Microsoft Excel má různé funkce a jednou z nich je automatické generování sestav. Můžete vytvářet interaktivní tabulky, abyste zjednodušili proces zadávání dat ostatním do sešitu a zároveň automatizovali generování sestav. Obě tyto funkce vyžadují dostatečné znalosti jazyka Visual Basic. Kroky k provedení obou úkolů jsou popsány níže.
Krok
Metoda 1 ze 2: Vytvoření interaktivní tabulky
Krok 1. Určete rozložení tabulky
Rozložení tabulky musí být provedeno tak, aby ostatní našli pole potřebná k zadání dat.
Rozložení tabulky lze rozložit vodorovně nebo svisle. Většina uživatelů snáze pracuje se svislým rozvržením, zejména pokud bude tabulka vytištěna
Krok 2. Vytvořte textové popisky pro tabulku
Napište štítek na začátek každého sloupce a nalevo od každé buňky ve sloupci, který plánujete použít jako vstup dat.
Krok 3. Stiskněte současně klávesy alt="Obrázek" a F11
Tato kombinace kláves otevře editor Microsoft Visual Basic.
Krok 4. Poklepejte na „Tento sešit“v podokně „Project-VBA Project“vlevo nahoře
V hlavní části editoru se zobrazí okno pro psaní kódu.
Krok 5. V nabídce Vložit vyberte „Postup“
Zobrazí se dialogové okno Přidat postup.
Krok 6. Do pole Název zadejte název postupu
Pokud bude tabulka použita k hlášení cestovních výdajů, zadejte smysluplný název postupu, například „SumExpenses“. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno.
- Názvy procedur nemohou obsahovat mezery, ale mohou k nahrazení mezer použít podtržítko (_).
- Poté, co se zavře dialogové okno Přidat proceduru, zobrazí se řádek označený „Public Sub“a za ním název procedury. Pod tímto řádkem je mezera a slova „End Sub“.
Krok 7. Zadejte kód pro každé vstupní pole v tabulce
Ke každému záznamu napíšete dva řádky kódu.
- První řádek kódu je ve tvaru "Rozsah (" název buňky "). Vyberte", "název buňky" představuje buňku, do které je zadán vstup. Vyplňte název buňky, která je přímo napravo od textového štítku. Pokud je textový štítek v buňce A2, pole pro vstup je buňka B2 (Rozsah ("B2"). Vyberte). Uvozovky před a za názvem buňky jsou v této fázi stále zapsány, ale již nejsou zahrnuty v úplném příkazu kódu.
- Kód ve druhém řádku je "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" představuje text, který se objeví a upozorní uživatele na typ dat, která mají zadat do vstupní buňky. Pokud bude například vstupní buňka naplněna výdaji na jídlo, nahraďte „InputPrompt“textem „Zadejte celkové výdaje na jídlo včetně spropitného“. (Uvozovky pro text vstupních instrukcí jsou stále zahrnuty, zatímco uvozovky před a za příkazem není nutné psát.)
Krok 8. Zadejte kód pro každé pole výpočtu
Použité dva řádky jsou opět stejné jako dříve, ale tentokrát je ActiveCell. Value výpočet číselné funkce, například SUM, kde se pro zobrazení vstupních pokynů používá funkce InputBox.
Krok 9. Přidejte řádek kódu pro uložení interaktivní tabulky
Formát je "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "je název interaktivní tabulky. (Uvozovky před a za" Filename.xls "zůstávají zapsány, zatímco uvozovky pro všechny příkazy jsou není požadováno.)
Pokud používáte Microsoft Excel verze 2007 nebo novější, použijte místo „.xls“„.xlsx“. Pokud však existují uživatelé interaktivních tabulek s verzí aplikace Excel 2003 a nižší, nebudou moci tabulku používat bez zásuvného modulu pro čtení
Krok 10. Stiskněte současně klávesy alt=„Image“a Q
Editor jazyka se zavře.
Krok 11. Stiskněte současně klávesy alt=„Image“a F8
Zobrazí se dialogové okno Makro.
Krok 12. Klepněte na název postupu v seznamu Makra
Pokud je vytvořený postup jediným v seznamu, bude vybrán automaticky.
Krok 13. Klikněte na tlačítko Možnosti
Budete vyzváni k zadání znaku klávesnice, který chcete použít jako zkratku s klávesou Ctrl. Vyberte smysluplné písmeno, které nebylo použito jako zkratka, například „e“pro „záznam“.
Krok 14. Kliknutím na „OK“zavřete dialogové okno Možnosti makra
Nyní můžete uživatelům distribuovat interaktivní tabulky. Po jeho otevření může uživatel provádět zadávání pomocí klávesových zkratek a při vyplňování údajů postupovat podle pokynů, které jste vytvořili.
Metoda 2 ze 2: Automatizace generování zpráv
Krok 1. Vytvořte sestavu v kontingenční tabulce
Kontingenční tabulky jsou navrženy tak, aby shrnovaly data, abyste mohli porovnávat čísla a identifikovat trendy. Kontingenční tabulka se musí vztahovat k datům, která jsou v jednom z procesorů dat nebo jsou importována z konkrétní databáze.
Krok 2. Napište a otevřete skript jazyka Visual Basic
Skript by měl být schopen provádět různé níže uvedené funkce. Každá funkce bude popsána následovaná kódem uvedeným v závorkách k její implementaci. Při psaní skutečného kódu jej zapište do jednoho bloku, nahraďte název v příkladu vlastním a nezahrnujte závorky na začátku a na konci ukázky kódu.
- Otevřete tabulku v režimu pouze pro čtení. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Znovu načtěte data a uložte sestavu, v tomto případě se uloží jako PDF s titulkem data. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Vpravo ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] Pokud je výstupní formát dokumentu jiný, nahraďte formát ".pdf" správné rozšíření podle potřeby.
- Zavřete tabulku, aniž byste ji uložili, a poté zavřete Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Pokud je tabulka uložena v aplikaci Excel 2007 a novějším formátu XML, použijte místo „.xlsx“na konci tabulky „.xlsx“.
Krok 3. Napište dávkový skript pro spuštění skriptu Visual Basic
Účelem psaní skriptu je, aby se skripty jazyka Visual Basic mohly spouštět automaticky. Bez dávkového skriptu je třeba skripty VB spouštět ručně.
Skript je napsán v následujícím formátu a nahrazen názvem vaší vlastní složky a názvem souboru pro název uvedený v tomto příkladu: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Krok 4. Napište dávkový skript, abyste se ujistili, že výstupní soubor existuje jako vytvořený
Váš skript by měl provádět níže uvedené funkce. Za každou funkcí bude následovat kód uvedený v závorkách k její implementaci. Při psaní skutečného kódu jej zapište do jednoho bloku, nahraďte název v příkladu názvem, který potřebujete, a nezahrnujte závorky na začátku a na konci ukázkového kódu.
- Zkontrolujte, zda existuje výstupní soubor. [Pro /f "tokeny = 2-4 delims = /" %% a v ('date /t') do set rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] If the output file format není PDF, nahraďte „.pdf“příslušnou příponou.
- Pokud výstupní soubor/sestava existuje, odešlete ji jako e -mail osobě, která ji potřebuje. [Pokud existují / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Scheduled Report -m Report %% report%is attached. -A / pdfloc \%rreport%-s váš server: port -xu uživatelské jméno -xp heslo)]
- Pokud výstupní soubor/sestava v uvedeném umístění neexistuje, vytvořte postup, aby vám mohl poslat zprávu, že se doručení nezdařilo. [Jinak (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Report not run -m file % rreport % neexistuje v / pdfloc / -s yourserver: port -xu username -xp password)]
Krok 5. Zkontrolujte, zda je v počítači složka „Plocha“
Musíte ověřit existenci složky Desktop pro 32bitové i 64bitové systémy. Jinak je nutné Excel a tabulku otevřít ručně.
- Umístění 32bitového systému: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- Umístění 64bitového systému: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Krok 6. Naplánujte úkoly tak, aby podle potřeby spouštěly skripty
Dávkové skripty je nutné spouštět postupně a nepřetržitě, i když počítač nikdo nepoužívá. Oprávnění je třeba nastavit na nejvyšší možné nastavení.
