktuálních informací o událostech, protože mohou v případě nouze pomáhat nebo dokonce sloužit jako hostující řečník/MC. Právě takoví lidé udržují událost v popředí hladký průběh.
- Kdo jsou hosté typu mírotvůrci? Tyto lidi byste měli mít stále na paměti, protože jsou to ti, se kterými se budete chtít poradit o problémech. V případě potřeby je také zapojíte do manipulace a debaty. Hosté v této skupině jsou obvykle hlavou rodiny, opatrovníkem nebo vedoucím ochranky.
- Kdo je tím, kdo rozhoduje. Ve většině případů rozhodujete vy jako manažer, ale když potřebujete poradit s hosty bez zapojení klíčové skupiny (protože se obvykle zaměřují na to, být dobrými hostiteli), zjistěte, koho byste měli v případě nouze vidět. Jednoduše řečeno, tato osoba bude platit účet za vaše služby nebo kdokoli, komu říkáte „klient“.
Část 3 z 5: Blížíme se k cílové čáře
Krok 1. Seznamte se s místem konání
Než událost začne, zkontrolujte místo konání a rozhodněte se, jak budete dávat věci dohromady. Možná budete muset specifikovat další opatření pro přizpůsobení půdorysu - například pokud jde o zapojení, osvětlení atd. A pokud je pro vás těžké tyto věci najít, mohou to zažít i hosté, zvažte tedy praktický aspekt!
Kdykoli je to možné, nakreslete plán nasazení a časování. Pokud něco nesedí, zbavte se toho. Promluvte si se správcem webu a zjistěte, co může udělat, aby vám pomohl, a pokud existují nějaká pravidla zón, která musíte dodržovat, zejména v případě nouze
Krok 2. Zvažte přípravu dárků pro svůj tým
Členové posádky v něm budou tvrdě pracovat. Chcete -li ukázat uznání a udržet výkon, připravte si po skončení akce malý dárek. Nápoje v lahvích, müsli tyčinky, čokolády a další drobné předměty, ať už vám vyhovují cokoli, vám pomohou udržet si morálku.
Zvažte také, že jim dáte brož nebo značku na malé párty, aby se cítili součástí akce a pamatovali si ji. Také se ujistěte, že jsou krmení a napojeni! Tým je zdroj, který byste měli být schopni i nadále používat v budoucnu
Krok 3. Zkontrolujte všechny týmy a cizince
Před akcí se ujistěte, že všichni souhlasí. Dejte posádce jasné pokyny, jak se dostat na místo konání, a zadejte své kontaktní číslo nebo vizitku, aby mohli volat o pokyny. Na závěr se ujistěte, že vše nemá žádné otázky.
Ujistěte se, že je každý s úkolem spokojený. Někteří lidé to možná nechtějí říkat, tak si je zkuste přečíst. Vypadají sebevědomě a sebevědomě? Pokud ne, uklidněte je, prohlédněte si úkoly a položte několik základních otázek. Pokud máte pochybnosti, spárujte pochybovače se schopnějším partnerem
Krok 4. Připravte si seznam kontaktů a v případě potřeby další soubory
Osobní nastavení je stejně důležité jako pořádání akcí. Pokud jste vždy uklizení, i když se některé věci zpackají, bude vše v pořádku. Ale jinak by byl stav události zcela zničen. Zde je několik způsobů, jak se připravit:
- Vytvořte kontaktní list s telefonními čísly a adresami. Cukrárna si myslela, že jste to vy, kdo přijde a přijme objednávku? Nevadí. Zavolejte členovi svého týmu, který žije poblíž obchodu, a vyzvěte ho, aby to vyzvedl na cestě na místo události.
- Vytvořte kontrolní seznam. Na základě týmových zpráv budete vědět, jaké položky, vybavení a položky stále chybí.
- Podle toho připravte doklad o platbě a fakturaci. Čím důkladnější budete, tím méně problémů budete mít v budoucnu.
Krok 5. Vyhněte se změnám na poslední chvíli
Budou pravidelné umělecké změny? Svatby jsou obvykle takové, kdy klient chce změnu designu na poslední chvíli, proto mu sdělte konečné datum změny. Obvykle je tento termín 1 týden před akcí, aby byli klienti zdarma, ale jste také chráněni před změnami na poslední chvíli, které jsou těžkopádné a nákladné.
Pokud jsou změny jednoduché, malé nebo základní a mohly by použít již nainstalované dekorace, snažte se žádost klienta co nejvíce neodmítnout. V případě, která může být velmi emocionální, se ujistěte, že co nejlépe vyhovíte potřebám klienta
Část 4 z 5: Zpracování skutečné události
Krok 1. Připravte vše
Buďte první, kdo bude na scéně dohlížet na přípravy. Ujistěte se, že se všichni hlásí správně, a pokud ne, začněte volat. Pomozte těm, kteří potřebují pomoc, nasměrujte ty, které je třeba nasměrovat, a v případě potřeby ustupte stranou. Chraňte se před zraněním, dokud událost neskončí.
Pokud máte kontrolní seznam, budete se cítit trochu klidněji. Připravte si tento seznam pro posádku, vnější posádku, výzdobu a instalaci a vybavení. Jakmile je vše zkontrolováno, můžete si vydechnout
Krok 2. Delegujte úkoly
Nebojte se to udělat. Hlavním faktorem způsobujícím stres v události je čas. Chcete -li ušetřit peníze, připravte se na rozdělení práce. Pokud někdo nepracuje optimálně, dejte mu jiný úkol, který je pro něj vhodnější. Nejste opravářem ani nepřekračujete hranice; Děláte pouze práci, která je vaší povinností.
Při delegování úkolů buďte pevní, ale zdvořilí. Řekněte: „Johne, potřebuji tě tady, abys pomohl s cateringem. Děkuji.“Vaše posádka musí být zapálená pro řízení události. Zajistěte, aby vše proběhlo hladce, tím, že budete nezbytnou vůdčí postavou
Krok 3. Buďte flexibilní
To znamená, že se musíte ujistit, že vše jde podle plánu a pomoci, nebo spustit záložní plán pro případ, že se něco pokazí - a umět to přijmout. Pokud začnete být ve stresu, nebudete schopni myslet na rovinu. Když mysl není jasná, nikdy nedosáhnete dobrých výsledků. Když tedy reproduktoru trvá deset minut příliš dlouho a ignoruje vaše signály nebo se ho pokouší rozptýlit, uvolněte se. Stačí upravit dezertní relaci, nikdo si toho nevšimne. Akce bude i nadále probíhat hladce.
Problémy vždy nastanou. Nemůžete předvídat všechno a čím dříve to přijmete, tím lépe. Klidný a stabilní správce událostí může být velmi užitečný pro každou událost; ale pokud jste napjatí a nejste klidní, události mohou dopadnout špatně. Takže se uvolněte a jděte s proudem - vaše show se chýlí ke konci
Krok 4. Sdělte všem nejnovější vývoj
Ujistěte se, že počet a potřeby hostů jsou v den události stále správné a co nejdříve upozorněte servisní tým na jakékoli změny. Musíte být první pár očí, který si všimne, že je něco špatně.
Poraďte se s klientem, abyste zjistili, jak se cítí; může být vzrušený, nervózní, ustaraný, znuděný nebo vyčerpaný a má problémy. Můžete mu pomoci tím, že mu porozumíte, řeknete laskavá slova a prakticky mu pomůžete. V případě potřeby věnujte čas nadšení pro hosty a tým
Krok 5. Udělejte svou práci
Důvěřujte a respektujte servisní tým, aby dělal své vlastní věci - jakmile jim dáte solidní základy, budou v pořádku. V případě potřeby nabídněte pomoc, ale tento člen týmu by měl být dostatečně zkušený, aby žádnou pomoc vůbec nepotřeboval. Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti:
- Nejprve pracujte jako recepční nebo recepční. Setkejte se a pozdravte (je -li to nutné) každého hosta, jakmile dorazí. Přenos rolí do MC, když událost začíná. Zde bude vaše role manažera aktivnější díky řešení problémů a zajištění toho, aby veškerá zákulisní práce, jako je příprava jídla a obsluha, probíhala podle plánu.
- Věnujte pozornost hostům a zůstaňte v kontaktu s MC. Udělejte to tajně jen pro případ, že potřebujete změnit plány.
- Udržujte si odstup od klíčových hostů - tato show je o nich - ale nezapomeňte se v určitých okamžicích ubytovat v dosahu. Zeptejte se jich, co si o show myslí, stejně jako o možných problémech, požadavcích nebo návrzích, které mají.
Krok 6. Pro marketingové akce připravte suvenýry
Zajistěte, aby si všichni hosté pamatovali na dobré časy, které prožili. Můžete dokonce chtít více než šťastné vzpomínky: například návštěvy webových stránek, budoucí dary, aspekty ústního podání atd. Chcete -li se ujistit, že se vaše událost trefila, sdílejte suvenýry. Ať už je to obrázek, plakát nebo propisovací tužka, dát hostům něco, co by jim událost připomnělo, je skvělý způsob, jak se ujistit, že si je pamatujete.
Krok 7. Gratulujeme si po skončení akce
Většina událostí je při zahájení samostatná, ale tvrdá práce je v přípravném období, které si nikdo neuvědomuje. Tak si gratulujte, protože si zasloužíte být šťastní!
Po akci si udělejte čas na setkání a poděkování klientovi. Doporučujeme vám nabídnout vhodný a upřímný dárek k zapamatování času stráveného s nimi, protože takové malé dotyky obohacují zážitek a umožňují jim v budoucnu navrhovat vaše služby. Pokud dáváte dárky na akci, dárky po akci, jako jsou květiny, fotografie oblíbených okamžiků na jejich akci (např. Přestřižení pásky, vyvrcholení show, předání cen, svatební polibek, foukání narozeninových svíček atd.) Nebo jiné dárky může být vhodné
Krok 8. Vyčistěte místo a jděte domů
Jak říkají maminky: „Nechte to ve stejném stavu, v jakém jste na to přišli“, stejně tak platí zásady, které platí pro místa konání. Věci by měly být ponechány ve stejném stavu, v jakém byly předtím, než jste k nim přišli - podnikání v oblasti správy událostí je citlivé podnikání, které nemá velký prostor pro chyby. Nechte tedy své členy posádky vědět, že je čas vyčistit místo, a nenechte je jít domů, dokud nebude vše vyřešeno. Také byste měli zasáhnout!
Kromě toho, že je to dobrá věc, také vám brání účtovat si dražší účty. Mnoho míst si za úklid připlatí, pokud k tomu mají příležitost. Udělejte proto maximum, abyste se vyhnuli skrytým poplatkům
Krok 9. Dokončete změny, platby a poděkování všem zúčastněným stranám
Možná budete muset zajistit vrácení vypůjčeného nebo zapůjčeného vybavení a poradit se s klientem o jeho zkušenostech. I když nedostanete zaplaceno, udělejte si čas a poděkujte jim a řekněte, že jste si akci s nimi užili. Můžete si navzájem vyměňovat vizitky?
Děkujeme také členům posádky! Ujistěte se, že jsou všechny strany placeny (a mají zaplaceno), ukládejte faktury a dokončujte všechny úkoly. Musíte být jedním z posledních lidí, kteří opustili místo - ujistěte se, že je vše v pořádku
Část 5 z 5: Odstraňování problémů
Krok 1. Vědět, jak jednat s hosty, kteří přijedou pozdě a mají jiné problémy
Jedná se o běžný problém, takže se raději připravte. Latitude je nevyhnutelný (např. Kvůli nepředvídaným problémům s dopravou) a může být obvykle tolerován ostatními hosty, kteří dorazí včas. Abyste tomu zabránili, můžete udělat několik věcí:
- Ujistěte se, že je na pozvánce jasně napsán čas události. Pokud používáte systém RSVP, ujistěte se také, že je čas potvrzen. Jakmile narazíte na překážku, kterou nelze snadno vyřešit, komunikujte (prostřednictvím svého kontaktního listu) s MC, relevantními hosty (obvykle vedoucím účastníkem), baviči a kuchyňským personálem. Pokud jsou těžištěm události opoždění hosté (např. Ženich a nevěsta), obvykle:
- Chcete -li zkontrolovat předpokládaný čas příjezdu, musíte kontaktovat čekajícího hosta přímo. Kontaktujte okamžitě kuchyň o nejnovějším vývoji, aby mohla upravit rychlost vaření tak, aby odpovídala času.
- Vyhněte se oznámení, že událost byla odložena kvůli určitým hostům (protože večírek na to přijde sám), ale dejte hlavním hostům vědět, že jste si této situace vědomi. Řekněte jim, co plánujete, ale nechte je také nabídnout návrhy, protože obvykle znají hosta a vědí, co v tomto kontextu dělat.
- Věnujte pozornost načasování projevu. Pokud klíčoví hosté dorazí pozdě, podávejte další předkrmy a/nebo brzké nápoje, abyste předešli tomu, že se ostatní hosté, kteří dorazí včas, nenudí, a zajistí, že zůstanou zaneprázdněni.
- Pokud se hosté chystají velmi pozdě (například při podávání jídla, které nelze odložit, například suflé), začněte akci podle plánu. Když přijdou, naservírujte další porci (i když je tato část dezert).
- Připravte se na tanec, hry, komedie nebo jiný druh zábavy (zejména hudby) a ujistěte se, že vás bude rušit více, například skupinové fotografie. Tato strategie zálohování měla být spuštěna den předtím.
-
U hostů, kteří úmyslně dorazí pozdě, to neberte jako svou chybu jako manažer. Je tedy vaší povinností dát ostatní hosty na první místo a zajistit, aby byly splněny jejich potřeby. V zásadě se chovejte, jako by se nic nestalo, a pokračujte v události.
Krok 2. Vědět, jak se vypořádat s problémy s jídlem
Problémy v této oblasti jsou vzácné, zvláště pokud jste své plány pečlivě naplánovali, ale k nehodám občas dochází (například host nebo malé dítě zpacká jídelní stůl nebo incident v kuchyni). Nejprve si musíte být vědomi typů hostů, kteří se zúčastní, abyste mohli zvážit, kdy a kde bude jídlo vystaveno (např. U pokrmů formou bufetu) a polohu sezení hostů.
- Z bezpečnostních důvodů by měly být všechny skvrny okamžitě vyčištěny, i když to znamená, že se musíte zbavit červeného koberce nebo efektních dekorací a nábytku. Skrytí skvrny bez ovlivnění vzhledu nebo integrity položky (například starožitného kusu nábytku) není možné, proto se jí nejprve zbavte. Pokud máte zálohu, použijte ji; v opačném případě objekt nenápadně přesuňte, aby si ho hosté nevšimli.
- Doporučuje se použít lana, záclony nebo zástěny ke skrytí částí jídla (např. Nepořádek na stole nebo při přípravě dalšího jídla), protože někteří hosté mohou vnímat viditelné jídlo jako něco, co lze kdykoli volně konzumovat - i když to tak nemusí být. Podle vašeho záměru.
- Mix menu. Pokud jídlo nelze podávat (například proto, že je spálené), zbavte se ho všeho nebo najděte novou alternativu. Omezte porce, abyste ušetřili na jídle, ale zvyšte porce jiných potravin, aby byly vyvážené. Informujte hosty podle potřeby.
- Vegetariáni, vybíraví jedlíci, alergici nebo lidé se speciální dietou/náboženstvím by měli mít o své potřeby postaráno - měli byste to zvládnout s dobrým plánováním. Někdy však hosté přivedou člena rodiny, manžela nebo blízkého přítele, aniž by vám to řekli, zvláště pokud je pozvánka zdarma. Když k tomu dojde, řešení je snadné. Spočítejte si nedávné hosty a až dorazí ke dveřím, zeptejte se na speciální dietní potřeby a okamžitě to řekněte obsluze a personálu kuchyně.
- Pro velké skupiny, které se akce neúčastní jako temní hosté, pošlete člena týmu do kuchyně a nechte ho spočítat zásoby. V případě potřeby zakupte další zásoby potravin. Kuchyňská část obvykle nadhodnocuje porce pro každý případ, takže zrušení je běžnější než nedostatek jídla. Omezené porce lze také ušetřit, pokud poskytnete další náplně, jako jsou pečivo, saláty nebo zeleninové pokrmy, přísady, které lze snadno získat v místním supermarketu.
Krok 3. Vědět, jak jednat s malými dětmi
Mějte na paměti, že mnoho manažerů často zapomíná nebo podceňuje inteligenci, potřeby a přání dětí na akci. Jsou stejní jako dospělí - chtějí se bavit a nenudit se. Pamatujte, že rodiče budou také uraženi, pokud událost nemůže uspokojit potřeby jejich dětí. Je dobré požádat o potvrzení účasti (RSVP) pro všechny děti, které se mohou zúčastnit.
- Menší děti (do 10 let) je lepší podávat s jídlem nebo občerstvením předem, protože večeře může být podávána až ve 20:00. Tato doba podávání je pro většinu dětských jídel obvykle příliš pozdě. Jídlo, které dáváte svým dětem, by mělo být také zábavné a zdravé, ale přesto speciální se zvláštním nádechem pro ně - to pomáhá rodičům pomoci a užít si akci jako host.
- Dětem starším 10 let lze obvykle podávat jídlo a porce pro dospělé, i když je nedokončí, ale také jim nabídnout dětské menu (samozřejmě se souhlasem rodičů), pokud se jim to nezdá. Dospívající ve věku 13-18 let obvykle místo formálních jídel v restauraci často požadují stejná jídla jako mladší děti, jako jsou hamburgery a hranolky. Jídlo pro děti je obvykle psáno výrazem „Alternativní menu“. Hrajte bezpečně a diskutujte se svými klíčovými hosty o svých plánech pokračovat v úspěšném uspokojování mladých i starých už dávno.
- Poskytněte prostor pro matky s malými dětmi. Splňte jejich potřeby, jako jsou přestávky v záchodové místnosti, potřeby kojení atd., A připravte odpočinkové místo pro velmi malé děti, aby mohly spát, pokud jsou unavené.
Krok 4. Vědět, jak se vypořádat s opilými nebo hrubými hosty, vetřelci a dalšími
Tito hosté někdy způsobují potíže, a to jak na rodinných, tak na firemních akcích. Nesou v sobě politiku i drama a jako outsider si to možná neuvědomujete. Buďte tedy vždy ve střehu.
- Před akcí se poraďte s klientem nebo klíčovými hosty, abyste se dozvěděli o možných problémech, jako je tento, nebo s několika vybranými, pokud by klíčoví hosté neměli být rušeni. Tímto způsobem se můžete ujistit, že lidé sedí na správném místě a že to nebude způsobovat žádné problémy. Připravte servisní personál nebo klíčové hosty, aby se chovali jako neformální supervizoři, byli bdělí a v případě potřeby pomáhali. Vaším úkolem je zajistit, aby akce proběhla hladce a vyhýbat se osobním záležitostem, pokud to není nezbytně nutné. Ujistěte se tedy, že víte, kdo je na této akci klasifikován jako host typu „mírotvorci“(ti, kteří mohou pomoci zajistit hladký průběh akce).
- Protože odmítnout dát alkohol opilým hostům nebo jednat s rozzlobenými a hrubými hosty může být obtížné, je nejlepší zapojit hosta mírotvorce. Právní personál kontaktujte pouze v případě potřeby a po konzultaci s klíčovými hosty. Stále musíte být ostražití, i když pořádáte malé akce nebo na zahradě.
- Nezvaní hosté jsou těžká záležitost. Pokud přijdou a udělají povyk, v případě potřeby je vyhoďte - poraďte se s klíčovými hosty, abyste si ověřili, že tito lidé nejsou hledaní. Pokud je násilných výtržníků mnoho, je vaším úkolem chránit ostatní hosty a kontaktovat bezpečnost nebo policii, pokud tito výtržníci odmítnou opustit prostory poté, co vás o to požádali jako manažer a/nebo klíčoví hosté.
- Hosté obvykle rádi přesouvají vizitky po stole, takže si mohou sednout vedle požadované osoby nebo u stolu, který chtějí. Poraďte se s klíčovými hosty o tom, jak je to povoleno. Obvykle musíte předem naplánovat plány stolu a schválit klíčové hosty. Pokud má být poloha tohoto stolu správná, je lepší držet hosty mimo jídelní kout, než přijde čas. K ubytování hostů lze obvykle využít bar, lobby nebo čekárnu. Pokud jsou některá seskupení obzvláště důležitá kvůli rodinným záležitostem, spojte lidi a navádějte je podle skupin k jednotlivým stolům a posaďte je ve správném pořadí.
Krok 5. Vědět, jak zvládnout nepříznivé počasí
Po celém světě někdy přijde neočekávané špatné počasí, například déšť nebo sníh. Problémy může způsobit i studený vítr nebo horký vzduch. Zatímco počasí obvykle nemá velký vliv na to, že se událost koná uvnitř, měli byste být připraveni na výzvy venku. Pokud můžete předpovídat nepříznivé počasí, zvažte změnu místa události. Pokud nemůžete, pronajměte si stan nebo velký pavilon (cena může být drahá, zvláště pokud se provádí z rozmaru). Sledování počasí je důležité; pokud byla událost kvůli tomu již zpackána, je téměř nemožné událost opravit, takže využijte co nejvíce toho, co již víte a máte.
Mnoho částí světa má nyní pojištění pro špatné počasí nebo jiné problémy. Pokud se nacházíte v oblasti známé náhlými změnami počasí, požádejte o potvrzení, zda lze událost přeplánovat, aby klienti mohli alespoň ušetřit na nákladech na pronájem vybavení, místa konání a servisního personálu
Tipy
- Připravte si malý prostor naplněný předměty, jako jsou další ubrousky na setření rozlitých skvrn, hasicí přístroje, lékárničky a další náhodné soupravy. Pokud se vše daří, nebudete to potřebovat, ale je lepší se mít na pozoru před velkou událostí.
- Hosté a mluvčí, kteří jsou unavení nebo zažívají jet lag, by měli mít zajištěnou kondici. Pokud je to nutné, poraďte se přímo s nimi nebo jejich asistenty a objednejte si lázeňské a masážní procedury nebo jiné způsoby osvěžení těla. Můžete jim také poslat jídlo, pokud chvíli nejedli, nebo léky, pokud se cítí trochu špatně (například bolest hlavy z létání nebo nervozita nebo bolest žaludku). V případě potřeby navštivte lékaře. Unavení hosté a řečníci mohou zkazit událost, i když všechny ostatní výzvy, které možná dokážete překonat.
- Zajistěte, aby každý viděl a slyšel pódium, hudbu nebo řeč.
- Pamatujte také, že vyřizování událostí jiných lidí je pocta. I když se to může zdát velmi stresující a obtížné, váš příspěvek může udělat mnoho lidí šťastnými, takže si tuto událost budou pamatovat do konce života. Kromě toho jste také zvyklí mít schopnosti, které jsou užitečné v každodenním životě.
- Jako manažer možná budete muset jednat jako improvizovaný hostitel nebo dokonce taneční partner, abyste zajistili hladký průběh akce. Rozvíjejte řečové a taneční dovednosti, ale zároveň delegujte manažerské role na ostatní členy týmu, kteří mohou dočasně zaujmout vaše místo. Cílem je zajistit, aby nikdo neseděl u stolu.
