Účtenka je seznam cen za prodané zboží nebo poskytnuté služby. Microsoft Word vám umožňuje vytvářet faktury s existujícími šablonami nebo s vlastním designem. Následující kroky vás provedou vytvořením faktur ve Wordu 2003, 2007 a 2010.
Krok
Metoda 1 z 1: Stažení hotových šablon
Krok 1. Vytvořte nový dokument
Přestože hotová šablona není nový dokument, začněte účtovat, jako byste vytvářeli nový dokument.
- Ve Wordu 2003 vyberte z nabídky Soubor „Nový“.
- Ve Wordu 2007 klikněte na tlačítko Office v levém horním rohu okna a v nabídce Soubor vyberte „Nový“.
- V aplikaci Word 2010 klikněte na kartu Soubor a poté vyberte možnost Nová ze seznamu možností v levé části okna.
- Neklikejte na nový panel nástrojů ve Wordu 2003 nebo na tlačítko Nový na panelu nástrojů rychlého přístupu ve Wordu 2007/2010. Tlačítko umožňuje pouze vytvořit nový dokument pomocí šablony Normal.dot nebo Normal.dotx. Tuto metodu použijte, pokud chcete vytvořit účet z prázdného dokumentu.
Krok 2. Najděte požadovanou šablonu
- Ve Wordu 2003 a 2007 vyberte Faktury z možnosti „Dostupné šablony Office“v levé části podokna úloh Nový dokument. Vyberte typ šablony ze seznamu ve středním okně a poté vyberte jednu ze zobrazených šablon fakturace.
- V aplikaci Word 2010 vyberte v části Šablony Office.com v sekci Dostupné šablony Office faktury. Poklepejte na složku šablony, kterou chcete vytvořit, a poté vyberte jednu ze zobrazených šablon fakturace.
Krok 3. Stáhněte si šablonu kliknutím na tlačítko „Stáhnout“uprostřed obrazovky
Poté můžete na účtu provést změny s informacemi dostupnými v dolní části tohoto článku. Po provedení změn uložte poplatek.
K fakturačním šablonám pro Word a Excel můžete přistupovat také přímo z webu společnosti Microsoft na adrese https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Ujistěte se, že jste vybrali příslušné fakturu s vaší verzí aplikace Word
Krok 4. Druhý způsob:
Vytváření faktur z prázdných dokumentů
Krok 5. Vytvořte účtovací hlavu
Zapište si název své společnosti a připojte příslušný popis „Fakturace“. Můžete například uvést „Nabídky“, pokud dokument slouží pouze jako cenová nabídka, nikoli jako faktura.
- Můžete zahrnout záhlaví v horní části stránky nebo použít funkci záhlaví aplikace Word. Pokud používáte funkci záhlaví aplikace Word a předpovídáte, že faktura přesáhne jeden list, můžete pomocí možnosti Různá první stránka vypsat úplná záhlaví na první stránce a souhrnná záhlaví na dalších stránkách.
- Název společnosti musí být stejným typem písma jako ostatní materiály vaší společnosti.
- Fakturační výpis musí být napsán v dostatečně velké velikosti, aby jej příjemce dokumentu identifikoval.
Krok 6. Napište fakturační datum v blízkosti horní části dokumentu, napravo od fakturačního výpisu
Není však nutné uvádět tak velké datum, jako je popis.
Word má funkci automatického data, která vám může vložit dnešní datum. Ačkoli je to docela užitečné, nepoužívejte tuto funkci pro faktury zasílané elektronicky, protože datum se při otevření dokumentu bude stále měnit. I když se datum uchování nezmění, fakturace se podívá na datum na faktuře, aby zjistila, kdy vám byla zaplacena
Krok 7. Očíslete účet
Toto číslo by se také mělo objevit v horní části účtu. Číslování účtů vám usnadní sledování vašich účtů, pokud máte otevřeno více účtů. Účtenku můžete číslovat následujícími dvěma způsoby:
- Globální číslování nesouvisející s klientem. Všechny fakturační dokumenty tedy můžete uložit do jedné složky.
- Speciální číslování pro každého klienta. Toto číslování použijte, pokud chcete pro každého klienta vytvořit samostatnou složku. Možná budete chtít do fakturačního čísla zahrnout část klientova jména, například „Swithin1“.
Krok 8. Zobrazte adresu odesílatele a příjemce
Na fakturu uveďte svoji adresu a jméno a také adresu klienta.
Vaše kontaktní informace by měly obsahovat název společnosti, jméno příjemce, adresu klienta a v případě potřeby telefonní, faxovou a e-mailovou adresu
Krok 9. Zapište si fakturační údaje
Funkce tabulky v aplikaci Microsoft Word vám usnadňuje vytváření řádků a sloupců pro fakturační informace, jako je množství položky, popis položky/služby, jednotková cena/poplatek za službu a celková cena za zakoupenou položku.
Funkce tabulky v aplikaci Word také umožňuje provádět výpočty. Namísto ručního výpočtu celkové ceny zakoupené položky můžete jednoduše vynásobit množství cenou. Poté můžete vypočítat všechny mezisoučty a najít celkový účet
Krok 10. Napište celkový účet na pravou stranu účtu, těsně pod cenu za položku
Pro snadnější prohlížení můžete zvýraznit celkovou fakturaci.
Pokud účtujete daň z obratu, ukažte mezisoučet veškerého zboží/služeb, poté zapište účtovanou daň a vlevo od hodnoty daně zahrňte procentní podíl daně. Poté pod něj napište celkový účet
Krok 11. Zahrňte pravidla pro platby
Pravidla platby můžete zobrazit v horní nebo dolní části fakturačních údajů. Běžně používaným pravidlem platby je „zaplaťte, až přijde účet“. „splatnost do 14 dnů“, „splatnost do 30 dnů“nebo „splatnost do 60 dnů“.
Do spodní části faktury můžete přidat poznámku s vysvětlením, jak zaplatit, obecné informace nebo klientovi s poděkováním za používání vaší služby
Krok 12. Uložte směnku se snadno srozumitelným názvem a popisující typ směnky
Můžete také zahrnout název společnosti, fakturační číslo a jméno klienta.
Tipy
- Po uložení dokladu k faktuře můžete doklad použít jako šablonu k vytvoření další faktury pomocí funkce „Nové ze stávající“při vytváření nové faktury. Můžete také uložit faktury ve formátu šablony DOT nebo DOTX pro budoucí použití.
- Dalším způsobem, jak zobrazit faktury a další informace, je vytvořit sešit Microsoft Excel a vložit odkaz na soubor z faktury ve formátu Word. Když aktualizujete sešit, změny se zobrazí kliknutím pravým tlačítkem na vložený list a výběrem možnosti „Aktualizovat odkaz“.
