V životě je mnoho událostí, které vyžadují, abyste požádali o prodloužení času. Možná potřebujete čas na domácí úkoly nebo máte potíže s včasným dokončením pracovních projektů. V takové době byste měli být schopni efektivně a vhodně napsat dopis požadující prodloužení času. Zamyslete se nad svým požadavkem, například kolik času potřebujete a proč? Poté dopis formálním stylem odešlete a odešlete pomocí trackeru, abyste byli v klidu.
Krok
Metoda 1 ze 3: Sestavení obsahu dopisu
Krok 1. Napište co nejdříve
Jakmile víte, že potřebujete prodloužení, okamžitě si připravte dopis. Měli byste dát příjemci co nejvíce času na rozhodnutí o vaší situaci. Musíte také vypadat připraveni navzdory skutečnosti, že žádáte o úpravu plánu.
Krok 2. Určete, kolik času navíc potřebujete
Zvažte všechny faktory a podejte realistický požadavek. Pokud je požadovaný čas příliš krátký, možná budete muset později požádat o prodloužení. Kdykoli je to možné, termíny by neměly být zmeškány. Nejlepší tedy je, když jsou vaše výpočty trochu přehnané.
- V závislosti na situaci můžete tento dopis považovat za součást jednání. V tomto případě je dobré požádat o více času, aby byl stále prostor pro kompromisy a nalezení střední cesty.
- Změřte svou rychlost na základě aktuálního pokroku a toho, která část má být ještě dokončena. Pokud například pracujete na poradenském projektu tři měsíce, měli byste být schopni odhadnout, kolik práce je stále nedokončené.
- Uvědomte si, že příjemce dopisu může mít také časový limit. Možná mají také termín, který by nyní měl být odsunut. Lektoři například obvykle musí dát známkám fakulty pololetí, a musí naplánovat odevzdání studentských úkolů podle termínu.
Krok 3. Seznamte se s pravidly
Zjistěte přesný termín, než požádáte o úpravu. Nepůsobte dojmem, že byste svůj čas nezvládli tím, že požádáte o prodloužení, aniž byste znali aktuální situaci. Některé vládní agentury například vyžadují, abyste žádost odeslali do 24 hodin od prvního kontaktu. Pokud to nemůžete splnit, můžete říci, že plán je příliš těsný.
Krok 4. Zahrňte věrohodné vysvětlení
Věnujete čas sepsání dopisu a příjemce si také udělá čas na jeho přečtení. Udělejte tedy tomuto dopisu smysluplný. Zamyslete se nad svým skutečným důvodem a upřímně jej sdělte příjemci. Nelži a nezveličuj důvody, protože ztratíš sám sebe.
- Dobrý důvod, který by mohl být předložen, je touha pracovat důkladně a pečlivě. Pokud například dokončujete projekt, který ovlivňuje bezpečnost velkého počtu lidí, bude pro vás uvedení této skutečnosti ve vašem vysvětlení přínosem.
- Pokud existuje několik důvodů, vyberte ten nejlepší. Pokud například odložíte nabídku práce, řeknete, že chcete provést další průzkum pohybujících se nákladů (pokud je to pravda), neříkejte, že také čekáte na další nabídku.
Krok 5. Zadejte některé vybrané podrobnosti
Podrobnosti dodají punc autentičnosti a dovednosti v psaní. To je zvláště důležité, pokud píšete vládě nebo skupině lidí, které jste nikdy osobně nepotkali.
- Pokud například váš dědeček zemřel dva dny před termínem eseje na vysoké škole, můžete událost popsat jako „mimořádnou událost pro rodinu“, nikoli pouze jako „mimořádnou záležitost“. Budete také muset zmínit odchod vašeho dědečka a nějaké informace o vaší cestě zpět domů.
- Před odesláním žádosti si připravte dokumenty. Možná budete muset popsat svou předchozí žádost nebo zaměstnání, zvláště pokud jednáte s vládou nebo jinými oficiálními orgány. Ukázat, že jste až do tohoto bodu dodrželi všechny kroky procesu, bude pro váš případ přínosem.
Krok 6. Vyberte si pozitivní styl a obsah
Nikdo nechce číst dopis obsahující stížnost. Místo toho popište negativní událost rychle a srovnejte ji a poté přejděte k pozitivnímu řešení, o které jste požádali. Pokud se vám například zdá, že je vaše nabídka počátečního platu příliš nízká, můžete napsat: „Potřebuji nějaký čas na zvážení vaší nabídky. Mám však pocit, že vyšší plat mi umožňuje pracovat efektivněji.“
Krok 7. Před odesláním dopis prozkoumejte
Věnujte několik minut, než si dopis znovu odešlete. Hledejte chyby při psaní a psaní. Spusťte v počítači program pro kontrolu gramatiky a pravopisu. Požádejte svého důvěryhodného přítele, aby si jej přečetl. Nespěchejte ani tento krok nepřeskočte, protože pokud uděláte chybu, přijde vám to neopatrné a mohlo by to ovlivnit konečný výsledek.
Metoda 2 ze 3: Dodržování formálních pravidel pro psaní dopisů
Krok 1. Připravte sekci názvu
Datum by mělo být v pravém horním rohu stránky. Přeskočte jeden řádek pod něj a poté napište adresu zarovnanou doprava. Poté přeskočte další řádek a zapište si úplnou adresu příjemce zarovnaného doleva.
Pokud je žádost odeslána e -mailem, můžete část data a adresy vynechat a přejít rovnou k pozdravu. Ujistěte se však, že používáte efektivní a jasný předmět. Pokud například posíláte dopis lektorovi, napište předmět „Žádost o prodloužení jávského dějepisného dokumentu Andi Widodo“
Krok 2. Použijte formální a úplný pozdrav
Začněte „Vážení“. Poté následujte podle názvu a jména. Například: „Vážení. Pane Baskoro “nebo„ Vážený. Paní Darmawati “. Někdy také musíte použít složitý název, například: „Vážení. Profesor Abdurrahman “nebo„ Vážený. Raden Wiraningrat “.
- I když příjemce neformálně znáte, tento dopis je stále formální žádostí, takže styl a obsah by měl být formální. Nepište například „Ahoj, Done“.
- Zkuste najít konkrétní osobu, která obdrží váš dopis. V opačném případě bude váš dopis vypadat jako formátovaný dopis. Například: „Vážení. Raden Wiraningrat “je lepší než„ Zájemcům “.
Krok 3. Použijte formátování krátkých odstavců
Tělo dopisu by mělo obsahovat pouze 1-3 odstavce. Ve většině případů můžete otevřít 1–2 řádky, vysvětlit požadavek 2–4 řádky a uzavřít 1–2 řádky. Pokud musíte vypracovat až tři úplné odstavce, oddělte úvod, text a závěr.
Chcete-li dopis otevřít, řekněte: „Jsem Andi Widodo, student, který každé pondělí ráno navštěvuje vaši třídu jávských dějin v místnosti III-C.“Tím probudíte paměť lektora a ten nebude muset hledat, kdo jste
Krok 4. Věnujte pozornost slovům na závěr
Nepřehlédněte důležitost pevných závěrů. Pomocí této poslední věty zopakujte svůj případ (v jednom řádku) a poděkujte příjemci za čas. Můžete napsat: „Děkuji za váš čas a ohleduplnost.“
- Zavřete dopis formálním pozdravem před svým jménem. Někteří z nich jsou „s pozdravem“, „s pozdravem“nebo „se vší úctou“.
- Pokud potřebujete odpověď do určité doby, uveďte tyto informace na konci. Můžete to dát do děkovného řádku. Například: „Děkuji za pozornost a těším se na vaši odpověď příští týden.“Při psaní této části se snažte nepůsobit dojmem, že na příjemce tlačíte nebo ho honíte.
Krok 5. Zadejte své úplné jméno a podpis
Pod pozdravem „S pozdravem“nechte 3-4 řádky prázdné. Poté napište celé jméno zarovnané doleva. Pomocí prázdného řádku přidejte původní podpis. Pokud bude tento dopis odeslán e -mailem, můžete prázdný řádek smazat a zadat pouze jméno.
Metoda 3 ze 3: Odesílání dopisů příjemcům
Krok 1. Vytvořte nebo uložte kopii svého dopisu
Po korektuře konceptu a před jeho odesláním vyfoťte dopis (přenesený do PDF), koncept uložte online nebo jej zkopírujte. Datum doručení bude možná nutné poznamenat, pokud není totožné s datem dopisu. Uložte tuto kopii na bezpečném místě pro osobní soubory.
Krok 2. Odeslání standardní přepravou
Vezměte dopis na poštu, předejte jej úředníkovi nebo jej vložte do schránky. Pokud chcete mít jistotu, že byla pošta přijata, požádejte o službu sledování.
Pokud je dopis odeslán poštou, zkontrolujte, zda je vytištěn na kvalitní tiskárně s dobrým inkoustem. Ručně psané dopisy se obecně nepřijímají
Krok 3. Odešlete jej e -mailem
Toto je pravděpodobně nejlepší způsob odeslání požadavku, protože nezabere mnoho času a je velmi spolehlivý. Zkontrolujte, zda je e -mailová adresa příjemce správná, a do předmětu uveďte případně své identifikační číslo.
- Příjemce vidí den a čas, kdy jste e -mail odeslali. Uvědomte si to, pokud často posíláte e -maily pozdě v noci.
- Zkontrolujte, zda je váš e -mail formální s adresou, kterou používáte. Odeslat z profesionálně vypadajícího účtu. Příkladem vhodného e -mailového účtu pro práci je „[email protected]“.
- Pokud posíláte dopis faxem, počkejte na potvrzovací stránku s oznámením, že váš dopis byl úspěšně odeslán a přijat.
Krok 4. Místo dopisu podejte žádost telefonicky
Pokud je váš požadavek naléhavý nebo se blíží na poslední chvíli, může být vhodné zeptat se osobně po telefonu. Pokud tomu tak je, držte se formálního postoje a svůj případ vyjádřete souvisle.
Tipy
- Zkuste napsat dopis o jedné stránce nebo méně. Takový dopis vypadá kompletně, ale snadno se čte.
- Zjistěte, zda příjemce pošle odpověď, například potvrzovací dopis.
Varování
- Slibte něco realistického. Nenechte svůj čas strávit dalšími úkoly.
- Využijte toto rozšíření na maximum. Nenechte se znovu požádat o prodloužení.
- Ujistěte se, že jste zahrnuli všechny požadované formáty. Některé organizace vyžadují, abyste použili formát dopisu, který definovali.
