Všechny podniky, velké i malé, musí sledovat všechny své transakce. Na prodej je mnoho jednoduchých finančních softwarových systémů, ale stále musíte mít jasnou představu o tom, jak účetní transakce fungují. Do obchodního deníku podobného účetní knize budete zadávat všechny obchodní transakce, jako je příjem příjmů nebo placení účtů. Zde musíte sbírat různé kategorie zvané účty a budete zaznamenávat na debet nebo kredit (podle zvýšení nebo snížení). Příklady budou uvedeny později. Tvůrci účetního softwaru také při vytváření svých programů dodržují tento vzorec, ale tento proces byl příležitostným uživatelům usnadněn.
Krok
Část 1 ze 3: Zadávání transakcí
Krok 1. Shromážděte všechny dokumenty týkající se obchodních transakcí
Tyto dokumenty obvykle obsahují dodací listy, účty za energie (například za vodu a elektřinu), dobropisy vystavené zákazníkům, daňové výpisy, vystavené šeky a informace o mzdách. Před záznamem účetního deníku zkontrolujte, zda jsou všechny přijaté faktury a platby přesné a ověřené. Před zadáním transakcí do systému se ujistěte, že vše bylo potvrzeno nadřízeným nebo vlastníkem firmy.
Krok 2. Nastavte různé účty nebo kategorie pro každý typ transakce
Účty, které jsou evidovány například v hotovosti, zásobách, výdajích atd. Představte si tyto účty jako samostatné stránky v poznámkovém bloku nebo v řadě položek uvedených v osobním rozpočtu. Nastavte následující typy účtů:
- Účet tržeb nebo příjmů zaznamenává všechny prodeje zákazníkům.
- Účet výdajů zaznamenává všechny peníze, které firma vynaloží, například na provozování obchodního zařízení, výrobu produktů a prodej produktů.
- Podniky jsou navíc povinny evidovat svůj majetek, například hotovost, pohledávky (nezaplacené tržby) a pozemky, budovy a zařízení, jako jsou budovy a zařízení.
- Na účtu odpovědnosti se zaznamenávají všechny peníze, které si firma půjčuje od externích stran, jako jsou bankovní půjčky, závazky z obchodních vztahů (např. Vůči dodavatelům) a splatné mzdy (platy, které jsou již splatné zaměstnancům, ale nebyly vyplaceny).
- Tyto velké kategorie se obvykle dělí na menší, konkrétní účty.
Krok 3. Zjistěte, zda je účet odepsán nebo připsán
Je důležité si uvědomit, že každá transakce zahrnuje debetní a kreditní účty a celkový počet debetů a kreditů musí být stejný. Když například obdržíte platbu od zákazníka, zaznamenali byste hotovost jako debet a pohledávky jako kredit. Když platíte za reklamu, zaznamenáte výdaje na reklamu na debet a hotovost na kredit.
- Zaznamenejte jakýkoli nárůst výdajů, aktiv (například hotovosti a vybavení) a dividendových účtů jako debety a zaznamenejte snížení jako kredity. Na ostatních účtech, jako jsou závazky a výnosy, se přírůstky zaznamenávají jako kredity a poklesy jako debety. Tento účetní systém má svou vlastní logiku a začněte si pamatovat, zatímco pomocí své logiky určujete příčiny „nárůstu“a „poklesu“na účtech.
- Mějte na paměti, že čísla, která jsou žurnálem o debetech a kreditech nemusí být stejná, ale součty musí být stejné. Pokud například zákazník zaplatí za produkt částečně hotově a částečně kreditem, jsou na debet vedeny dva účty, a to hotovost a pohledávky. Zatímco účet, který je veden na úvěr, je pouze jeden, a to prodej.
- Všechny systémy počítačového softwaru usnadní záznam účetních deníků zadáním všech účtů na jejich správná místa v deníku.
- V případě mimořádné transakce, jako je prodej akcií nebo nákup pozemku, bude možná nutné vytvořit nový název účtu v deníku.
Krok 4. Zkontrolujte alespoň dvakrát všechny účetní transakce zapsané do deníku
Každá transakce se objeví ve své vlastní kategorii: například debet na jedné straně deníku a částka se musí rovnat částce, která se objeví na kreditní straně deníku.
Například zaznamenáte platební transakci účtu za elektřinu zadáním Účtů splatných na debetní straně 500 000 Rp a Cash of Rp. 500 000 na kredit. nezapomeňte do poznámky uvést číslo účtenky a stručný popis
Krok 5. Účty v deníku pravidelně přesouvejte do hlavní knihy
Hlavní kniha je sbírka všech vašich účtů. Ve vaší hlavní knize jsou například stránky pro každou kategorii hotovosti, pohledávek, závazků, výdajů atd. Poté budete moci po určitou dobu zobrazit celkovou částku pro každý účet.
- Hlavní kniha zaznamenává informace podle účtu, na rozdíl od deníku, který zaznamenává transakce. Jinými slovy, jedna transakce, která bude přesunuta do hlavní knihy, bude alespoň na dvou místech (účtech) v hlavní knize.
- Například peněžní příjmy od zákazníků z prodeje by byly zaznamenány v deníku jako jedna transakce a uznány v hotovosti na vrub a příjmu na úvěru. při převodu do hlavní knihy se tyto záznamy zaznamenávají na různých místech: hotovostní a příjmové účty. Tímto způsobem můžete vidět, jak transakce ovlivňují každý účet jednotlivě.
- Záznamy v hlavní knize musí být opatřeny datem, aby bylo možné identifikovat zdroj transakce. Někteří účetní také obsahují referenční číslo, například ve formě sériového čísla, takže transakce lze snadno sledovat zpět do deníku.
Část 2 ze 3: Vyrovnávání účetních transakcí
Krok 1. Vyrovnávejte hlavní knihu před uzavřením při každém zadání účetní transakce
Připravte si zkušební zůstatky a další zprávy, abyste zajistili správnost počtů a účtů zaznamenaných pro každou transakci. Bez ohledu na to, kolik transakcí je zaznamenáno, celkové debety se musí rovnat celkovým kreditům.
Pokud si budete dělat poznámky ručně nebo pomocí počítačového programu, všechna čísla v debetech a kreditech se sečtou bez ohledu na kategorii. Celková výše debetů a kreditů musí být stejná
Krok 2. Zkontrolujte chyby ve zkušebním zůstatku
Pokud se inkaso nerovná kreditu, budete muset najít chyby ve svých deníkových záznamech. Ve skutečnosti může dojít k chybám, i když jsou částky debetu a kreditu stejné, například kvůli dvojímu záznamu nebo transakcím zadaným na špatný účet.
- Když například obdržíte platbu od zákazníka, možná jste zaznamenali hotovost, ale zapomněli jste zaznamenat pohledávky, takže deník vypadá, že pohledávky jsou stále nezaplacené. Částka na debetu se tedy bude lišit od kreditu.
- V některých případech může být nutné vyhledat záznamy k počátečnímu záznamu v deníku, abyste našli chyby. Z tohoto důvodu je třeba zaznamenat datum a/nebo referenční číslo transakce do deníku, aby bylo snadné dohledat.
Krok 3. Spusťte zprávy pro výkaz zisku a ztráty, rozvahu a zprávu o změně kapitálu
Tyto finanční zprávy lze provádět ručně nebo pomocí účetního softwarového systému. Z těchto zpráv získáte úplný obraz o své firmě.
- Například ve výkazu zisku a ztráty budou odečteny příjmy získané výdaji vynaloženými během určitého časového období a z této zprávy víte, že společnost dosáhla zisku nebo ztráty.
- Rozvaha zobrazuje veškerá aktiva a pasiva společnosti. Aktiva společnosti zahrnují hotovost, vybavení, pozemky a pohledávky. Závazky zahrnují splatné účty a závazky.
- Pokud jste v předchozích obdobích vyplatili dividendy (odměny) akcionářům, budete také potřebovat prohlášení o změnách vlastního kapitálu. Tato zpráva ukazuje výši generovaného zisku (nikoli čistý příjem) minus vyplacené dividendy. Nerozdělený zisk představuje zisk, který je reinvestován do společnosti.
Část 3 ze 3: Vedení podrobných záznamů o účetních transakcích
Krok 1. Zahrňte stručný popis každé transakce zapsané do deníku
Například „hotovostní platby za televizní reklamu, únor 2016“. Částka, příčina a proces zaznamenávání každé transakce tedy bude jasnější.
Krok 2. Uchovejte si zálohu deníku transakcí
V případě chyb nebo budoucích otázek je třeba provést zálohu. Dokumentaci všech záznamů lze podat zadáním několika záznamů a data deníku do jednoho balíčku. Každý by měl mít možnost vyhledat položky deníku v hlavní knize a poté snadno přistupovat k záložní dokumentaci
Krok 3. Papírové kopie veškeré dokumentace uchovávejte alespoň rok
To zahrnuje položky deníku a účetní knihy spolu se všemi fakturami a dalšími transakčními dokumenty. Všechny tyto dokumenty jsou vyžadovány z auditorských a daňových důvodů.
Krok 4. Uchovávejte dokumentaci elektronicky po dobu nejméně sedmi let
Naskenujte své papírové dokumenty tam a zpět a uložte je do dvou elektronických pouzder: jedno pro uložení v kanceláři a druhé pro případ nouze. Vždy existuje možnost, že během několika posledních let budou auditovány daně z příjmu právnických osob, takže tyto dokumenty je třeba uchovávat.
Tipy
- Vyrovnávejte svůj deník každý den. Sledujte všechny chyby a okamžitě je opravte. To je tak důležité, že se to stane jednou z prvních lekcí pro studenty účetnictví.
- Zajistěte křížové školení zaměstnanců, aby porozumění účetnímu systému a způsobu zadávání transakcí mohlo znát více než jeden zaměstnanec.
