Jak provést hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Jak provést hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)
Jak provést hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Obsah:

Anonim

Tento wikiHow vás naučí používat funkci "Sloučení pošty" v aplikaci Microsoft Word. Funkce hromadné korespondence vám umožňuje použít list s kontaktními informacemi k automatickému přiřazení jiné adresy, jména nebo informací ke každé kopii dokumentu. Tato funkce je užitečná, když potřebujete upravit bulletin nebo čestné prohlášení, protože nemusíte ručně psát každé jiné jméno nebo adresu v horní části každého dokumentu.

Krok

Část 1 ze 3: Vytvoření listu kontaktu

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 1
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 1

Krok 1. Otevřete Microsoft Excel

Ikona aplikace Microsoft Excel připomíná bílé „X“na bílém pozadí. Poté se zobrazí stránka „Nová“.

Pokud již v aplikaci Excel list kontaktů máte, přeskočte na krok načítání nebo importu kontaktů aplikace Excel

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 2
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 2

Krok 2. Klikněte na Prázdný sešit

Je v levém horním rohu stránky „Nové“. Poté se otevře nový dokument aplikace Excel.

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 3
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 3

Krok 3. Přidejte záhlaví kontaktu

Začínáme z krabice A1 ”Vpravo zadejte záhlaví nebo název následujícím způsobem:

  • "Jméno" - do tohoto pole (pole "je třeba zadat křestní jméno kontaktu" A1 ”).
  • „Příjmení“- do tohoto pole je třeba zadat příjmení kontaktu (pole „ B1 ”).
  • „Tel“- do tohoto pole bude přidáno kontaktní telefonní číslo (pole „ C1 ”).
  • „StreetAddress“- do tohoto pole je třeba zadat kontaktní adresu (pole „ D1 ”).
  • „Město“- K tomuto kontaktu je třeba přidat rodné město/bydliště kontaktu (rámeček „ E1 ”).
  • „Stát“- Do tohoto sloupce bude přidána provincie původu kontaktu F1 ”).
  • „ZIP“- Do tohoto sloupce (sloupec „Je třeba přidat poštovní směrovací číslo, kde kontakt žije“ G1 ”).
  • „E -mail“- do tohoto pole bude zadána e -mailová adresa kontaktu (pole „ H1 ”).
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 4
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 4

Krok 4. Zadejte kontaktní informace

Počínaje sloupcem A pole 2 zadejte kontaktní údaje pro každou osobu, kterou chcete přidat do nástroje hromadné korespondence.

Než přejdete k dalšímu kroku, zkontrolujte, zda jsou zadané informace přesné

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 5
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 5

Krok 5. Uložte dokument

Chcete -li jej uložit:

  • Windows - Klikněte na „ Soubor ", Vybrat " Uložit jako ", dvojklik " Tento PC ”, Vyberte umístění úložiště souborů na levé straně okna, do pole„ Název souboru “zadejte název dokumentu a klikněte na„ Uložit ”.
  • Mac - Klikněte na „ Soubor ", Vybrat " Uložit jako… ”, Zadejte název dokumentu do pole„ Uložit jako “, vyberte umístění úložiště kliknutím na pole„ Kde “a výběrem složky a poté klikněte na„ Uložit ”.
  • Zapamatujte si umístění pro uložení vybraného souboru. Poté budete muset v tomto místě vyhledat list s kontakty aplikace Excel.
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 6
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 6

Krok 6. Zavřete okno aplikace Excel

Klikněte na tlačítko X ”V pravém horním rohu okna aplikace Excel (Windows) nebo červeného kruhu v levém horním rohu okna (Mac). Nyní můžete v aplikaci Microsoft Word vytvořit nebo použít funkci hromadné korespondence.

Část 2 ze 3: Import kontaktů do aplikace Word

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 7
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 7

Krok 1. Otevřete Microsoft Word

Ikona aplikace Microsoft Word vypadá jako bílé „W“na tmavě modrém pozadí. Stejně jako v aplikaci Microsoft Excel se po otevření programu zobrazí stránka „Nová“.

Pokud již máte dokument aplikace Microsoft Word, do kterého chcete přidat kontakty z Excelu, budete muset dokument poklepáním otevřít. Pokud již vlastní dokument máte, přeskočte další krok

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 8
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 8

Krok 2. Klikněte na Prázdný dokument

Je to bílé pole v levém horním rohu stránky. Poté se zobrazí prázdný dokument aplikace Microsoft Word.

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 9
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 9

Krok 3. Klikněte na kartu Poštovní zásilky

Tato karta je v horní části okna aplikace Microsoft Word. Poté se panel nástrojů zobrazí těsně pod řadou karet.

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 10
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 10

Krok 4. Klikněte na Vybrat příjemce

Je to v části "Spustit hromadnou korespondenci" na panelu nástrojů " Poštovní zásilky " Poté se zobrazí rozevírací nabídka.

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 11
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 11

Krok 5. Klikněte na Použít existující seznam…

Tato možnost je v rozevírací nabídce. Poté se otevře nové okno.

  • Pokud chcete používat kontakty z aplikace Outlook, můžete vybrat možnost „ Vyberte si z Kontaktů aplikace Outlook ”Z rozevírací nabídky.
  • Můžete také zadat dočasný seznam kontaktních informací ve Wordu výběrem „ Zadejte nový seznam " Tato funkce je užitečná, když potřebujete vytvořit pouze některé kontaktní údaje.
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 12
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 12

Krok 6. Vyberte list kontaktů aplikace Microsoft Excel

V levé části okna klikněte na složku, která obsahuje list kontaktů aplikace Excel. Poté klikněte na list aplikace Excel a vyberte jej.

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 13
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 13

Krok 7. Klikněte na Otevřít

Je v pravém dolním rohu okna.

Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 14
Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 14

Krok 8. Potvrďte svůj výběr

V rozbalovacím okně klikněte na název listu aplikace Excel a poté klikněte na „ OK “Což je pod oknem. Jako umístění zdroje kontaktu bude vybrán váš list aplikace Excel.

Zkontrolujte, zda je v dolní části okna zaškrtnuto políčko „První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců“

Část 3 ze 3: Použití funkce hromadné korespondence

Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 15
Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 15

Krok 1. Přejděte na místo nebo bod, kam chcete vložit kontaktní informace

Najděte místo, kam chcete přidat kontaktní informace (např. Hlavu dokumentu), a kliknutím na něj umístěte kurzor.

Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 16
Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 16

Krok 2. Klikněte na Vložit slučovací pole

Tato možnost je na kartě „v části“Pole pro zápis a vložení”. Poštovní zásilky Poté se zobrazí rozevírací nabídka.

Možná budete muset kliknout na kartu „ Poštovní zásilky ”Ještě jednou před provedením tohoto kroku.

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 17
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 17

Krok 3. Vyberte typ informací

V rozevírací nabídce klepněte na název jednoho z nadpisů nebo nadpisů informací z dokumentu aplikace Excel a vložte jej do dokumentu aplikace Word.

Pokud například chcete přidat jmenovku kontaktu, klikněte na „ Jméno ”V rozevírací nabídce.

Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 18
Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 18

Krok 4. V případě potřeby přidejte další informace

Tyto informace zahrnují adresu, příjmení, kontaktní telefonní číslo atd.

Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 19
Sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word, krok 19

Krok 5. Klikněte na Dokončit a sloučit

Je úplně vpravo na panelu nástrojů karty. Poštovní zásilky Poté se zobrazí rozevírací nabídka.

Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 20
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 20

Krok 6. Určete možnosti slučování

Klikněte na jednu z následujících možností:

  • “ Upravit jednotlivé dokumenty ” - Tato možnost otevře každý dokument příjemce, abyste mohli dokument znovu upravit.
  • “ Tisk dokumentů… ” - Tato možnost vám umožňuje vytisknout kopii dokumentu pro každou osobu uvedenou na listu kontaktů.
  • “ Odesílat e -mailové zprávy… ”-Tato možnost vám umožňuje odeslat dokument jako e-mail. E -mailová adresa kontaktu bude vybrána jako cílová e -mailová adresa.
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 21
Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word, krok 21

Krok 7. Postupujte podle pokynů na obrazovce

V závislosti na vybraných možnostech můžete mít další formuláře ke kontrole (např. Pokud vyberete „ E-mailem “, Musíte zadat název a kliknout na„ OK ). Poté je proces sloučení pošty dokončen.

Tipy

Funkce hromadné korespondence je užitečná, zejména když vytváříte faktury, účty, zprávy a další hromadné dokumenty, ke kterým je třeba připojit jména, adresy a další osobní údaje

Doporučuje:

Jak vytvořit vizitku v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Jak vytvořit vizitku v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Chcete rychle vytvářet vizitky, ale nemáte drahý designový software? Microsoft Word poskytuje nástroje, které potřebujete k vytváření a tisku vizitek. Pomocí šablon můžete snadno a přesto osobně vytvářet vizitky nebo vytvářet vizitky úplně od začátku.

Jak otočit text v aplikaci Microsoft Word: 7 kroků (s obrázky)

Jak otočit text v aplikaci Microsoft Word: 7 kroků (s obrázky)

Tento wikiHow vás naučí, jak otáčet text v dokumentu Microsoft Word. Krok Krok 1. Otevřete dokument Microsoft Word Můžete jej otevřít poklepáním na modrobílou ikonu Microsoft s písmenem „ W “, Kliknutím na možnost„ Soubor “Na panelu nabídek a poté vyberte„ Otevřeno… ”.

Jak sloučit dokumenty v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Jak sloučit dokumenty v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Tento wikiHow vás naučí kombinovat více dokumentů aplikace Microsoft Word do jednoho dokumentu. Kromě samostatných dokumentů můžete také zkombinovat několik verzí stejného dokumentu do jednoho nového souboru. I když se to na první pohled může zdát jako potíže, následující kroky jsou ve skutečnosti opravdu snadné a můžete rychle kombinovat soubory!

Jak vytvářet štítky v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Jak vytvářet štítky v aplikaci Microsoft Word (s obrázky)

Tento wikiHow vás naučí, jak nastavit a vytisknout šablonu pro jeden nebo více štítků pomocí aplikace Microsoft Word. Krok Metoda 1 ze 2: Tisk jednoho štítku nebo jednoho listu stejného štítku Krok 1. Vezměte štítek, který chcete vytisknout Štítky se dodávají v několika velikostech v závislosti na vašich potřebách, od běžných velikostí, obálek č.

Jak provést analýzu trendu v aplikaci Excel: 15 kroků (s obrázky)

Jak provést analýzu trendu v aplikaci Excel: 15 kroků (s obrázky)

Tento wikiHow vás naučí, jak vytvořit graf projekce dat v aplikaci Microsoft Excel. Můžete to udělat na počítačích se systémem Windows i Mac. Krok Metoda 1 ze 2: Analýza trendů pomocí systému Windows Krok 1. Otevřete sešit aplikace Excel Poklepejte na sešit aplikace Excel, který obsahuje vaše data.