Asistent mimo kancelář nebo „Venku“v aplikaci Microsoft Outlook vám umožňuje nastavit automatické odpovědi zasílané lidem, kteří vás kontaktují, když jste neaktivní nebo mimo kancelář. Funkce Mimo kancelář je k dispozici pouze uživatelům účtu Microsoft Exchange. I domácí uživatelé bez účtu Exchange však mohou stále vytvářet šablony „mimo kancelář“a vytvářet pravidla pro program, aby aplikace Outlook mohla automaticky odesílat odpovědi.
Krok
Metoda 1 ze 4: Outlook 2013 a 2010
Krok 1. Klikněte na nabídku „Soubor“a poté v nabídce na levém postranním panelu vyberte „Informace“
Krok 2. Vyberte „Automatické odpovědi (mimo kancelář)“
Poté se otevře dialogové okno „Automatické odpovědi“.
Pokud tato možnost není k dispozici, možná používáte jiný účet než Exchange. Chcete-li nastavit automatické odpovědi na účty mimo Exchange, postupujte podle kroků popsaných ve čtvrté metodě v tomto článku
Krok 3. Zaškrtněte možnost „Odeslat automatické odpovědi“
Krok 4. Zaškrtněte volbu „Odesílat pouze v tomto časovém rozsahu“, poté vyberte požadovaný čas zahájení („Čas zahájení“) a čas ukončení („Čas ukončení“)
Pokud například plánujete dovolenou na dva týdny, vyberte délku dovolené.
Krok 5. Klikněte na kartu „Inside my organization“, poté zadejte automatizovanou zprávu, která bude odeslána spolupracovníkům (ve stejné kanceláři nebo společnosti), kteří vás chtějí kontaktovat
Krok 6. Klikněte na kartu „Mimo moji organizaci“a poté napište automatizovanou zprávu, která bude odeslána lidem mimo vaši organizaci nebo kancelář, kteří vás chtějí kontaktovat
Napište například zprávu s vysvětlením, že jste zaneprázdněni, a nasměrujte odesílatele zprávy, aby kládl otázky a prodiskutoval problémy s dalšími kontakty v kanceláři.
Krok 7. Klikněte na „OK“
Lidé, kteří vám pošlou e -mail, když nejste v kanceláři, obdrží automatizovanou zprávu, kterou vytvoříte.
Metoda 2 ze 4: Outlook 2007
Krok 1. Klikněte na nabídku „Nástroje“a poté vyberte „Asistent mimo kancelář“
Otevře se dialogové okno „Asistent mimo kancelář“.
Pokud tato možnost není k dispozici, možná používáte jiný účet než Exchange. Chcete-li nastavit automatické odpovědi na účty mimo Exchange, postupujte podle kroků popsaných ve čtvrté metodě v tomto článku
Krok 2. Zaškrtněte možnost „Odeslat automatické odpovědi mimo kancelář“
Krok 3. Zaškrtněte možnost „Odesílat pouze v tomto časovém rozsahu“, poté vyberte požadovaný čas zahájení („Čas zahájení“) a čas ukončení („Čas ukončení“)
Pokud například plánujete být mimo kancelář na jeden den, zvolte vhodné datum (například datum dovolené nebo datum nedostavení se).
Krok 4. Klikněte na kartu „V mé organizaci“a poté zadejte automatickou odpověď, kterou chcete odeslat spolupracovníkům (ve stejné kanceláři nebo společnosti), kteří vás chtějí kontaktovat
Vysvětlete například, že nejste jeden den v kanceláři a vedoucí bude zodpovědný za vaši práci, když budete pryč.
Krok 5. Klikněte na kartu „Mimo moji organizaci“a poté zadejte automatickou zprávu, kterou chcete odeslat lidem mimo vaši organizaci nebo kancelář, kteří vás chtějí kontaktovat
Krok 6. Klikněte na „OK“
Lidé, kteří vám pošlou e -mail, když nejste v kanceláři, obdrží automatizovanou zprávu, kterou vytvoříte.
Metoda 3 ze 4: Outlook 2003
Krok 1. Klikněte na nabídku „Nástroje“a poté vyberte „Asistent mimo kancelář“
Otevře se dialogové okno „Asistent mimo kancelář“.
Pokud tato možnost není k dispozici, možná používáte jiný účet než Exchange. Chcete-li nastavit automatické odpovědi na účty mimo Exchange, postupujte podle kroků popsaných ve čtvrté metodě v tomto článku
Krok 2. Zaškrtněte možnost „Právě nejsem mimo kancelář“
Krok 3. Napište zprávu, kterou chcete automaticky odeslat lidem, kteří vás kontaktují, do pole „Automatická odpověď pouze jednou každému odesílateli s následujícím textem“na obrazovce
Lidé, kteří vám pošlou e -mail, budou dostávat automatické odpovědi, dokud se nevrátíte do práce.
Krok 4. Klikněte na „OK“
Všechny strany, které vás kontaktují e -mailem, dostanou automatickou zprávu „Mimo kancelář“na dobu neurčitou, nebo dokud neopakujete první krok této metody a zvolíte „právě jsem v kanceláři“.
Metoda 4 ze 4: Non-Exchange účet
Krok 1. Spusťte aplikaci Microsoft Outlook na osobním počítači
Krok 2. Klikněte na nabídku „Domů“a vyberte „Nový e -mail“
Krok 3. Zadejte odpověď, kterou chcete automaticky odeslat lidem, kteří vás kontaktují v těle zprávy
Později se tato zpráva použije jako šablona „mimo kancelář“.
Krok 4. Klikněte na nabídku „Soubor“a vyberte „Uložit jako“
Poté se otevře dialogové okno „Uložit jako“.
Krok 5. V rozbalovací nabídce „Uložit jako typ“vyberte „Šablona aplikace Outlook“
Krok 6. Zadejte název šablony zprávy a poté klikněte na „Uložit“
Tuto šablonu lze nyní použít, kdykoli vás nelze kontaktovat e -mailem na vašem osobním účtu Outlook.
Krok 7. Klikněte na „Domů“, vyberte „Pravidla“a vyberte „Spravovat pravidla a upozornění“
Aby se šablona automaticky odesílala odesílatelům zpráv, když nejste v kontaktu, musíte vytvořit pravidlo, které přikáže aplikaci Outlook automaticky odpovídat na dopisy přijaté pomocí šablony.
Krok 8. Vyberte „Nové pravidlo“a poté v části „Začít od prázdného pravidla“vyberte „Použít pravidla pro zprávy, které dostávám“
Krok 9. Klikněte na „Další“a poté znovu vyberte „Další“pro vytvoření pravidla
Krok 10. Zaškrtněte možnost „odpovědět pomocí konkrétní šablony“v části „Co chcete se zprávou dělat? ”.
Krok 11. Zaškrtněte možnost „konkrétní šablona“v části „Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu)“
Krok 12. V rozevírací nabídce „Hledat“vyberte „Uživatelské šablony v systému souborů“
Krok 13. Vyberte předem připravenou šablonu, kterou chcete použít jako automatickou odpověď „mimo kancelář“, poté vyberte „Otevřít“
Krok 14. Klikněte na „Další“a v případě potřeby přidejte výjimky
Můžete například přeposílat e -maily od jednoho konkrétního odesílatele na jiný e -mailový účet.
Krok 15. Klikněte na „Další“a poté zadejte název pravidla automatické odpovědi, které bylo vytvořeno
Krok 16. Klikněte na „Dokončit“
Každý, kdo vám pošle e -mail, dostane automatickou zprávu ze šablony, kterou vytvoříte.
