Mnoho společností používá Microsoft Excel ke sledování nákladů na oddělení nebo celé společnosti. V současné době se Excel stal výchozím programem v počítačích s operačními systémy Windows. Tento program tedy můžete použít ke sledování účtů. Existuje řada šablon (tisků) od společnosti Microsoft a dalších webů, které můžete použít ke sledování výdajů. I v nejnovějších verzích aplikace Excel jsou tyto šablony již v programu k dispozici. Můžete také vytvořit své vlastní listy pro sledování faktur v aplikaci Excel. Tento článek pojednává o obou směrech.
Krok
Metoda 1 ze 2: Použití šablony aplikace Excel
Krok 1. Vyberte výchozí šablonu aplikace Excel
Nejnovější verze aplikace Excel obsahuje šablony pro sledování osobních výdajů a šablony pro obecné obchodní operace. K této šabloně můžete přistupovat a používat ji ke sledování výdajů v aplikaci Excel.
- V aplikaci Excel 2003 vyberte v nabídce „Soubor“možnost „Nový“. V podokně úloh „Nový sešit“vyberte „Na mém počítači“a otevřete dialogové okno „Šablony“.
- V aplikaci Excel 2007 vyberte z nabídky „Soubor“„Nový“a otevřete dialogové okno „Nový sešit“. V nabídce „Šablony“v levém podokně vyberte možnost „Nainstalované šablony“. V prostředním podokně vyberte „Osobní měsíční rozpočet“z „Nainstalovaných šablon“a klikněte na „Vytvořit“.
- V aplikaci Excel 2010 klikněte na štítek „Soubor“a poté v nabídce „Soubor“vyberte „Nový“. V horní části panelu „Dostupné šablony“vyberte „Ukázkové šablony“, poté v zobrazení ukázkových šablon vyberte „Osobní měsíční rozpočet“a klikněte na „Vytvořit“.
Krok 2. Vyberte online šablonu
Pokud předdefinovaná šablona osobního rozpočtu aplikace Microsoft Excel nemůže sledovat vaše výdaje, zkuste použít šablony dostupné na internetu. Šablony si můžete stáhnout z webů třetích stran nebo se s Microsoft Office Online spojit pomocí Excelu.
- V aplikaci Excel 2003 můžete vybrat příslušnou šablonu z knihovny Microsoft Office Online na adrese https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Zde také můžete najít šablony pro dřívější verze aplikace Excel.)
- V aplikaci Excel 2007 vyberte „Rozpočty“v části Microsoft Office Online v dialogovém okně „Nový sešit“. K připojení k online knihovně šablon Office musíte mít připojení k internetu.
- V aplikaci Excel 2010 vyberte „Rozpočty“v části Office.com v podokně Dostupné šablony. K připojení k online knihovně šablon Office musíte mít připojení k internetu.
Krok 3. Zadejte informace do příslušných buněk
Zadané informace závisí na použité šabloně listu.
Krok 4. Uložte list
Můžete použít název listu poskytnutý šablonou nebo zadat název podle potřeby. Nebo můžete jednoduše napsat název a rok výroby pracovního papíru.
Metoda 2 ze 2: Vytvořte si vlastní pracovní list ke sledování výdajů
Krok 1. Otevřete Excel
Krok 2. Do buňky A1 zadejte název listu
Použijte jasný název, například „Osobní rozpočet“, „Monitorování osobních výdajů“nebo něco podobného. (Při psaní jmen nepoužívejte uvozovky. Zde se uvozovky používají k označení příkladů).
Krok 3. Zadejte záhlaví sloupců řádku 2
Zde můžete použít některá jména a sekvence, „Datum“, „Zaplaceno“, „Poznámka“, „Výdaje“, „Příjem“(nebo „Výdělek“nebo „Vklad“) a „Zůstatek“. Zadejte tyto nadpisy do buněk A2 až G2 a upravte šířku sloupce tak, aby byl viditelný veškerý text.
Po nastavení záhlaví a záhlaví sloupců použijte funkci „Ukotvit panely“, aby záhlaví sloupců byly při posouvání stránky dolů nahoře. Možnost Zmrazit panely je v nabídce „Zobrazit“pro Excel 2003 a novější a ve skupině „Okno“na pásu karet „Zobrazit“pro Excel 2007 a 2010
Krok 4. Zadejte první výdaj do řádku buňky 3
Krok 5. Zadejte vzorec zůstatku do buňky G3
Zůstatek bude určen rozdílem mezi příjmy a výdaji, protože toto je první položka zůstatku. Způsob, jakým je nastaven, závisí na vaší touze vidět rozpočet ze strany výdajů nebo hotovosti, kterou máte.
- Pokud chcete, aby vlastní list zobrazoval výdaje, váš vzorec zůstatku je = E3-F3, kde E3 je buňka, která obsahuje zůstatek výdajů, a F3 je buňka zůstatku příjmů. Tímto způsobem, pokud jsou vaše výdaje vyšší než váš příjem, budou mít vaše celkové výdaje kladné číslo, což vám usnadní porozumění.
- Pokud chcete, aby vlastní list ukazoval peníze, které máte, vzorec zůstatku je = F3-E3. V pracovním dokumentu se tedy zobrazí kladný peněžní tok, pokud je hotovost vyšší než výdaje, a záporná, pokud jsou výdaje vyšší než příjem.
Krok 6. Zadejte druhou položku nákladů do řádku 4 buňky
Krok 7. Zadejte vzorec zůstatku do buňky G4
Protože zůstatek druhého a následujících záznamů bude zaznamenávat aktuální zůstatek, je třeba výsledný rozdíl ve výdajích a příjmech přidat k zůstatku v předchozím záznamu.
- Pokud chcete, aby list konkrétně zobrazoval výdaje, vzorec zůstatku je = G3+(E4-F4), tj. G3 je buňka obsahující předchozí zůstatek, E4 je buňka obsahující výdaje a F4 je buňka obsahující příjmy.
- Pokud chcete, aby pracovní list zobrazoval množství hotovosti, které máte k dispozici, je vzorec zůstatku = G3+(F4-E4).
- Závorky ve vzorci, které ukazují rozdíl mezi náklady a výnosy, ve skutečnosti nejsou požadovány. Napsali jsme to tak, aby se koncept vzorce vyjasnil.
- Pokud můžete nechat buňku hodnoty zůstatku prázdnou, dokud nejsou všechny položky dokončeny, použijte do vzorce slovo IF, takže když zadáte datum, buňka zůstatku nezobrazí hodnotu. Vzorec pro tuto metodu pro druhou položku je = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), pokud chcete, aby list monitoroval zatížení, a = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), pokud chcete pracovní dokument pro sledování peněžních toků po ruce. (Závorky obklopující výdaje a příjmy mohou být vynechány, ale vnější závorky nelze vynechat.)
Krok 8. Zkopírujte vzorec zůstatku do jiné buňky ve sloupci G (sloupec Zůstatek)
Klikněte pravým tlačítkem na buňku G3 a z rozbalovací nabídky vyberte „Kopírovat“. Poté přejděte dolů na buňku pod ní. Klikněte pravým tlačítkem na vybranou buňku a v místní nabídce vyberte „Vložit“, čímž vzorec vložíte do vybrané buňky. (V aplikaci Excel 2010 vyberte v rozbalovací nabídce možnost „Vložit“nebo „Vložit vzorce“.) Vzorec automaticky aktualizuje odkazy na buňky tak, aby uváděly odkazy na náklady, výnosy a datum (pokud jsou použity) aktuálního řádku a referenční zůstatek řádku nad aktuálním řádkem.
Krok 9. Uložte list
Dejte svému listu jasný název, například „Cost Monitoring.xls“nebo „Personal Budget.xls“. Můžete zadat název a rok souboru, stejný jako způsob vytvoření listu pomocí. (Opět platí, že nemusíte používat uvozovky, jak jsme je napsali, jen abychom objasnili příklady názvů souborů. Není nutné zadávat typ přípony souboru, protože Excel jej zapíše automaticky.)
Excel 2003 a starší verze ukládají listy ve formátu „.xls“, zatímco Excel 2007 a 2010 ukládají listy v novějším formátu založeném na XML „.xlsx“. Nejnovější Excel má však také možnost ukládat soubory ve formátu „.xls“. Pokud máte více počítačů a plánujete uložit tento list na všechny, použijte starý formát, pokud má váš počítač Excel 2003 nebo starší. Pokud všechny vaše počítače mají alespoň Excel 2007, použijte nejnovější formát
Tipy
- V kategoriích výdajů a příjmů použijte „Automatické dokončování“, aby byl zadaný pravopis správný.
- K rozlišení mezi nezaplacenými, zaplacenými a budoucími náklady můžete použít tučné písmo, barvu textu nebo stínování buněk.
- Abyste zabránili nechtěné změně vzorců nebo záhlaví sloupců, je vhodné chránit buňky před změnami. Vyberte buňky, které chcete nahradit (datum, kategorie příjemců, výdaje, příjmy a poznámky), odemkněte tyto buňky a poté použijte ochranu na celý list.
