E -mail ze své podstaty není tak formální jako písemný dopis. Někdy však potřebujete při psaní e -mailů použít formálnější tón. Zvažte, kdo je příjemce, a poté vyberte správný pozdrav. Poté můžete vymyslet formát pozdravu a napsat úvodní větu.
Krok
Část 1 ze 3: Zvažování příjemců
Krok 1. Rozhodněte se, jak formální musíte být
I když napíšete „formální“e -mail, úroveň formality závisí na osobě, která jej obdržela. Například úroveň formality e -mailu lektorovi není stejná jako e -mail pro žádost o zaměstnání.
Při prvním kontaktu použijte pro jistotu formálnější tón
Krok 2. Najděte jméno příjemce
Proveďte malý průzkum a najděte příjemce, které neznáte. Znalost jména učiní pozdrav osobnějším, i když použijete formální techniku.
Krok 3. Postupujte podle příkladu příjemce
Pokud vám příjemce nejprve pošle e -mail, můžete zkopírovat pozdrav, který používá. Pokud například používá „Ahoj“a vaše křestní jméno, můžete odpovědět stejným stylem pomocí „Ahoj“a jeho křestního jména.
Část 2 ze 3: Výběr pozdravů
Krok 1. Použijte „Dear“
S pozdravem „Vážení“. (následuje jméno příjemce) je z nějakého důvodu velmi běžně používané. Tento pozdrav je formální, aniž by byl suverénní, a tak známý, že se mu nedostává velké pozornosti, a to je dobře. Nechcete, aby vynikl pozdrav, který není na místě.
Krok 2. Pokud neznáte jméno příjemce, zkuste „S pozdravem“
Tento pozdrav je v obchodních e -mailech používán poměrně formálně, zvláště pokud neznáte jméno příjemce. Pokud je to možné, je dobré nejprve vyhledat jméno.
Pokud je e -mail velmi formální a neznáte jméno příjemce, můžete také použít „Komu to může vadit“. Tento pozdrav však někdy lidi uráží, protože není osobní
Krok 3. Zvažte „Ahoj“nebo „Dobrý den“v méně formálním e -mailu
E -maily obvykle vypadají méně formálně než písmena obecně. V docela formálním e -mailu tedy můžete použít pozdrav jako „Ahoj“. Pokud například píšete e -mail lektorovi, zejména tomu, kterého znáte, je stále vhodné pozdravit.
Krok 4. Nepoužívejte „hej“
Zatímco v poloformálních e-mailech je „ahoj“přijatelné, „hej“je jiný příběh. Tento pozdrav je velmi náhodný, dokonce i v přímé řeči. Měli byste se tomu tedy vyhnout. I když svého šéfa dobře znáte, vyhněte se používání „Hej“v e -mailech adresovaných jemu nebo jí.
Krok 5. V případě potřeby použijte místo názvu název
Někdy, když někomu napíšete e -mail, poznáte pouze jeho pozici ve společnosti nebo organizaci. V takovém případě místo názvu použijte název, například „Vážení. HR manažer: „Vážení. Náborová komise “nebo„ Vážení. Profesor.
Krok 6. Přidejte pozdrav, aby byl e -mail formálnější
Pokud je to možné, přidejte „Pane“, „Otec“, „Matka“, „Dr.“nebo „profesor“před jménem příjemce pro formálnější dojem. Také použijte své příjmení nebo celé jméno, nejen své křestní jméno.
Část 3 ze 3: Napište a spusťte e -mail
Krok 1. Umístěte pozdrav do prvního řádku
V horním řádku je zvolený pozdrav a za ním jméno příjemce. Pokud je to možné, použijte titul nebo název, například „Pan“, „Matka“nebo „Dr.“, za kterým bude následovat vaše jméno a příjmení.
Krok 2. Použijte čárky
Obecně byste po pozdravu měli použít čárku. Ve formálním dopise můžete použít dvojtečku, ale na e -mail je to obvykle příliš formální. Postačí čárka, ale dvojtečku můžete použít, pokud píšete úvodní dopis do e -mailu.
Krok 3. Pokračujte na další řádek
Salam má své vlastní místo nahoře. Poté stisknutím klávesy Enter pokračujte na další řádek. Pokud místo odsazení vět používáte mezery pro nové odstavce, vložte mezi pozdrav a první odstavec prázdný řádek.
Krok 4. V případě potřeby se představte v úvodní větě
U prvního e -mailu se představte, i když znáte příjemce v reálném životě. Poskytnutím osobních údajů budou příjemci vyzváni, aby si přečetli váš e -mail.
- Například: „Jmenuji se Jessica Hartono a jsem ředitelem marketingu společnosti ABC.“Můžete se také příjemci představit, například „Jmenuji se Rama Susanto a já chodím na vaši třídu marketingu (Marketing 101 každé úterý a čtvrtek odpoledne)“.
- Pokud již příjemce znáte a poslali jste mu e -mail, použijte první větu jako pozdrav. Například „Děkuji za tak rychlou odpověď“nebo „Přeji vám pevné zdraví“.
Krok 5. Napište tělo e -mailu
Většina formálních e -mailů se dostane přímo k jádru věci. To znamená, že první a druhá věta by měly řešit, proč píšete příjemci. Nezapomeňte být o svém cíli co nejstručnější.
