E -mail je jednou z nejběžnějších forem komunikace v moderním světě. Vědět, jak se představit ostatním prostřednictvím e -mailu, může zlepšit vaši kariéru a síť. Napsání stručného a jasného úvodního e -mailu zvýší šance na přečtení e -mailu a interakci čtenáře s vámi. Vyhněte se některým běžnějším chybám, abyste zajistili, že váš e -mail bude vyčnívat ze zbytku.
Krok
Metoda 1 ze 3: Silné spuštění e -mailu
Krok 1. Ujistěte se, že předmět e -mailu je jasný
Příjemci potřebují znát obrys e -mailu, než jej vůbec otevřou. Ujistěte se, že je stručný; protože dlouhé věci se mohou komplikovat. Na úvodní e -mail můžete napsat „Úvod - vaše jméno“.
- Nejprve si předmět zapište! Chyba, která se často stává, je, že zapomenete napsat o e -mailu.
- Mobilní zařízení obvykle v předmětu zobrazují pouze přibližně 25–30 znaků, proto ho udržujte krátké.
Krok 2. Otevřete obchodním pozdravem
Nezačínejte slovy „ahoj“nebo „ahoj“. Takový pozdrav, pouze pokud už toho člověka znáte. Začněte správnými obchodními pozdravy. Nepoužívejte křestní jméno příjemce.
- „To Miss/Sir/Madam“- Pokud si vůbec nejste jisti rodinným stavem příjemkyně, vždy používejte Miss, abyste byli zdvořilejší.
- „Zájemcům“- Tento pozdrav by měl být použit pouze v případě, že si nejste jisti, kdo zprávu obdrží.
Krok 3. Představte se
První věta by se měla příjemci představit. To jim umožňuje přiřadit jméno ke zbytku e -mailové zprávy.
- "Mě …"
- Uveďte název, je -li k dispozici. Pokud máte více stupňů, stačí vybrat ten nejdůležitější nebo relevantní.
Metoda 2 ze 3: Udržujte e -maily stručné
Krok 1. Vysvětlete, jak můžete získat e -mailovou adresu příjemce
Řekněte příjemcům, jak jste našli jejich kontaktní informace. To vám pomůže ukázat, že sledujete správnou cestu k jejich dosažení.
- „Váš vedoucí kanceláře mi dal tuto e -mailovou adresu“
- „Tuto e -mailovou adresu jsem našel na vašem webu“
- „Tak a tak a tak a tak říkal, abych ti zavolal“
Krok 2. Promluvte si o tom, kdy jste se naposledy viděli (pokud existuje)
Probuzení něčí paměti vytvoří větší zapojení.
- „Mluvili jsme krátce na konferenci minulý týden“
- „Včera jsme spolu mluvili po telefonu“
- „Viděl jsem vaši prezentaci na …“
Krok 3. Sdílejte společné zájmy
Díky tomu se můžete dostat do kontaktu s příjemci a vaše firemní e -maily budou méně náročné. Chcete -li určit společné zájmy, můžete provést malý průzkum příjemce e -mailu. Podívejte se také na Facebook, Twitter a LinkedIn.
- Ujistěte se, že řeknete, kde jste našli tento společný zájem, jinak byste mohli být považováni za pronásledovatele.
- Pokud je to možné, uchovávejte obsah e -mailu související s obchodem, který souvisí se společným zájmem, například něco ve vašem oboru nebo sdílená profesionální vášeň, o kterou se chcete podělit.
Krok 4. Uveďte důvody, proč se chcete připojit
Nečekejte příliš dlouho, abyste se dostali k jádru e -mailu. Nikdo nepřečte e -mail o několik odstavců dále, než se dostane k bodu vašeho e -mailu. Jasně a stručně vysvětlete, co chcete a proč osobu kontaktujete. Pokud žádáte o radu nebo podáte jinou žádost, ujistěte se, že je žádost dobře zvládnuta, zejména pokud se jedná o váš první kontakt.
- "Mám zájem dozvědět se více o …"
- „Rád bych se s tebou setkal a probral …“
- "Chci tvůj názor na …"
Krok 5. Ujistěte se, že je váš e -mail zaměřen na jedno téma
Pokřivený e -mail způsobí, že příjemce ztratí zájem nebo zapomene, proč jste e -mail odeslali. Udržujte svůj úvodní e -mail jednoduchý a zeptejte se příjemce pouze na jednu věc.
Metoda 3 ze 3: Ukončení e -mailu
Krok 1. Poděkujte příjemci za jeho čas
Přečtení celého e -mailu vyžaduje určitou vážnost, proto nezapomeňte poděkovat příjemci, že si na jeho přečtení udělal čas. Tato jednoduchá zdvořilost drasticky zlepší náladu příjemce a zvýší vaše šance na odpověď.
- „Vážím si toho, že jste si našli čas na přečtení tohoto e -mailu.“
- „Děkujeme, že jste si na přečtení tohoto času vyhradili čas.“
Krok 2. Připravte si výzvu k akci
Požádejte příjemce, aby odpověděl na e -mail, zavolal, promyslel si váš návrh nebo cokoli jiného, aby ho zapojil. Dalším způsobem, jak zvýšit vazbu, je klást otázky.
- „Zavolej mi, až budeš mít volno“
- „Sejdeme se někdy brzy na oběd“
- "Co si myslíte o…?"
- "Těším se na tvoji odpověď"
Krok 3. Ukončete e -mail
Při ukončení profesionálního e -mailu nezapomeňte stručně poděkovat. Jednoduchý závěrečný pozdrav udrží e -mail na profesionální úrovni, ale přesto vyjádří vaši vděčnost.
- "Pozdravy",
- "Děkuji",
- "S přátelským pozdravem",
- Vyhněte se říkání „s pozdravem a pozdravem“, „s pozdravem“, „na zdraví!“, „S pozdravem míru“, „děkuji za pozornost“.
Krok 4. Zahrňte podpis
Pokud jste svou e -mailovou službu nenakonfigurovali tak, aby obsahovala podpis, nezapomeňte e -mail ukončit svým jménem, titulem a kontaktními údaji. Nezahlťte tuto sekci pěti telefonními čísly, dvěma e -mailovými adresami a třemi webovými stránkami. Mějte to jednoduché, aby příjemce věděl, jak nejlépe se s vámi znovu spojit. Do podpisu nepoužívejte uvozovky.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Krok 5. Zkontrolujte pravopis e -mailu
Než kliknete na tlačítko „Odeslat“, věnujte chvilku čtení svého e -mailu a opravte všechny chyby, které najdete. Tento e -mail bude pravděpodobně vaším prvním kontaktem s příjemcem, takže zanechte nejlepší dojem. Pravopisné a gramatické chyby okamžitě způsobí, že vaše e -maily budou vypadat mnohem méně profesionálně.
