Přijímání hovorů je důležitou dovedností v každodenním životě. Profesionální situace, jako je obchodní hovor nebo telefonát od společnosti, o kterou se ucházíte o zaměstnání, vám mohou zavolat ve formálnějším prostředí. Pokud vám zavolá přítel, zamilovaný nebo člen rodiny, je nejlepší reagovat ležérněji a přirozeněji. Pokud přijmete hovor z neznámého nebo soukromého čísla, je nejlepší jej přijmout zdvořileji a opatrněji.
Krok
Metoda 1 ze 3: Přijetí hovoru v kanceláři
Krok 1. Zachovejte profesionalitu
Když vám někdo zavolá do práce, vždy nevíte, kdo vám volá. Profesionální přijetí hovoru zahájí konverzaci správně.
- Pokud máte pochybnosti, odpovězte jednoduchým pozdravem: „Dobrý den, zde se slovem.“
- I když vidíte přicházející telefonní číslo, může to být váš šéf, který volá na mobilní telefon vašeho spolupracovníka! Přišel hovor se slovy: „Hej, co to sakra?“může působit negativním a ne vážným dojmem.
Krok 2. Soustřeďte se na konverzaci
Buďte opravdu „v“konverzaci. Přestaňte s tím, co děláte, a chvilku se připravte.
- Před zvednutím telefonu si nasaďte obličej, který chcete promítat. Změnu uděláte, pokud se budete usmívat, mračit se nebo se budete nudit, protože to volající slyší vaším tónem hlasu.
- Snažte se na nic neklikat na internetu ani se nerozptylovat, když vám někdo volá. Pokud neposlechnete, volající to může zjistit.
Krok 3. Nejprve se pojmenujte
V obchodní situaci začíná přijímání hovorů uvedením vašeho jména a společnosti, pro kterou pracujete: „Dobré ráno, děkuji za kontaktování společnosti PT. A B C. S tancem. Můžu ti nějak pomoci?"
- Pokud je příchozí hovor zevnitř společnosti a vy to víte, můžete to přijmout tak, že uvedete své oddělení a jméno: „Dobrý den, s financemi, tancujte zde. Můžu ti nějak pomoci? " Tento pozdrav ukáže, že volající je spojen se správnou osobou a že jste připraveni pomoci. Zachovejte přátelský tón, aby byl hovor příjemnější pro obě strany.
- V mnoha kancelářských situacích existují pokyny pro přijímání hovorů, které musí každý zaměstnanec dodržovat. Vždy ukažte, že jste upřímní, bez ohledu na to, jak hloupé jsou vaše pozdravy - spotřebitelé budou schopni zjistit, zda znějí nadšeně nebo si je jen přečtou: „Vítejte v domě Tofu, v domě všeho tofu!“bude to znít směšně, pokud to neřekneš s přesvědčením.
Krok 4. Přijměte to s odpovídající úrovní zdvořilosti
Buďte trpěliví, uctiví a příjemní. Udělejte maximum, abyste volajícímu pomohli. Zkuste nemluvit příliš ležérně, dokud nezjistíte, kdo volá.
- Pokud se volající nepředstaví, řekněte: „Mohu vědět, s kým mluvím?“. Je důležité vědět, kdo volá, jen pro případ, že mu budete muset zavolat zpět nebo jej připojit k jinému telefonu. Tento výraz také umožňuje volajícímu vědět, že se s ním zachází zdvořile a že je důležitou osobou. Je důležité budovat dobré pracovní vztahy s lidmi, kteří vás kontaktují více než jednou.
- Snažte se nepůsobit sprostě, i když jste naštvaní. Pamatujte, že v pracovních situacích vaše slova a činy odrážejí společnost, pro kterou pracujete. Pokud poškodíte jméno své společnosti, může vaše podnikání selhat - a váš šéf to nebude brát na lehkou váhu.
Krok 5. Připravte se vzít si zprávu na vědomí
Pokud vám někdo zavolá, aby promluvil s vaším šéfem nebo spolupracovníkem, ale vy jste tam jediný, kdo hovor přijme, slušně se zeptejte, kdo volá, a zeptejte se, co se děje. Poslouchejte pozorně a zaznamenejte co nejvíce relevantních informací:
- Pokud osoba, kterou chtějí kontaktovat, nemůže hovor přijmout, řekněte: „Promiňte, ale Pak Bambang právě není ve své kanceláři. Smím odstranit zprávu?"
- Nezapomeňte si poznamenat jméno, telefonní číslo a důvod volání. Změřte naléhavost hovoru - zní volající, jako by měl práci, o kterou se musí postarat během příštích dvou hodin nebo za týden? Pokud je hovor důležitým obchodním hovorem, měli byste záležitost vyřídit co nejrychleji a nejefektivněji - ujistěte se tedy, že zprávu dostanete z cesty co nejdříve.
Krok 6. Dávejte si pozor na hovory hledající informace o společnosti
Pokud volajícího nepoznáte a on nebo ona se ptá na podrobnosti o vás a jiném spolupracovníkovi, dávejte pozor, abyste neprozradili příliš mnoho interních informací vaší společnosti.
- I když vám volající sdělí své jméno a společnost, měli byste být opatrní, pokud nejsou důvěryhodnými volajícími. Pokud si nejste jisti, hovor na minutu odložte a požádejte svého spolupracovníka o radu: „Měli jsme předtím obchod s panem Harisem? Položil spoustu otázek na pracovní proces a kapacitu této společnosti a já jsem se chtěl ujistit, že je důvěryhodnou osobou. “
- V obchodní situaci řekněte „Omlouvám se, pane/paní. Naše zásady společnosti nám zakazují poskytovat takové informace. Můžu vědět, proč to potřebuješ? " a posuďte svůj názor na osobu odtamtud.
Metoda 2 ze 3: Příjem soukromých telefonních hovorů
Krok 1. Přizpůsobte pozdravy podle toho, kdo volá
Pokud víte, kdo vám volá, na základě jména v telefonu a vašich zkušeností oslovte osobu, jako byste se osobně setkali. Pokud nevíte, kdo volá, přijměte hovor formálněji a počkejte, až volající řekne, co tím myslel.
- Pokud jde o standardní mezinárodně přijímaný pozdrav, řekněte „Dobrý den?“. Na konci pozdravu zvedněte telefon mírně zvýšeným hlasem, jako tázavý tón. "Ahoj?" Díky tomu bude volající reagovat na váš pozdrav a ve většině případů vysvětlí, proč volal.
- Pokud vám volá váš přítel, pozdravte nenuceně: „Hej, Jono! Jak se máš, kámo?"
- Pokud vám zavolá váš nadřízený, známý nebo potenciální zaměstnavatel, pozdravte je zdvořile, ale s malou známostí: „Dobré odpoledne, pane Sungkare. Jak se máte?"
- Pokud nevíte, kdo volá, řekněte něco tak jednoduchého jako: „Ahoj?“
Krok 2. Poté, co řeknete „Dobrý den?
“, počkejte na odpověď. Když řeknete „Ahoj?“, Žádáte volající, aby se představil. Podívejte se na níže uvedený příklad (vaše slova tučně, a slova volajícího jsou kurzívou:
- "Ahoj?"
- „Ahoj, Jono, tohle je Tono.“
- „Ach, ahoj Tono! Proč, kámo?“
- „Ne, jen jsem se chtěl zeptat, jestli máš dnes večer nějakou akci? Chci se podívat na film„ Hvězdné války “, tady.“
- „Chtěli byste se dívat na„ Hvězdné války “! Je to šílené, když ne!“
Krok 3. Vytvořte pozdrav
Jak budete mít s přijímáním telefonních hovorů větší zkušenosti, můžete začít vytvářet pozdravné vzorce a fráze, které používáte znovu a znovu.
- Zvažte, zda se identifikujete pozdravem, jako je: „Dobrý den, toto je Jono“nebo „Jono je tady“.
- Zvažte kreativitu s neformálními variacemi „Ahoj?“: „Hej!“, „Haiyah!“, „Hej, jak se máš?“Nebo „Hej, kde jsi byl?“. Tento neformální pozdrav je vhodný pro příjem hovorů od přátel a neprofesionálních známých.
Krok 4. Nastavte hlasovou schránku, aby se používala, když nemůžete přijímat hovory
Kdokoli od přátel po rodinu až po vašeho šéfa pravděpodobně čas od času uslyší vaši hlasovou schránku, takže si ji nahrajte zdvořile a bez dalších okolků. Držte se dál od hříchů nebo hříček, pokud si nejste jisti, že se vám ozvou jen vaši přátelé.
- Řekněte: „Toto je Jonova hlasová schránka. Omlouvám se, ale teď nemohu zvednout telefon. Zanechte prosím zprávu a já se vám co nejdříve ozvu."
- Pokud používáte pevnou linku, zvažte nastavení rodinných hlasových záznamů. Řekněte: „Dobrý den, je to s rodinou Jono. Je nám líto, ale telefon teď nemůžeme zvednout. Zanechte prosím zprávu a my se vám co nejdříve ozveme! “. S těmito rodinnými nahrávkami se můžete pobavit - zkuste přimět všechny členy vaší rodiny, aby mluvili současně, nebo nechte členy své rodiny vyslovit část zprávy samostatně.
- Zvažte možnost požádat volajícího o poskytnutí podrobností o sobě, místo abyste ho jednoduše požádali o zanechání zprávy: „Uveďte prosím své jméno, telefonní číslo a účel volání a já vám zavolám zpět co nejdříve.“Tato konkrétnější metoda je vhodnější pro vaše telefonní číslo, které obvykle přijímá mnoho obchodních hovorů.
Metoda 3 ze 3: Příjem telefonních hovorů z neznámých čísel
Krok 1. Zamyslete se nad tím, kdo vám možná volá
Pokud čekáte na volání od kohokoli - nového známého, vaší organizace nebo potenciálního zaměstnavatele - přijměte hovor myšlenkou. Posuďte, zda je hovor trochu formálnější nebo méně formální - ale pro každý případ se rozhodněte být formální.
- V tomto případě odpovězte zdvořile a poloformálně. Jednoduché pozdravy jako „Ahoj?“může být použito. Nemusíte se přímo identifikovat - pokud vás volající zná osobně nebo má v seznamu vaše jméno, může se zeptat: „Dobrý den, mohu mluvit s Jonem?“
- Pokud hovor říká „neznámý“nebo „blokovaný“, nemusíte hovor přijímat. Pokud chcete, zvedněte telefon nebo počkejte, až vám volající zanechá zprávu v hlasové poště. Pokud máte důležité záležitosti, můžete mu zavolat zpět.
Krok 2. Dávejte si pozor na otravné hovory
Pokud vám někdo zavolá a hovor je hloupý a urážlivý, je to pravděpodobně jen žert. Někteří nosní volající jsou obvykle vulgární a zjevní, ale jiní nosní volající se vás pokusí přimět, aby si mysleli, že je hovor velmi důležitý. Vypořádejte se s nosatými volajícími stejně jako s tyrany: pokud budete mlčet a budete se řídit jejich naštváním, budou mít pocit, že jste vyhráli. Může být užitečné mlčet a předstírat, že jste v pasti, pokud uhodnete, kdo volá. Některé telefonní společnosti v Americe nabízejí služby sledování hovorů: pokud po zavěšení vytočíte číslo *69, služba automatických zpráv odešle veřejné informace o čísle, které vám volalo naposledy.
Krok 3. Dávejte si pozor na telemarketery
Pokud vám zavolá neznámé číslo a volající se na vás začne ptát, možná se pokouší získat vaše peníze.
- Telemarketisté telefonují každý den desítkám lidí a většinu z nich nezajímá, co telemarketer prodává. Nebojte se provinile, když řeknete: „Díky, ale nemám zájem. Dobré odpoledne, “potom položte telefon. Neztrácejte čas a čas.
- Pokud si nepřejete přijímat hovory od této společnosti, požádejte telemarketera, aby vaše číslo zapsal do seznamu „Nevolat“. Většina společností bude dělat, co chcete, a už vás nebudou obtěžovat.
- Pokud vás zajímá, co telemarketer prodává, odpovězte na výzvu a poslouchejte tón. Pamatujte, že čím déle na ně budete reagovat, tím více se vám pokusí prodat svůj produkt!
- Pokud chce mluvit s vámi nebo jiným členem rodiny, požádejte ho, aby před tím, než něco řekne, uvedl své jméno a organizaci - abyste nedali telemarketeru příliš mnoho informací! Pokud je tajnůstkář a neodhalí svou identitu, mějte to na paměti - nemusíte reagovat.
Tipy
- "Ahoj?" je pozdrav číslo jedna. Váš pozdrav bude vždy znít zdvořile slovy: „Ahoj?“, Ať už je volajícím přítel, milenec, matka, šéf, místní policista nebo cizinec.
- Užitečné může být „ID volajícího“. Pokud můžete zjistit, kdo volá, než to zvednete, můžete být na hovor lépe připraveni.
- " Co ?" nebo "Co?" Není to dobrý způsob, jak přijmout hovor, i když se vám volající nelíbí nebo máte špatnou náladu. Buďte zdvořilí, když máte hovor.
