Psaní e -mailu je ve skutečnosti docela jednoduché, ale existuje obecný formát, kterému byste měli věnovat pozornost. Uvědomte si také rozdíl mezi oficiálními a neformálními e -maily. Zde jsou věci, které byste měli vědět.
Krok
Metoda 1 z 5: Základní kroky odesílání e -mailu
Krok 1. Vytvořte e -mailovou adresu
Pokud ještě nemáte e -mailovou adresu, budete se muset před pokračováním zaregistrovat u poskytovatele e -mailových služeb. Naštěstí vám mnoho bezplatných webových e-mailových služeb umožňuje získat e-mailovou adresu bez utrácení peněz. Mezi nejoblíbenější webové e -mailové služby patří:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
Krok 2. Klikněte na „Napsat“nebo „Nový
„Před vytvořením e -mailu budete muset otevřít novou prázdnou schránku, ze které můžete psát. Způsob otevírání schránky se liší v závislosti na službě, kterou používáte, ale v horní části stránky se obvykle nachází tlačítko s štítek jako „Napsat“, „Nový“nebo „Nová zpráva“.
Pokud nevíte, jak vytvořit novou zprávu, podívejte se na stránku podpory vaší e -mailové služby, kde se dozvíte, jak to udělat podrobně
Krok 3. Zapište si e -mailovou adresu příjemce
E -mailovou adresu nemusíte zapisovat, ale měli byste si napsat e -mailovou adresu osoby, která obdrží váš e -mail.
- Obvykle můžete k oddělení více e -mailových adres jednoduše použít mezeru, ale některé služby vyžadují, abyste více e -mailových adres oddělili čárkou nebo jiným interpunkčním znaménkem. Pokud služba, kterou používáte, vyžaduje použití těchto interpunkčních znamének, měl by vám poskytovatel služby poskytnout pokyny.
- Do pole „Komu:“zadejte e -mailovou adresu primárního příjemce. Primárním příjemcem je obvykle osoba, jíž je zpráva určena, nebo je uvedena v textu e -mailu.
- Do pole „CC:“zadejte jinou e -mailovou adresu. Tento sloupec je sloupcem „kopie“. Příjemci se obvykle zadávají do pole kopie, pokud e -mail není konkrétně adresován příjemci kopie, ale obsahuje věci, které by měl vědět.
- Pomocí pole „BCC:“skryjte e -mailové adresy. Pokud nechcete, aby příjemci viděli, komu je e -mail adresován, zadejte adresu příjemce do pole „slepá kopie“.
Krok 4. Napište informativní název
Každá e -mailová služba vám umožňuje napsat název/předmět vašeho e -mailu do pole „Předmět“.
-
Název vašeho e -mailu by měl být krátký, ale dejte příjemci představu o obsahu e -mailu.
- Neformální e -mail příteli může mít například název „Jak se máš?“, Ale pokud jste úkol odeslali e -mailem, e -mail může mít název „Matematické přiřazení“.
- Otázky lektorům nebo nadřízeným mohou mít také název „Otázky týkající se …“, poté následuje krátký štítek obsahující vysvětlení tématu, na které se ptáte.
- Pamatujte, že zprávy bez názvu se budou zobrazovat ve složkách doručené pošty příjemců označených „(bez předmětu)“.
Krok 5. Napište tělo vašeho e -mailu
Tělo e -mailu by mělo být napsáno ve velkém textovém poli pod polem názvu.
- E -mail by obecně měl obsahovat pozdrav, zprávu a zavření.
- Protože je e -mail určen pro rychlou komunikaci, měli byste se obecně ujistit, že váš e -mail není příliš dlouhý.
Krok 6. Stiskněte tlačítko „Odeslat“
Až dokončíte psaní e -mailu, znovu si jej přečtěte, abyste se ujistili, že jste neudělali žádné gramatické nebo pravopisné chyby a že zpráva vyvolá téma, kterému se chcete věnovat. Až bude váš e -mail připraven k odeslání, odešlete e -mail příjemci kliknutím na „Odeslat“v poli se zprávou.
Metoda 2 z 5: Psaní neoficiálního e -mailu
Krok 1. Vědět, kdy posílat neformální e -maily
Neoficiální e -maily by měly být adresovány lidem, na kterých vám záleží, včetně přátel, rodiny a partnerů. Pokud váš e -mail není oficiální a posíláte ho někomu, koho dobře znáte, můžete poslat neformální e -mail.
Jedinou vhodnou dobou pro zaslání formálního e -mailu přátelům nebo rodině je odeslání skupinové zprávy s formálním tónem, například žádost o dary nebo reklama. Vzhledem k tomu, že e -mail bude zasílán také lidem, kteří vám nejsou příliš blízcí, budete muset upravit tón, abyste těmto lidem udělali radost
Krok 2. Napište neformální název
Název nemusíte psát, ale e -mailu byste měli dát název. Napište název, který je krátký, stručný a přátelský.
- Pokud například píšete e -mail starému příteli, můžete použít název, který vás rozesměje, nebo jednoduchý název jako „Long time no see!“.
- Pokud píšete e -mail s konkrétním účelem, poznamenejte si svůj účel. Pokud například píšete e-mail o setkání, pojmenujte svůj e-mail názvem, který uvádí událost.
Krok 3. Zvažte v e -mailu uvést jméno příjemce
U neformálních e -mailů to není nezbytně nutné, ale přesto to může být zdvořilý způsob, jak zahájit zprávu.
-
Váš pozdrav může být stejně jednoduchý jako jméno příjemce:
Bob,
-
Můžete také zahrnout přátelský pozdrav:
- "Čau Bobe!"
- "Pane Bob,"
- „Dobré ráno, Bobe!“
Krok 4. Napište e -mail jasně, ale použijte neformální jazykový styl
Obsah vašeho e -mailu by měl být snadno srozumitelný, ale v neformálním konverzačním tónu.
- Přečtěte si e -mail a zeptejte se sami sebe, je tento e -mail podobný tomu, co bych řekl, kdybych mluvil osobně? Pokud je odpověď ano, našli jste správný tón pro neformální e -maily.
- Používejte zkratky. Zkratky nejsou součástí formálního psaní. ale běžně se používá v každodenní konverzaci. Zkratka je tedy vhodná pro neformální e -maily.
- V případě potřeby použijte slang. Můžete použít internetový slang, například: „thx“pro „děkuji“. „Titi DJ“pro „buďte opatrní na cestách“, „s7“pro „souhlas“atd.
- V případě potřeby také použijte emotikony:).
Krok 5. Zvažte napsání svého jména na konec e -mailu
Stejně jako pozdrav, zavírání nebo podpis nejsou pro neformální e -maily opravdu nutné, mohou být dobrým způsobem, jak zavřít zprávu.
-
Zavření vašeho e -mailu může být pouze jméno:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Můžete také být trochu kreativní se zavíráním e -mailů:
- „To je hodně dávno! Jen.“
- "Tento e -mail bude automaticky smazán. 3 … 2 … 1 …"
Metoda 3 z 5: Napsání oficiálního e -mailu
Krok 1. Vědět, kdy je čas poslat oficiální e -mail
Při psaní zpráv lidem, které dobře neznáte, jako jsou šéfové, spolupracovníci, klienti a zákazníci, instruktoři a komunitní/političtí vůdci, byste měli používat formální e -mail.
-
Mějte na paměti, že při psaní e -mailů výše uvedeným lidem můžete mít pocit, že je formální e -mail zbytečný, jakmile s touto osobou budete mít vztah. Když vám přijde formální e-mail příliš ztuhlý, napište „poloformální“e-mail.
- V poloformálních e-mailech může být váš styl trochu uvolněnější, ale stále nemáte povoleno používat internetový slang.
- Na poloformální e-maily byste měli i nadále uvádět podpis, ale nemusíte pod svým jménem uvádět všechny své kontaktní údaje.
Krok 2. Napište informativní název
Název vašeho e -mailu by měl být krátký, ale přesný. Přejděte přímo k problému, který nastolujete.
-
Například:
- Když pošlete svému profesorovi e -mail o zadání eseje, napište „Otázky na esej“.
- Když se ucházíte o práci, o které víte z inzerátu, napište „Žádost o vedoucí pozici (z inzerátu)“.
- Pokud píšete e -mail s žádostí o pomoc zákaznickému servisu nebo hlásíte technický problém, napište „Problém s číslem dílu 000000“.
Krok 3. Napište formální pozdrav
Formální pozdrav musí obsahovat „Vážený/Vážený“a za ním jméno příjemce. Použijte příjmení příjemce a příslušný název, poté pozdrav ukončete tečkou.
-
Například:
- „Vážený pane Smithe“
- „Vážená paní Jonesová“
- „Vážený doktore Evanse“
Krok 4. Zajistěte, aby obsah e -mailu byl cílený a přesný
Ujistěte se, že není delší než několik odstavců a že obsah je skutečně určen k pokrytí předmětu e -mailu. Používejte formální jazyk a ujistěte se, že jsou vaše pravopis a gramatika správné.
- Vyvarujte se používání zkratek.
- Nepoužívejte internetový slang nebo emotikony.
Krok 5. Použijte vhodný závěrečný pozdrav
Nejběžnějším závěrečným pozdravem je „Pozdravy“, ale můžete použít také několik dalších závěrečných pozdravů. Použijte zdvořilý závěrečný pozdrav a ukončete čárkou.
-
Mezi další závěrečné pozdravy, které můžete použít, patří:
- S pozdravem,
- Děkuji,
- Všechno nejlepší,
Krok 6. V případě potřeby uveďte v podpisu kontaktní informace
Pod pozdrav na závěr e -mailu uveďte své celé jméno. Pod svým jménem můžete uvést své jméno a kontaktní údaje, které mohou být vyžadovány.
- Vaše pozice, pokud existuje, musí obsahovat pozici a název společnosti/instituce, kde pracujete.
- Uveďte alespoň telefonní číslo, faxové číslo a e -mailovou adresu. Můžete také přidat poštovní adresu a webové stránky.
Metoda 4 z 5: Typy neoficiálních e -mailů
Krok 1. Napište e -mail příteli, který se přestěhoval
Pokud se vaši přátelé, rodina nebo partner nedávno přestěhovali, napište jim e -mail s dotazem na jejich stav. Zeptejte se, jak probíhá jejich migrační proces, jaké je jejich nové prostředí atd.
Krok 2. E -mail příteli, který vám nikdy nedal e -mailovou adresu
Pokud obdržíte e -mailovou adresu přítele od někoho jiného, je velmi důležité napsat e -mail a ujistit se, že e -mail vašeho přítele je správný. Nezapomeňte také vysvětlit, kdo jste.
Krok 3. Naučte se psát e -maily mužům
Pokud jste žena a píšete si poprvé s mužem e -mail, můžete pociťovat úzkost, zvláště pokud jde o muže, který by se vám mohl líbit. Zkuste napsat e -mail, který vypadá uvolněně, ale přesto chytře a klidně.
I když to vypadá nebezpečně, můžete napsat e -mail a vyjádřit svou lásku
Krok 4. Naučte se psát e -maily ženám
Pokud jste chlap, který poprvé posílá e -mail ženě, může se vám zdát tento proces příliš obtížný. Uklidněte se a napište zprávu, která vypadá ležérně, ale úhledně.
Krok 5. Napište e -mail s žádostí
Pokud chcete příjemci e -mailu působit vtipně, použijte stejný jazyk jako svůdný jazyk, který používáte před příjemcem. Můžete také použít emotikony nebo výrazy jako „objetí a polibky“.
Na seznamky můžete také psát svůdné e -maily lidem, které znáte. Pokud píšete tento e -mail, musíte vypadat svůdně i informovaně, aby věděl, kdo jste
Krok 6. Napište milostný e -mail
V této digitální éře jsou milostné e -maily stejně důležité jako milostné dopisy. Pokud je váš partner venku a chcete vyjádřit svou lásku, nejrychlejší způsob, jak to udělat, je e -mail.
Metoda 5 z 5: Typy formálních e -mailů
Krok 1. Odešlete svou žádost o zaměstnání e -mailem
Když pošlete e -mail s přihláškou a životopisem, měli byste vysvětlit, o jaké volné pracovní místo se ucházíte, proč chcete práci a jaké máte kvalifikace, které by vás na danou pozici dobře pasovaly. Jako přílohu byste měli uvést také svůj životopis.
- Můžete také napsat e -mail a požádat o stáž. Vysvětlete, jaký druh stáže chcete a jak vám může pomoci splnit vaše kariérní cíle. Uveďte také důvody, proč byste měli být na stáž vybráni.
- Pokud neobdržíte odpověď ohledně pozice, o kterou se ucházíte, odešlete následný e-mail.
Krok 2. Vědět, jak poslat e -mail lektorům
Zasílání e -mailů profesorům může být skličující, ale stále je to stejně obtížné jako odesílání jakýchkoli jiných formálních e -mailů. Váš profesor může být zaneprázdněný člověk, proto otázky položte co nejjasněji.
Pokud jste lektorem dobře známi, můžete mu také poslat e -mailem žádost o doporučující dopis
Krok 3. Odešlete „dotaz“na e -mail
Tento e -mail je e -mailovým dotazem redaktorovi na přijetí díla k publikaci. Svou práci musíte vysvětlit, aby ji editor pochopil.
Krok 4. K kontaktování personálu použijte e -mail
Pokud máte pocit, že je s HR vaší společnosti něco v nepořádku, nejrychlejší způsob, jak to vyřešit, je zaslat e -mail příslušnému personálu. Ujistěte se, že váš e -mail dobře popisuje problém.
Varování
V e -mailech neposkytujte hesla, uživatelská jména ani osobní údaje, jako jsou čísla kreditních karet a DIČ.
