Jak název napovídá, dopis s odpovědí je dopis vytvořený k zodpovězení něčí otázky nebo žádosti, který je obvykle dodáván také písemně dopisem a běžně se používá jako prostředek pro výměnu informací v obchodním světě. Abyste vytvořili dopis s dokonalou odpovědí, musíte nejprve zkontrolovat obsah dopisu obsahujícího otázku nebo žádost, kterou jste obdrželi. Poté vyhledejte další informace potřebné k zodpovězení dopisu. Poté, co uděláte obojí, začněte psát dopis s odpovědí s větami, které jsou zdvořilé, přímočaré, jasné a schopné odpovědět na všechny otázky nebo žádosti uvedené v původním dopise. Kromě toho se ujistěte, že tón vaší věty je také přátelský a informativní, abyste zajistili, že dopis bude schopen uspokojit příjemce.
Krok
Metoda 1 ze 3: Kontrola obsahu původního dopisu
Krok 1. Identifikujte informace požadované nebo zpochybněné odesílatelem dopisu
Protože dopisy s odpovědí obsahují vše, co odesílatel potřebuje vědět, věnujte si vždy čas a pečlivě si prostudujte obsah dopisu. Zejména pochopte, že odesílatel dopisu musí vědět, jaké informace mu můžete poskytnout.
- Někdy není určení významu písmena tak snadné jako otočení dlaně, zvláště pokud styl psaní pisatele dopisu není jasný. Před sepsáním dopisu s odpovědí si proto vždy udělejte čas na porozumění potřebám odesílatele dopisu.
- V případě potřeby si poznamenejte některé důležité věci, které v dopise najdete, abyste lépe porozuměli záměru odesílatele. Zejména shrňte, co odesílatel požadoval, a navrhněte vaši odpověď na každou otázku nebo požadavek.
Krok 2. Zjistěte více o informacích požadovaných odesílatelem dopisu
Pokud odesílatel dopisu požádá o informace ohledně něčeho, je pravděpodobné, že to již víte a můžete na to odpovědět hned, nebo naopak. Pokud nerozumíte požadovaným informacím, věnujte co nejvíce času shromáždění informací, než odpovíte na dopis.
Odesílatel dopisu může například chtít potvrdit stav své žádosti o zaměstnání ve vaší společnosti. Pokud najímání nového zaměstnance nepatří do vaší oblasti odbornosti, obraťte se před odesláním odpovědi na zaměstnance HR oddělení, který vám pomůže zkontrolovat stav žádosti odesílatele
Krok 3. Předejte dopis jiné osobě, která je schopnější odpovědět na položenou otázku
Zejména v obchodním světě někdy zákazníci pošlou dopis na adresu společnosti nebo na kontaktní číslo společnosti, které najdou na internetu. Pokud tedy obdržíte dopis, ale máte pocit, že nejste způsobilí odpovídat na otázky v něm, přepošlete jej prosím příslušné osobě. Udělejte to, abyste zajistili, že odesílatel dopisu dostane nejpřesnější a nejužitečnější odpověď.
Pokud dotyčnému trvá dlouho, zkuste dát odesílateli vědět, že jste dopis přeposlali někomu, kdo má větší schopnost odpovědět na jeho otázky. Odesílatel dopisu alespoň ví, že dopis, který poslal, byl přijat a zpracován
Metoda 2 ze 3: Sestavování odpovědí
Krok 1. Adresujte dopis osobě, která žádá o informace nebo klade otázky v původním dopise
Vždy začněte dopis zdvořilým pozdravem, například „Vážení“, za kterým následuje jméno příjemce dopisu, místo příliš obecné úvodní věty, například „Příjemci tohoto dopisu“. Kromě toho, že tato věta zní neosobně, vyvolává dojem, že dopis s odpovědí napsal počítač. Proto vždy pozdravte příjemce jménem, abyste ukázali, že váš dopis s odpovědí byl napsán s velkou péčí a uznáním.
- Pokud neznáte odesílatele dopisu osobně, použijte prosím pozdrav pana nebo paní a jeho příjmení. Pokud má však odesílatel dopisu konkrétní název, použijte tento název místo pana nebo paní.
- Pokud opravdu neznáte odesílatele dopisu nebo neznáte pohlaví, stačí použít jeho křestní jméno.
- Obecně můžete použít jméno odesílatele uvedené v původním dopise. Pokud například odesílatel dopisu uvede jméno „Dr. Johnson “ve svém dopise, prosím, otevřete svůj odpovědní dopis s pozdravem„ Vážení. Dr. Johnson."
Krok 2. Upozorněte, že tento dopis byl napsán v reakci na původní dopis, který poslal
Na začátku dopisu nezapomeňte čtenáři sdělit účel svého dopisu, kterým je odpovědět na dopis. Tímto způsobem bude příjemce dopisu vědět, že dopis byl přečten a zpracován, stejně jako záměr dopisu, který jste odeslali.
- Jednoduchá věta „Tento dopis je odpovědí na dopis, který jste poslali 13. června“je ideální k otevření dopisu s odpovědí.
- Pokud nejste příjemcem prvního dopisu, uveďte totožnost osoby, která vám dopis dala. Můžete například napsat: „Jedna z našich zákaznických služeb, Michelle Harris, přeposlala dopis, který jste mi poslali.“
Krok 3. Okamžitě odpovězte na otázky odesílatele
Po napsání pozdravu se okamžitě přesuňte do jádra dopisu. V centru dopisu odpovězte na veškeré dotazy a/nebo stížnosti uvedené v původním dopise co nejúplněji. Ujistěte se, že nic nechybí, aby se příjemce dopisu mohl při jeho čtení cítit spokojený.
- Ve své odpovědi stručně zopakujte obsah původního dopisu. Můžete například říci: „V reakci na váš dotaz týkající se zaměstnanců naší společnosti, kteří mají přímý kontakt s médii, bychom vás rádi informovali, že jméno zaměstnance je Janet Walters. Tady je jeho e -mailová adresa a telefonní číslo. “
- Chcete -li odpovědět na delší otázky, použijte systém číslování, abyste na každou otázku odpověděli konkrétněji. Kromě snadnějšího čtení tato metoda čtenáře uspokojí, protože má pocit, že všechny otázky byly zodpovězeny podrobně.
- Ve větách, které nejsou příliš dlouhé, poskytněte co nejúplnější informace. Obecně lze říci, že odpověď na jednu otázku v několika krátkých větách je dobrá odpověď.
Krok 4. Buďte upřímní ohledně všech požadavků, které nemůžete splnit
Někdy existují otázky, na které nemůžete odpovědět, nebo požadavky, které nemůžete splnit. Pokud se ocitnete v takové situaci, vždy upřímně odpovězte. Jinými slovy, nepoužívejte spletité věty jen k potlačení negativních názorů odesílatele dopisu. Věřte mi, že odesílatel dopisu mnohem více ocení přímou a jasnou odpověď. Hlavně se ujistěte, že informace jsou vždy sděleny zdvořile a předchází jim omluva, aby se odesílatel dopisu necítil uražen.
- Při odmítání žádosti odesílatele dopisu vždy používejte pevný, ale chápavý tón. Můžete například říci: „Bohužel vaší žádosti nemůžeme vyhovět. V tuto chvíli nemáme potřebné informace a nemůžeme vám sdělit, kdy budou k dispozici. “
- Pokud máte pocit, že můžete poskytnout podrobnější informace, zkuste říci: „Než odpovím na vaši otázku, musím nejprve potvrdit několik věcí. Pokud to čas dovolí, uveďte prosím datum podání vaší žádosti spolu se jménem důstojníka, kterého jste kontaktovali. Jakmile bude proces potvrzení dokončen, obratem se vám ozvu zpět. “
Krok 5. Děkujeme za odeslaný dopis
Bez ohledu na to, zda jste schopni vyhovět žádosti nebo odpovědět na dopisovou otázku, vždy projevte své uznání poděkováním. Vyvolávejte dojem, že si jejich pozornosti vážíte a chcete s nimi udržovat pozitivní vztah.
Někteří lidé raději otevřou svůj dopis s poděkováním. Umístění řeči není opravdu důležité. Hlavně se ujistěte, že to vyslovujete v jednom bodě
Krok 6. Ukončete dopis napsáním celého jména a titulu
Zavřete dopis formálním závěrečným pozdravem, například „s pozdravem“, za kterým bude následovat vaše celé jméno. Pokud je dopis určen pro obchodní účely, uveďte také svou pozici pod celým jménem.
Ať už v psaném nebo ručně psaném dopise, vždy ponechte prostor pro svůj podpis poté, co uvedete své celé jméno. Pokud je však dopis zaslán e -mailem, obecně stačí uvést celé jméno bez podpisu
Krok 7. Přečtěte si tělo dopisu s odpovědí, abyste se ujistili, že byly zodpovězeny všechny otázky
Pamatujte, že příjemce dopisu může být podrážděný nebo frustrovaný, pokud dostane odpověď, která na jeho otázku neodpovídá. Navíc při nespokojenosti hrozí, že mu pošlete následný dopis a nakonec si přidáte práci! Aby byla zajištěna spokojenost čtenářů, ujistěte se, že na všechny otázky nebo požadavky odpovídáte co nejúplněji. Před odesláním si znovu přečtěte dopis, abyste se ujistili, že nebyly zmeškány žádné žádosti nebo dotazy.
Pokud je to nutné, požádejte o pomoc dopis nebo přítele. Zejména je požádejte, aby se po přečtení vašeho dopisu vžili do kůže příjemce a změřili jeho spokojenost
Metoda 3 ze 3: Použití profesionálního tónu
Krok 1. Použijte standardní formát obchodního dopisu
Pochopte různé typy dopisů s odpovědí, které se používají jako prostředek obchodní komunikace. Poté se řiďte formátem, který si myslíte, že je nejvhodnější pro psaní profesionálně znějícího dopisu s odpovědí.
- V levém horním rohu dopisu zadejte své jméno, titul, název společnosti (je -li k dispozici) a adresu vaší společnosti. Níže uveďte datum napsání dopisu a úplné jméno a adresu příjemce dopisu.
- Pokud chcete napsat dopis s odpovědí, vždy použijte 2,5 cm okraj na každé straně papíru. Také se ujistěte, že je písmeno napsáno s 1 mezerou mezi řádky a 2 mezerami mezi odstavci.
- Pokud místo ručně psaného dopisu napíšete odpověď, vždy použijte standardní 12bodové písmo a formát psaní. Pokud je však dopis napsán ručně, ujistěte se, že použitý rukopis je úhledný a snadno čitelný.
Krok 2. Vyvolejte dojem, že vám odeslaná žádost nebo otázka dělá radost
Tato metoda je zvláště povinná pro podnikatele nebo poskytovatele služeb založených na zákaznících. Pamatujte, že zákazník je král. To znamená, že musíte projevit uznání za čas a myšlenku, kterou do psaní dopisu vložili. Nezapomeňte jim proto poděkovat za jejich žádosti nebo otázky a v dopisech s odpovědí vždy používejte vřelé a přátelské věty.
- Věta tak jednoduchá jako: „Děkujeme, že jste nás kontaktovali. Opravdu si vážíme vaší zpětné vazby, "může to výrazně změnit tón dopisu pozitivnějším směrem! Zkuste si proto zvyknout, že takové fráze vždy zahrnete do dopisů s odpovědí."
- Nedělejte dojem, že vás jeho žádost nebo otázka dráždí a obtěžuje. Věřte mi, je lepší být přehnaně přátelský, než přimět příjemce, aby si myslel, že jste na něj naštvaní nebo naštvaní.
Krok 3. Není nutné psát příliš dlouhý dopis, aby jej příjemce dopisu mohl rychle přečíst
Oceníte volný čas! Neposílejte 3stránkový dopis, pokud ve skutečnosti lze na otázku nebo požadavek odpovědět v 1 odstavci. Poskytněte proto adekvátní odpovědi a poté ihned odešlete dopis. Nepřidávejte další informace, které ve skutečnosti nepotřebuje vědět.
- Tuto metodu je důležité implementovat, zvláště pokud je dopis s odpovědí určen k zodpovězení otázek od vašich zákazníků nebo obchodních partnerů. Samozřejmě nechcete zákazníka frustrovat tím, že budete muset hodiny číst odpověď, která měla být snížena na polovinu, že?
- Na druhou stranu nepište tak krátce, abyste nebyli schopni odpovědět na žádost nebo otázku uvedenou v původním dopise. Pokud je potřeba na otázku zodpovědět obsáhlejší vysvětlení, klidně ji uveďte. Nejdůležitější je zajistit, aby všechny poskytnuté informace byly pro čtenáře opravdu důležité.
Krok 4. Pište co nejjasněji, aby příjemce dopisu pochopil vaši odpověď
Nepoužívejte věty, které jsou příliš dlouhé nebo složité! Místo toho pište pomocí dikce, která je přímočará, jasná a nemá potenciál čtenáře zmást. Čím kratší a hustší psaní, tím lepší výsledky.
Představte si, že příjemce dopisu nemá dostatek času na to, aby si podrobně přečetl obsah vašeho dopisu. I kdyby jen naskenoval obsah dopisu, dokázal by pochopit, co tím myslíte? Pokud ne, opravte dikci, kterou používáte, aby byl váš názor jasný
Krok 5. Vyhněte se používání žargonu a odborných termínů, které jsou pro čtenáře obtížné pochopit
Tento aspekt musí být splněn, aby byla maximalizována úroveň čitelnosti a jasnosti obsahu vašeho dopisu. Pokud tedy příjemce dopisu není profesionál, který je schopen porozumět odborným termínům, nepoužívejte jej. Místo toho zkuste nahradit žargony nebo odborné výrazy jinými dikcemi, kterým mohou rozumět i laici.
Chcete -li upravit dopis, položte následující otázku: „Může někdo, kdo nerozumí mé práci, pochopit, o čem je můj dopis?“Pokud ne, změňte jazyk použitý v dopise tak, aby mu většina lidí rozuměla. Ve skutečnosti je to účinný způsob, jak omezit používání technického žargonu ve vašich dopisech
Krok 6. Přečtěte si tělo dopisu
Abyste se vyhnuli chybám při psaní, díky nimž by váš dopis vypadal méně profesionálně, nezapomeňte si dopis znovu přečíst a opravit pravopisné, gramatické, formátovací a chybové hlášky. Věřte mi, že kontrola obsahu dopisu zabere jen několik minut a může působit dlouhou cestu, aby dopis vypadal profesionálněji.
- Nespoléhejte se pouze na počítačový program, který vám pomůže zkontrolovat chyby ve vaší poště. Tyto programy jsou obecně schopné detekovat pouze pravopisné a interpunkční chyby, nikoli gramatické chyby. Proto si znovu přečtěte každé slovo napsané v dopise, abyste našli chyby, které počítač nedokáže detekovat.
- Pokud je obsah vašeho dopisu velmi důležitý, například když je dopis adresován obchodnímu partnerovi, požádejte někoho jiného, aby si jej také přečetl. Jiní mohou někdy najít chyby, o kterých jste dříve nevěděli.
