Kdo říká, že psaní e -mailu je nejjednodušší způsob komunikace? Psaní e -mailů má ve skutečnosti také etiku. Jinými slovy, styl jazyka v e-mailech zaměřených na spolužáky a lektory musí být samozřejmě rozlišován, zejména proto, že formální vzdělávání je vstupní branou do potenciální profesionální kariéry. Proto všechny interakce, které se v něm vyskytují, musí být prováděny profesionálně, včetně odesílání e -mailů. E -maily by například měly být vždy zasílány s vaší akademickou e -mailovou adresou a vždy by měly být otevírány formálním pozdravem. Zacházejte s interakcí jako s formálním obchodním dopisem. To znamená, že svůj názor uveďte jasně, stručně a jasně a používejte dobrou gramatiku!
Krok
Část 1 ze 3: Vytváření pozitivního dojmu
Krok 1. Přečtěte si osnovu kurzu a zjistěte odpovědi na své otázky
Obecně byly vaše otázky zodpovězeny v materiálech poskytnutých lektorem na začátku přednáškového procesu. Výsledkem toho je, že pokud budete trvat na tom, abyste se zeptali svého profesora, budete vypadat jen jako seriózní student, a také to může podráždit lektora, že obsah vašeho e-mailu zabírá drahocenný čas.
- Osnova kurzu bude obecně obsahovat informace týkající se úkolů, termínů pro odevzdání úkolů, zásad ve třídě a formátů úkolů.
- Pokud lektor poskytne pouze seznam čtení, není nic špatného na odeslání e -mailu s žádostí o materiál, který není vysvětlen v osnově přednášky.
Krok 2. Použijte svou akademickou e -mailovou adresu
Je pravděpodobné, že váš profesor obdrží každý den desítky až desítky e -mailů. Proto byste měli používat akademickou e -mailovou adresu, aby e -maily automaticky neskončily ve spamovém poli. Navíc odeslání e -mailu s akademickou e -mailovou adresou bude vypadat mnohem profesionálněji a pomůže lektorům jasně identifikovat jméno odesílatele, zejména proto, že akademické e -mailové adresy budou obecně obsahovat celé jméno studenta.
Krok 3. Zahrňte reprezentativní subjekt
Jinými slovy, ujistěte se, že je obsah vašeho e -mailu lektorovi známý, i když pouze čte předmět. Znalost záměru vašeho e -mailu od začátku pomůže lektorovi vyhradit si správný čas na jeho přečtení a odpověď. Proto vždy zahrňte jasný a stručný předmět e -mailu!
Můžete například napsat „Otázky týkající se nedávných úkolů“nebo „Závěrečné eseje“
Krok 4. Začněte e -mail uvedením jména a titulu lektora
Bez ohledu na to, jak důležitá jsou vaše přání, vždy začněte svůj e -mail formálním pozdravem, jako byste to dělali při psaní podobného formálního dopisu. Začněte například e -mailem „Vážení. Dr. Jonesi, “následovala čárka. Nezapomeňte použít přezdívku, která odpovídá preferencím lektora, dobře!
- Pokud si nejste jisti, že dotyčný přednášející získal doktorát, jednoduše ho oslovte „pan Jones“.
- Pokud spolu dva často komunikujete, není nic špatného na tom, když použijete neformálnější pozdrav, například „Dobrý den, pane/doktore. Jones."
Část 2 ze 3: Tvorba obsahu e -mailu
Krok 1. Jasně se identifikujte
Vzhledem k tomu, že vás dotyčný lektor nejen učí, je pravděpodobné, že mu bude třeba připomenout vaši identitu. E -mail proto vždy začněte uvedením svého jména a názvu kurzu, který vás spojil, a hodin přednášek, například „Odpolední hodina marketingu“.
Krok 2. Zaměřte se na svůj bod
Pamatujte, že lektoři jsou velmi zaneprázdnění lidé. Proto se ujistěte, že obsah vašeho e -mailu není spletitý, aby vám nezabíralo příliš mnoho času na nedůležitých věcech. Vyjádřete svůj názor stručně, přímočaře a jasně a vyhněte se nedůležitým nebo nepodstatným podrobnostem.
Máte -li například otázku týkající se úkolu, řekněte to jasně: „Chtěl bych se vás zeptat na úkol, který jste zadali minulý čtvrtek. Tento úkol musí být ve skutečnosti proveden ve skupinách nebo jednotlivě, že, pane/paní? “
Krok 3. Pište v celých větách
Pamatujte, že tyto e -maily nejsou nahrávky na Facebook nebo textové zprávy vašim vrstevníkům! To znamená, že vždy používejte úplné a formální věty, abyste ukázali svou profesionalitu.
- Nepište například: „Materiál v poslední třídě byl opravdu skvělý, pane/paní!“
- Místo toho zkuste napsat: „Děkuji za poslední materiál, který jsi učil a který osvětlil mé porozumění.“
Krok 4. Použijte správný tón e -mailu
Při prvním kontaktu s učitelem nezapomeňte použít profesionální tón a gramatiku. To znamená, že z žádného důvodu nepoužívejte emotikony! Pokud jste lektorovi poslali zprávu několikrát, měli byste také napsat svůj e -mail neformálnějším tónem, zvláště pokud je lektor první, kdo jedná neformálně (jako když vám posílá emotikony).
Krok 5. Zdvořile předložte svůj požadavek
Ve skutečnosti docela dost studentů rádo klade požadavky na své lektory. Nedělejte to, protože vám to k ničemu nepomůže! Místo toho vyjádřete své záměry ve formě žádosti, se kterou váš profesor může, ale nemusí souhlasit.
Pokud například chcete požádat o prodloužení doby pro odevzdání úkolů, nepište: „Moje babička nedávno zemřela, prodloužte prosím tedy termín pro odevzdání úkolů, ano?“Místo toho napište zdvořilejší větu jako "Omlouvám se, pane/paní, tento týden byl pro mě velmi těžký, protože moje babička právě zemřela. Pokud si přejete, byli byste ochotni mi poskytnout prodloužení času ohledně předkládání papírů?"
Krok 6. Použijte správnou interpunkci
Pokud je e -mail zaměřen na vrstevníky, příjemce e -mailu samozřejmě nebude mít problém s nesprávným zadáním tečky nebo čárky. Pokud je však e -mail pro učitele, zkontrolujte, zda je každé interpunkční znaménko umístěno na správném místě.
Krok 7. Napište každé slovo se správným pravopisem
Navzdory rozšířenému používání textového jazyka na internetu jej nikdy nepoužívejte v profesionálním e -mailu! Jinými slovy, napište každé slovo v plné formě, například „pan“místo „pan“. Použijte správný pravopis, aby vaše e -maily vypadaly profesionálněji!
Nezapomeňte zkontrolovat správnost obsahu e -mailu pomocí aplikace nebo počítačového programu ke kontrole pravopisu
Krok 8. Umístěte správně velká písmena
Zejména slova uvedená na začátku vět musí být velká, stejně jako některé druhy podstatných jmen (například přezdívky). Nepovažujte e-maily za konverzace s textovými zprávami a ujistěte se, že vždy správně píšete velká písmena.
Část 3 ze 3: Ukončení e -mailu
Krok 1. Uveďte opatření, která musí váš učitel provést
Jinými slovy, ujistěte se, že vaše přání nebo požadavek je jasně uveden na konci e -mailu. Pokud od něj například chcete odpověď, nezapomeňte to říci. Pokud cítíte potřebu se s ním setkat, sdělte to také.
Krok 2. Přečtěte si gramatiku použitou v e -mailu
Naskenujte e -mail a ujistěte se, že nebyly provedeny žádné gramatické chyby. Tento proces vám často pomůže odhalit jednu nebo dvě drobné chyby, které je třeba opravit.
Krok 3. Přečtěte si e -mail z pohledu učitele
Ujistěte se, že váš e -mail nevypadá, že něco požadujete. Také zajistěte, aby vaše záměry byly sděleny přímočaře, jasně a aby nebyly podbarveny osobními informacemi, které jsou méně důležité. Kromě toho, že je toto chování neúčinné, je také neprofesionální.
Krok 4. Ukončete e -mail formálním závěrečným pozdravem
Stejně jako když začínáte svůj e -mail profesionálním pozdravem, proveďte totéž pro ukončení e -mailu. Použijte například formální závěrečný pozdrav jako „S pozdravem“nebo „Zdravím“, za kterým následuje čárka a končí celým jménem.
Krok 5. Po týdnu znovu odešlete e-mail
Jakmile bude e -mail odeslán, nepřestávejte terorizovat svého profesora kvůli odpovědi. Pokud však váš e -mail nebyl zodpovězen týden nebo déle, je dobré zkusit odeslat stejný e -mail zpět, pro případ, že by váš první e -mail zmeškal.
Krok 6. Odpovězte na e -mailovou odpověď, kterou jste obdrželi
Po obdržení e -mailové odpovědi od dotyčného lektora nezapomeňte odpovědět a ukázat, že jste e -mail obdrželi správně. Můžete například jednoduše poslat krátkou děkovačku nebo v případě potřeby poslat delší odpověď se stejnými pravidly psaní, aby to znělo profesionálně. Pokud váš problém nebo otázka nebyla zodpovězena e -mailem, zkuste ho požádat o osobní setkání.
- Můžete například napsat: „Děkuji za odpověď, pane/paní. Uvidíme se ve třídě."
- Pokud cítíte potřebu se s lektorem setkat později, zkuste napsat: „Velmi si vážím vašich názorů na tuto záležitost. Pokud si přejete, mohu se s vámi setkat přímo, abychom to prodiskutovali podrobněji? “
