Zpětná vazba je jedním z hlavních aspektů, které mohou zaměstnancům a studentům pomoci zlepšit se. Kromě toho, že je zpětná vazba považována za důležitou, je ve většině kanceláří a tříd nezbytnou součástí. Je to vidět zejména v případě, že máte zaměstnance nebo jste zodpovědní za výuku ostatních. Psaní zpětné vazby prostřednictvím e-mailu je stále důležitější, protože více pracovníků komunikuje a pracuje na dálku. Pokud jste supervizorem výkonu zaměstnance, napište mu o jeho výkonu zpětnou vazbu. Pokud jste učitel, napište studentům zpětnou vazbu.
Krok
Metoda 1 ze 3: Psaní zpětné vazby pro zaměstnance e -mailem
Krok 1. Řekněte důvod, proč zaměstnanci posíláte e-mail (e-mail)
Můžete mu to sdělit do předmětu e -mailu nebo do těla e -mailu. Je však vhodné uvést to do předmětu e -mailu, aby věděl, co se e -mail chystá přečíst.
Napište například „Zpětná vazba k návrhu projektu - skvělý začátek!“na předmět emailu
Krok 2. Začněte e -mail přátelskou větou
To ukáže zaměstnancům, že poskytujete přátelskou, nikoli kritickou zpětnou vazbu. Navíc to zvyšuje pravděpodobnost, že si čtenáři e -mailů přečtou a obdrží konstruktivní zpětnou vazbu.
Napište něco jako: „Hezký den!“
Krok 3. Oceňte práci, kterou zaměstnanec vykonal
Osoba, která dostává zpětnou vazbu, obvykle udělala úkol, který byste velmi těžce ohodnotili, proto jej na začátku e -mailu pochvalte, aby věděl, že jeho úsilí oceňujete.
Dalo by se říci: „Děkuji, že jste na tomto návrhu tak tvrdě pracovali. Návrh je velmi dobrý. “
Krok 4. Poskytněte zaměstnancům nejprve pozitivní zpětnou vazbu
Pozitivní zpětná vazba zlehčí tvrdou kritiku. Buďte upřímní, ale nezapomeňte ho také pochválit. Měli byste se soustředit na jeho aktuální práci nebo na dříve dokončený úkol.
Řekněte: „Tento návrh je velmi dobrý. Napsali jste velmi působivý cíl a také vidím, že došlo k velkému rozvoji použité metodiky. “
Krok 5. Zapište si negativní zpětnou vazbu jako návrhy
Ve skutečnosti je psaní návrhů o tom, které body je třeba nahradit, efektivnější, ale čtenář tento druh rady příliš dobře nepřijme. Nakonec se mohl cítit znechucen. Zapište si proto zpětnou vazbu ze svého úhlu pohledu a jak byste ji změnili, kdybyste návrh napsali.
Můžete napsat: „Vyměním část první za část druhou, potom část třetí vysvětlím znovu, aby tam mohla být zapsána i část rozpočtu. Kromě toho můžete říci „Chystám se odstranit druhý odstavec, ale na závěr přidám recenzi probíhajícího projektu“
Krok 6. Vysvětlete uvedenou negativní zpětnou vazbu
V případě potřeby vysvětlete, jaký má problém a kde je problém. Pokud se jeho kritika týká změny očekávání nebo směru, dejte mu vědět. Uveďte také podrobné důvody, proč by v této sekci mělo dojít ke změně.
- Řekněte: „Ve společnosti provádíme zásadní změny, takže musíme sepsat podrobnější návrh tak, že jej rozpracujeme do několika částí. Již jsem dal přehled, které části je třeba dále rozvíjet.
- Pokud chcete napsat zpětnou vazbu, která souvisí s postojem dané osoby, nezapomeňte uvést konkrétní příklad toho, co máte na mysli. Pokud například chcete kritizovat nevhodné oblečení při návštěvě schůzky s klientem, měli byste uvést příklad chyby, které se dopustil. Například: „Když jsme minule viděli klienta, měl jsi na sobě žabky a před tím jsi měl tričko. Takové oblečení neodráží profesionalitu společnosti, kterou vždy ukazujeme. “
Krok 7. Dejte mu návrhy, jak se může zlepšit
Vaše zpětná vazba bude k ničemu, pokud mu neposkytnete cestu ven. Těmito návrhy může být cokoli od konkrétního seznamu vstupů po obecný seznam návrhů úspěchů.
- Můžete uvést příklad, aby mohl problém vyřešit. Je to skvělá volba, pokud máte na mysli konkrétní návrh. Řekněte například „Pro příští prezentaci použijte neutrální barvy a nepoužívejte přechody mezi snímky. Kromě toho se schůzky účastní klienti, takže nepoužívejte ani firemní žargon. “
- Případně se ho můžete zeptat, jaká řešení by chtěl vyřešit, aby problém vyřešil. Tato možnost je skvělým řešením, pokud chcete hovořit o problému, který může mít více možností řešení. Například: „Jakými způsoby můžete vylepšit svou příští prezentaci?“nebo „Jaké změny byste chtěli provést ve své příští prezentaci?“.
Krok 8. Připomeňte mu možné důsledky
Některé problémy na pracovišti mohou poškodit název společnosti, proto by o tom měli být zaměstnanci informováni. V některých situacích není velký důsledek, pokud zaměstnanec udělá chybu. Existují však také situace, kdy jste ztratili klienta nebo nejste schopni poskytovat efektivní služby kvůli nedostatku zaměstnanců. Někdy mohou mít pracovníci také důsledky, pokud situaci nezlepší. V případě jakýchkoli problémů okamžitě informujte své zaměstnance.
- Sdělte mu například, že se obáváte, že klient odejde kvůli chybě v papírování.
- Případně řekněte zaměstnanci, že nemusí být zařazen do dalšího projektu, pokud nedojde ke zlepšení jeho schopnosti psát dokumenty.
Krok 9. Ukončete e -mail nabídkou k objasnění a vysvětlení zpětné vazby
Je to dobrý způsob, jak ukončit e -mail a ukázat mu, že ho podporujete. Navíc se díky tomu bude cítit pohodlně, když chce požádat o objasnění věcí, kterým nerozumí.
Napište například větu typu „Prosím, dejte mi vědět, pokud máte další otázky nebo potřebujete k této záležitosti vysvětlení.“
Metoda 2 ze 3: Psaní zpětné vazby k recenzím
Krok 1. Definujte cíle kontroly výkonu
To je důvod, proč existuje hodnocení. Zaměstnanec bude vědět, co bude číst, pokud ví, jaké máte cíle, a pomůže vám navrhnout mu zpětnou vazbu.
- Zaměřujete se například na zlepšování výkonu zaměstnanců? Provádíte celopodnikové hodnocení, abyste zjistili, jaké odborné školení je vyžadováno? Provádíte čtvrtletní recenze?
- Informujte zaměstnance o tomto cíli, když mu poskytnete zpětnou vazbu. Můžete říci: „Společnost plánuje poskytovat odborná školení na základě potřeb zaměstnanců. Proto poskytuji hodnocení výkonu pro každého zaměstnance.
Krok 2. Zkontrolujte předchozí zpětnou vazbu
To lze vzít na základě dříve poskytnutých recenzí a také neformální zpětné vazby poskytnuté během období hodnocení. Měli byste také zkontrolovat, co zaměstnanec udělal po poskytnutí zpětné vazby. Použil to, aby se zlepšil? Vstupuje zpětná vazba pouze do pravého ucha a opouští levé ucho?
- Pokud provede změny na základě předchozí zpětné vazby, začleňte tento bod do pozitivní recenze o něm.
- Pokud ignoruje starou zpětnou vazbu, proberte s ním předchozí problémy a nedostatek iniciativy následovat návrhy.
Krok 3. Popište pozitivní zpětnou vazbu a zahrňte konkrétní příklady
Vždy začněte relaci se zpětnou vazbou zanecháním pozitivního komentáře. Pochvalte zaměstnance za to, co udělal dobře, a poskytněte konkrétní komentáře k úspěchům. Buďte upřímní a snažte se poskytnout stejné množství zpětné vazby jako počet negativních komentářů, které dáte.
- Uveďte příklad, například: „Projevil jsi iniciativu, když ses dobrovolně stal vedoucím projektu. Kromě toho také prokazujete dobré vůdčí schopnosti při koordinaci se členy týmu, naslouchání návrhům ostatních a přiřazování lidí k jejich příslušným úkolům. “
- Chvalte dobrý přístup a je třeba v něm pokračovat.
Krok 4. Konstruktivně kritizujte a uveďte konkrétní příklady
Zaměřte se na kritiku, která může společnosti nebo cílovému zaměstnanci poskytnout největší výhody. Informujte zaměstnance, které oblasti považuje za obtížné a proč mu to dělá problém.
Uveďte konkrétní příklady. Například „V posledních třech prezentacích jste zapomněli uvést odhadovaný rozpočet a zpomalení projektu“nebo „Průměrný počet projektů, které jste dokončili v minulém čtvrtletí, byl 6, ale tentokrát můžete dokončit pouze 2. Myslím, že váš výkon je pod průměrem."
Krok 5. Definujte výkonnostní cíle pro další hodnotící období
Pomůže to zaměstnancům vědět, které oblasti je třeba zlepšit. Kromě toho také pochopíte, co společnost od svých zaměstnanců potřebuje. Pracovníkovi také tato zpětná vazba přijde užitečnější, protože na základě hodnocení ví, co od něj společnost chce.
- Cíle by měly být krátké a konkrétní. Například „Zaměstnanci by měli prodat 4 položky denně“, „Zaměstnanci by měli zlepšit komunikaci s klienty“nebo „Zaměstnanci by měli absolvovat školení vedení“.
- Ujistěte se, že tyto cíle splníte v příštím hodnocení, protože to zaměstnanci očekávají.
Krok 6. Poskytněte příležitosti pro školení profesního rozvoje
Vytvářejte doporučení na základě konstruktivní kritiky, kterou jste dali. Tato doporučení mohou být založena na stávajících zdrojích, jako jsou workshopy, školení, interní školení nebo mentoring mezi zaměstnanci. Kromě toho můžete také navrhnout bezplatné kurzy dostupné online, pokud máte nedostatek zdrojů.
- Buďte otevřeni, pokud budete muset po rozhovoru se zaměstnancem změnit návrh. Zaměstnanci mohou například požádat o odborná školení, na která jste dříve nikdy nemysleli.
- Zvažte pracovní cíle zaměstnance. Pokud se například vaši zaměstnanci chtějí přesunout do vedoucích pozic, můžete jako odbornou přípravu zvolit školení vedení. Případně, pokud ho zajímá grafický design, umožněte mu absolvovat kurz, aby mohl využít své dovednosti pro vaši společnost.
Krok 7. Povzbuďte zaměstnance, aby uzavřel relaci zpětné vazby
Bez ohledu na to, jak skvělá je kontrola výkonu zaměstnance, nikdo nemá rád, když mu někdo řekne, co mu chybí nebo co je třeba zlepšit, takže sezení ukončete povzbuzením zaměstnance, aby se cítil pohodlněji a méně sklíčeně nebo zdrceně.
Řekněte něco jako: „V minulém čtvrtletí jsme měli nějaké nepředvídatelné potíže, ale odvedli jste skvělou práci při úpravě pracovní zátěže. Milujeme vaši práci a těšíme se, že se v tomto čtvrtletí dočkáme dalších podobných prací. “
Krok 8. Podporujte odpověď posluchače
Tato odpověď může být verbální poté, co jste s ním o tom diskutovali, nebo můžete poskytnout formulář zpětné vazby, který vyplníte. Získáte lepší odpověď, pokud zaměstnanci dostanou čas na přemýšlení o svých hodnoceních výkonu a psaní odpovědí ve vaší nepřítomnosti.
Požádejte daného člověka o zpětnou vazbu k recenzi, kterou jste mu zanechal. Například: „Máte pro mě nějaké návrhy, co musím zlepšit při poskytování zpětné vazby? A „Byla moje zpětná vazba dostatečně jasná a užitečná?“
Metoda 3 ze 3: Poskytnutí zpětné vazby studentům
Krok 1. Zaměřte se na výkonnost učení studentů
Účelem poskytování zpětné vazby je pomoci studentům učit se. Dávejte tedy pozitivní komentáře, které ho nasměrují ke zlepšení jeho úsilí, než aby kritizoval jeho chyby. Pomocí této relace dávejte pokyny a ne je kritizujte.
Můžete poskytnout písemnou zpětnou vazbu o studentských úkolech, včetně písemných úkolů, prezentací a projektů
Krok 2. Poskytněte zpětnou vazbu k obsahu a mechanismu doručování úkolu
Obojí je pro studenta důležité, protože musí vědět, jak tyto dvě složky zlepšit. Kromě toho existuje mnoho studentů, kteří v jedné oblasti dosahují lepších výsledků než v jiné. Například student může mít dobrý nápad s dobrým vývojem nápadů, ale neumí správně psát, neumí správně používat interpunkci a má mnoho neúplných a nepřesných vět.
- Pokud poskytujete zpětnou vazbu na ústní projekt nebo prezentaci, nezapomeňte poskytnout zpětnou vazbu na každou část úkolu.
- Například ústní prezentace vyžadují zpětnou vazbu k obsahu a schopnost mluvit na veřejnosti. Mezitím projekty vyžadují zpětnou vazbu, pokud jde o obsah, kreativitu a způsoby doručování.
Krok 3. Poskytněte konkrétní pozitivní a negativní zpětnou vazbu
Komentáře jako „dobrá práce“, „vylepšení“nebo „zlepšení“nejsou považovány za dostatečně konkrétní; studenti nevědí, které části zlepšit a které věci jsou dostatečně dobré. Řekněte studentům, které oblasti je třeba zlepšit a které jsou dostatečně dobré.
- Napište něco jako: „Diplomová práce je jasná, dobře napsaná a používá formát, který jsme studovali. Úvodní větu je však třeba opravit, protože nesouvisí s vaší tezí “.
- Navrhněte: „Váš nápad je dobře rozvinutý, ale doporučuji vám absolvovat další sezení, abyste zlepšili používání čárek a procvičili si psaní dokonalých vět“.
- Dejte kombinaci pozitivních komentářů a konstruktivní kritiky.
Krok 4. Navrhněte, jak místo opravy chyby tuto schopnost zlepšit
Některé chyby můžete označit, ale studentskou práci příliš neupravujte. Zapište si všechny problémy, které vidíte ve studentské práci, například nadměrné používání čárek. Poté navrhněte, co by se tím dalo zlepšit.
Například: „Ve své eseji jste použili příliš mnoho čárek. Zkontrolujte prosím pravidla pro používání čárek a jak kombinovat věty s čárkami. Pokud přijdete na další zasedání, můžeme si procvičit, jak společně napsat dobrý odstavec
Krok 5. Upřednostněte svůj další koncept nebo úkol
Stanovení priorit tímto způsobem pomůže studentům soustředit se na další věci, kterých je třeba dosáhnout. V závislosti na své práci můžete upřednostnit své studijní cíle nebo potřeby studentů.
Řekněte: „Nyní byste se měli soustředit na používání aktivních vět a nepoužívat neúplné věty.“
Krok 6. Pokud je to hlavní problém, omezte zpětnou vazbu na jednu oblast nebo jednu schopnost
Zaměřte se na aktuální vzdělávací cíle nebo potřeby studentů, které hodnotíte. Zajistěte, aby student věděl, že hodnotíte pouze některé části jeho eseje, aby nepředpokládal, že zbytek eseje je perfektní.
- Označte oblasti, na které bude vaše zpětná vazba zaměřena.
- Před návratem studentské práce je informujte, že poskytujete zpětnou vazbu pouze k určitým částem úkolu.
- Můžete nechat studenty, aby si vybrali, které dovednosti nebo sekce chtějí komentovat.
Krok 7. Nepřeplňujte studenty
Pokud existuje příliš mnoho chyb, neopravujte je všechny v rámci jedné relace zpětné vazby. Pokud zanecháte příliš mnoho komentářů v jednom sezení, studenti se mohou cítit zahlceni a nakonec se nechají odradit. Zanechte tedy komentář k nejjednodušší a nejzákladnější věci, kterou je třeba opravit.
- Můžete například začít způsoby, jak se vyhnout psaní nedokonalých vět a vyhledávání slov ve slovníku, pokud neví, jak je napsat.
- Kromě toho se můžete také zaměřit na cíle učení pro daný úkol.
Krok 8. Motivujte studenty, aby se dál učili
Ukončete relaci se zpětnou vazbou pozitivními slovy a povzbuďte ho, aby to zkoušel dál. Můžete mu také připomenout jeho úspěchy v jiných úkolech, takže se bude snažit ještě víc.
