Rozhodnutí o správném formátu dopisu závisí především na typu dopisu, který chcete napsat, a komu dopis adresujete. Formát dopisu, který můžete použít při psaní příteli, se bude velmi lišit od formátu používaného pro psaní formálních dopisů. Tradiční formát dopisu zasílaný poštou se navíc liší od formátu používaného pro e -maily. Pokračujte ve čtení, abyste se dozvěděli více o tom, jak správně formátovat dopis, který můžete použít k napsání dalšího dopisu.
Krok
Metoda 1 ze 4: Formátování obchodního nebo formálního dopisu
Krok 1. Napište své jméno a adresu v horní části dopisu
Zahrňte adresy, města, provincie a poštovní směrovací čísla do bloků, zarovnaných vlevo a oddělených mezerami.
- Město, provincie a PSČ se zapisují na jeden řádek, zatímco adresy ulic se zapisují na samostatný řádek.
- Pokud odesíláte dopis pomocí hlavičkového papíru, který již tyto informace obsahuje, tento krok přeskočte. Nezadávejte zpáteční adresu dvakrát.
Krok 2. Napište datum přímo pod vaši adresu
Napište datum, kdy byl dopis napsán, nebo datum, kdy byl dopis dokončen, je to na vás.
- Datum je napsáno vlevo, stejně jako psaní adresy, která je přímo nad ním.
- Napište datum ve formátu „měsíc-den-rok“. Měsíc pište písmeny, ale den a rok použijte čísla. Například: 9. února 2013.
Krok 3. Mezi datem a další částí dopisu ponechte prázdný řádek
Tím se adresa oddělí od další části, což usnadní čtení.
Krok 4. V případě potřeby si zapište referenční čáru
Pokud je dopis napsán s odkazem na určitý bod, může to čtenáři pomoci napsat referenční řádek, který začíná „Re:“
- Referenční čáry jsou psány zarovnané doleva a snaží se sestávat pouze z jednoho řádku.
- Při odpovědi na dopisy, nabídky práce nebo při žádosti o informace si poznamenejte referenční řádek.
- Pokud píšete referenční řádek, ponechte za ním prázdný řádek, abyste oddělili referenční řádek od zbytku písmene.
Krok 5. Zapište si adresu příjemce
Zapište si jméno a příjmení příjemce, název společnosti, adresu, město, stát a PSČ.
- Všechny tyto informace jsou zarovnány doleva a odděleny mezerami. Jméno příjemce je napsáno na samostatném řádku spolu s názvem příjemce, názvem společnosti a adresou. Město, provincie a PSČ jsou napsány na jednom řádku.
- Pokud posíláte dopis do jiné země, napište název země velkými písmeny na samostatný řádek pod adresou příjemce.
- Pokud je to možné, adresujte dopis konkrétní osobě a napište jméno osoby s příslušným titulem, například „Pan“nebo „Matka“. Pokud neznáte pohlaví příjemce, název si zapisovat nemusíte.
- Ponechte prázdný řádek pod úplnou adresou příjemce.
Krok 6. Začněte tělo dopisu zdvořilým pozdravem
Běžný pozdrav obvykle začíná „Vážený pane“, za kterým následuje jméno a příjmení příjemce. Za příjmení příjemce vložte čárku.
- Pozdravy jsou psány zarovnané vlevo.
- Pokud neznáte pohlaví příjemce, můžete příjemce oslovit jeho úplným jménem nebo napsat pracovní pozici příjemce a jeho příjmení.
- Po pozdravu nechte prázdný řádek.
Krok 7. V případě potřeby napište předmět
Předmět napište velkými písmeny pod pozdrav zarovnaný doleva.
- Předmět ponechejte krátký, ale výstižný. Zkuste sestávat pouze z jednoho řádku.
- Je třeba poznamenat, že toto je netradiční a nemělo by se používat často.
- Nezahrnujte předmět, pokud jste již zahrnuli referenční řádek.
- Pokud zahrnete předmět, ponechte za řádkem předmětu prázdný řádek.
Krok 8. Začněte tělo dopisu krátkým úvodem vysvětlujícím účel vašeho dopisu
Odstavce písmene jsou psány zarovnané vlevo, ale začátek každého odstavce je zapsán odsazeně.
Krok 9. Dodržujte úvod písmene s delším tělem písmene
Tato část by měla vysvětlit účel dopisu a také obsahovat závěr shrnující vše, co je v dopise napsáno.
Napište stručně tělo dopisu. Každý odstavec je oddělený mezerou, ale ponechejte jeden prázdný řádek mezi každým odstavcem a za posledním odstavcem
Krok 10. Ukončete svůj dopis zdvořilým závěrečným pozdravem
Mezi zdvořilé závěrečné pozdravy patří „S pozdravem“, „Zdravím“nebo „Děkuji“. Nezapomeňte napsat závěrečný pozdrav zarovnaný doleva a za ním čárku.
Pouze první písmeno prvního slova závěrečného pozdravu je velké
Krok 11. Následujte závěrečný pozdrav se svým jménem
Než však napíšete své celé jméno, nechte pod závěrečným pozdravem tři prázdné řádky a za nimi na řádku níže název vaší práce.
Krok 12. Seznam příloh na samém konci dopisu
Pokud připojujete přílohu, napište „Přílohy“/ „Příloha“jeden řádek pod vaše jméno a titul a zapište si všechny přílohy, které jsou součástí dopisu.
- Pokud neuvedete žádné přílohy, není to povinné.
- Přílohy jsou zarovnány doleva a rozmístěny po jedné.
Krok 13. V případě potřeby zadejte iniciály písaře
Pokud dopis píše někdo jiný a vy diktujete, uveďte jméno a příjmení písaře úplně dole v dopise, jeden řádek pod přílohou.
Krok 14. Podepište dopis po vytištění
Dopis podepište perem mezi závěrečný pozdrav a své jméno. Podepsání dopisu perem ukazuje příjemci, že si věnujete svůj čas a pošlete mu tento dopis a že je to důležité.
Metoda 2 ze 4: Formátování dopisu blízkému příteli nebo příbuznému (osobní dopis)
Krok 1. Zapište si datum
Vpravo nahoře v dopise uveďte datum napsání dopisu nebo datum jeho dokončení.
- Napište datum ve formátu „měsíc-den-rok“. Psaní měsíce písmeny je obvykle standardní formát, ale pro tento typ dopisu můžete napsat celé datum v číslech.
- Datum je napsáno zarovnané vpravo.
Krok 2. Napište přátelský pozdrav
„Drahý“pozdrav je stále nejčastěji používaným pozdravem, ale v závislosti na vašem vztahu s příjemcem můžete možná napsat jméno příjemce bez jakékoli formality.
- Pozdravy jsou psány zarovnané doleva a za nimi čárka.
- Při psaní příteli nebo kolegovi můžete obvykle napsat pouze jejich křestní jméno. Například: „Drahá Jane“.
- V případě ještě osobnějšího dopisu možná budete chtít nahradit „Vážení“neformálním pozdravem, například „Dobrý den“, „Ahoj“nebo „Hej“.
- Pokud píšete rodiči nebo někomu, koho opravdu potřebujete respektovat, uveďte osobní jméno a příjmení příjemce. Například: „Vážená paní Robertsová“
- Mezi pozdravem a hlavním textem dopisu nechte prázdný řádek.
Krok 3. Napište úvod, tělo/tělo a závěr k hlavnímu textu vašeho dopisu
Úvod a závěr by měl být pouze jeden krátký odstavec, ale tělo dopisu je obvykle mnohem delší.
- Hlavní text písmene je zarovnán doleva, ale první řádek každého odstavce je odsazen.
- Celý hlavní text dopisu je prostý. V osobním dopise obvykle nenecháváte odstavce mezi odstavci, ale můžete, pokud vám to usnadní čtení dopisu.
- Za poslední větou hlavního textu ponechte prázdný řádek, který oddělí hlavní text od závěrečného pozdravu.
Krok 4. Zavřete vhodným závěrečným pozdravem
„S pozdravem“se stále používá zcela běžně, dokonce i pro osobní dopisy. Pokud je však dopis dostatečně neformální, můžete zahrnout méně obvyklý závěrečný pozdrav. Zkuste něco jako „Uvidíme se později!“nebo „Uvidíme se později!“pokud napíšete blízkému příteli.
- Za závěrečný pozdrav vložte čárku, ale nezadávejte za ním své jméno.
- Závěrečný pozdrav je napsán rovnoběžně s hlavičkou dopisu.
Krok 5. Podepište svůj dopis
Podepište svůj dopis pod závěrečným pozdravem. Vaše jméno je obvykle psáno ručně, nikoli vytištěno na tiskárně.
Pokud si obvykle zavoláte křestní jména s příjemcem dopisu, stačí si napsat své křestní jméno a máte hotovo. Pokud však příjemce nemusí vědět, kdo jste, vaše křestní jméno, nezapomeňte uvést také své příjmení
Metoda 3 ze 4: Formátování oficiálního nebo obchodního e -mailu
Krok 1. Začněte tím, že napíšete krátký, ale přesný popis účelu vašeho e -mailu
Tento popis se nachází v předmětu vašeho e -mailu, nikoli v těle e -mailu.
Pokud příjemce vašeho e -mailu čekal na váš e -mail, může tento popis sloužit pouze jako odkaz na probírané téma. Pokud na tento e -mail nečekáte, může být psaní popisu trochu obtížné. Účelem psaní popisu je, aby čtenáři při otevření a přečtení vašeho e -mailu uhodli, o čem je váš e -mail. To znamená, že popis musí motivovat vaše čtenáře k otevření a přečtení vašeho e -mailu
Krok 2. Začněte psát e -mail s formálním pozdravem
Obvykle začíná „Vážení“a následuje oficiální název příjemce e -mailu nebo společnosti, které posíláte e -mail.
- Pokud je to možné, adresujte dopis konkrétnímu příjemci. Vyhněte se zasílání dopisů anonymním příjemcům. „Komu se to může týkat“použijte, pouze pokud neexistuje jiná možnost.
- Ve skutečnosti je nejvhodnější interpunkcí použitou po pozdravu stále dvojtečka. V dnešní době však většina lidí používá po pozdravu čárku při psaní oficiálních e -mailů.
- Pokud si nejste jisti, zda pozdravit příjemce „maminkou“nebo „otcem“, stačí napsat celé jméno příjemce.
- Po formálním pozdravu nechte prázdný řádek.
Krok 3. Napište hlavní text dopisu tak, aby byl krátký, ale informativní
Jako každý typ dopisu by měl hlavní text obsahovat úvod, tělo a závěr. Udržujte všechny části, včetně částí těla, co nejkratší a nejpřesnější.
- Hlavní text je zarovnán doleva.
- Začátek každého odstavce nemusí být odsazen.
- Hlavní text je prostý, ale mezi každým odstavcem a za posledním odstavcem ponechte prázdný řádek.
Krok 4. Použijte zdvořilý závěrečný pozdrav
Za hlavní text dopisu napište „S pozdravem“nebo jiný stejně zdvořilý závěrečný pozdrav a čárkou ho dodržujte.
- Nezapomeňte napsat závěrečný pozdrav zarovnaný doleva a pouze první písmeno prvního slova pozdravu bude velké.
- Další formální závěrečné pozdravy, které lze použít, zahrnují „Děkuji“, „Pozdravy“a „Zdravím“.
Krok 5. Napište své jméno těsně pod závěrečný pozdrav
Na rozdíl od dopisů psaných/vytištěných na papíře nebudete moci své e -maily podepisovat perem.
Vaše jméno je zarovnáno doleva
Krok 6. Napište své kontaktní informace do spodní části
Za jménem ponechte prázdný řádek a poté zadejte svou fyzickou adresu, telefonní číslo, e -mailovou adresu a váš web nebo blog, pokud jej máte.
Všechny informace jsou psány zarovnané vlevo a oddělené mezerami. Každý kontakt je uveden na samostatném řádku
Metoda 4 ze 4: Formátování e -mailů pro přátele
Krok 1. Začněte tím, že do sekce Předmět e -mailu napíšete stručný, ale přesný popis předmětu vaší e -mailové zprávy
Tento popis umožňuje příjemcům na první pohled zjistit předmět vašeho e -mailu před jeho otevřením a poskytuje jim dostatek informací, aby mohli hádat, o čem váš e -mail je.
Krok 2. Začněte tím, že do textové části e -mailu napíšete zdvořilý pozdrav nebo pozdrav
Můžete si napsat jakýkoli zdvořilý pozdrav, který se vám líbí, například „Drahý“. Následujte toto se jménem příjemce.
- Pozdravy jsou psány zarovnané vlevo.
- Pokud si píšete s blízkým přítelem, můžete pozdrav úplně vynechat a začít pouze jejich křestním jménem a čárkou.
- Mezi pozdravem a tělem e -mailu ponechte prázdný řádek.
Krok 3. Zadejte do těla svého e -mailu
Stejně jako všechny typy dopisů by tělo vašeho e -mailu mělo obsahovat úvod, tělo a závěr. Pokud však píšete e -mail blízkému příteli, tento typ formátu nemusí být nutný.
Krok 4. Ukončete svůj e -mail závěrečným pozdravem
Při zavírání e -mailu příteli nemusí být závěrečný pozdrav formální, ale mělo by to být známkou toho, že váš e -mail končí.
Pokud si píšete s velmi blízkým přítelem, někdy je v pořádku, když místo psaní závěrečného pozdravu svůj e -mail jednoduše ukončíte jménem
Tipy
- Je třeba poznamenat, že mezi oficiálními dopisy ve Spojených státech a oficiálními dopisy ve Velké Británii (Velké Británii) existují malé rozdíly. Ve Velké Británii jsou zpáteční adresa a datum zarovnány vpravo a předmětový řádek, pokud existuje, je vycentrován. Datum je navíc napsáno ve formátu „den-měsíc-rok“a za pozdravem je napsána čárka, nikoli dvojtečka.
- Pokud se vám nelíbí zde popsaný formát, který je někdy označován jako formát bloku, můžete také použít upravený formát bloku a formát semi-block. Tyto formáty obsahují v podstatě stejné informace a liší se pouze umístění.
