Microsoft Access je program pro vytváření databází, který umožňuje komukoli vytvářet a spravovat databáze. Tento program je vhodný pro malé projekty až po velké podniky a funguje velmi vizuálně. Díky tomu je vynikající pro zadávání dat, protože nemusíte pracovat s tabulkami nebo listy. Podívejte se na první kroky níže, abyste mohli začít využívat Microsoft Access naplno.
Krok
Část 1 ze 6: Vytvoření nové databáze
Krok 1. Klikněte na kartu Soubor a vyberte „Nový“
Databáze je místo, kde jsou vaše data uložena v různých formách. Můžete se rozhodnout vytvořit prázdnou databázi, nebo si vybrat z existující šablony.
- Prázdná databáze je standardní databází Access a je doporučena pro místní použití. Vytvoření místní databáze bude obsahovat tabulku.
- Webové databáze jsou navrženy tak, aby byly kompatibilní s webovými zařízeními Access. Vytvoření webové databáze bude obsahovat tabulku.
- Šablony jsou databáze, které byly navrženy pro různá použití. Pokud nechcete trávit čas návrhem databáze, vyberte si šablonu.
Krok 2. Pojmenujte databázi
Jakmile vyberete typ databáze, pojmenujte ji podle jejího obsahu. To je zvláště užitečné, pokud budete pracovat s mnoha různými databázemi. Do pole „Název souboru“zadejte název své databáze. Vyberte „Vytvořit“a vytvořte nový databázový soubor.
Část 2 ze 6: Přidávání dat do databáze
Krok 1. Určete nejlepší strukturu pro svá data
Pokud vytváříte prázdnou databázi, budete muset přemýšlet o tom, jak data uspořádat a přidat správné datové struktury. Existují různé způsoby formátování a interakce s vašimi daty v Accessu:
- Tabulky - Tabulky jsou primární způsob ukládání dat ve vaší databázi. Tabulky lze porovnat s listy v Excelu: data jsou uspořádána do sloupců a tabulek. Import dat z aplikace Excel a dalších programů pro zpracování čísel je proto snadný proces.
- Formuláře - Formuláře jsou způsobem přidávání dat do databáze. Přestože můžete data přidávat do databáze přímo v tabulkách, použití formulářů zrychlí vizuální zadávání dat.
- Zprávy - Zprávy jsou užitečné pro shrnutí a zobrazení dat z vaší databáze. Zprávy se používají k analýze dat a zodpovězení konkrétních otázek, například o tom, jaký byl zisk, nebo kde je nejvíce zákazníků. Zprávy jsou určeny k tisku.
- Dotaz - dotaz je způsob, jakým přijímáte a třídíte data. Můžete jej použít k zobrazení konkrétních záznamů z různých tabulek. Pomocí dotazů můžete také přidávat a aktualizovat data.
Krok 2. Vytvořte svou první tabulku
Pokud spustíte prázdnou databázi, začnete s prázdnou tabulkou. Do této tabulky můžete začít zadávat data, a to buď ručně, nebo zkopírováním z jiného zdroje.
- Každá část dat musí být uložena ve svém vlastním sloupci (poli), zatímco data musí být umístěna ve vlastním řádku. Například data každého zákazníka jsou uložena v řadě, zatímco dostupná pole jsou různé informace o tomto spotřebiteli (jméno, příjmení, e -mailová adresa atd.)
- Můžete pojmenovat popisky sloupců, abyste snáze poznali název každého pole. Dvojitým kliknutím na záhlaví sloupce jej přejmenujete.
Krok 3. Importujte data z jiných zdrojů
Pokud chcete importovat z podporovaného souboru nebo umístění, můžete nastavit Access tak, aby přijal informace a přidal je do vaší databáze. To je užitečné pro příjem dat z webových serverů nebo jiných sdílených zdrojů.
- Klikněte na kartu Externí data
- Vyberte typ souboru, který chcete importovat. V části „Import a propojení“uvidíte několik možností pro datové typy. Kliknutím na Další zobrazíte další možnosti. ODBC je zkratka pro Open Database Connectivity a zahrnuje databáze jako SQL.
- Procházet umístění dat. Pokud jsou data na serveru, musíte zadat adresu serveru.
- V dalším okně vyberte „Zadejte, jak a kam chcete data ukládat do aktuální databáze“. Vyberte „OK“. Při importu dat postupujte podle následujících pokynů.
Krok 4. Přidejte další tabulku
Budete chtít ukládat různé záznamy do různých databází. Díky tomu bude vaše databáze fungovat hladce. Můžete mít například tabulku s informacemi o zákazníkovi a další tabulku s informacemi o objednávání. Tabulku s informacemi o zákazníkovi pak můžete propojit s tabulkou s informacemi o objednávce.
V sekci „Vytvořit“na kartě Domů klikněte na tlačítko „Tabulka“. Ve vaší databázi se objeví nová tabulka. Informace můžete zadávat stejným způsobem jako v první tabulce
Část 3 ze 6: Správa vztahů mezi tabulkami
Krok 1. Pochopte, jak zámky fungují
Každá tabulka bude mít pro každý záznam jedinečný primární klíč. Zpočátku Access vytvoří sloupec ID, jehož počet se zvyšuje s každým záznamem. Tento sloupec bude fungovat jako „primární klíč“. Tabulky mohou mít také pole "cizí klíč", což jsou propojená pole z jiných tabulek v databázi. Propojená pole budou mít stejná data.
- Například v tabulce Objednávky můžete mít pole ID zákazníka pro záznam toho, co si zákazník objednal. Pro toto pole můžete vytvořit vztah s polem ID v tabulce Zákazníci.
- Použití vztahů mezi tabulkami pomůže s konzistencí, efektivitou a snadným přístupem k vašim datům.
Krok 2. Klikněte na kartu Nástroje databáze, poté klikněte na tlačítko Vztahy v sekci Vztahy
Otevře se nové okno s náhledem na všechny tabulky v databázi. Každé pole se zobrazí pod názvem každé tabulky.
Před vytvořením vztahu musíte vytvořit pole pro „cizí klíč“. Pokud například chcete použít ID zákazníka v tabulce Objednávky, vytvořte v tabulce pole s názvem Zákazník a pole nechte prázdné. Ujistěte se, že formát je stejný jako pole, na které odkazujete (např. Čísla)
Krok 3. Přetáhněte pole, které chcete použít jako cizí klíč, do pole, které jste pro cizí klíč vytvořili
V zobrazeném okně klikněte na Vytvořit a nastavte vztah mezi poli. Mezi dvěma tabulkami spojujícími tato dvě pole se objeví čára.
Při vytváření vztahu zaškrtněte políčko "Vynutit referenční integritu". To znamená, že pokud se změní data v jednom poli, změní se také data v ostatních polích. Díky tomu budou vaše data přesnější
Část 4 ze 6: Vytvoření dotazu
Krok 1. Pochopte roli dotazů
Dotazy jsou akce, které vám umožňují rychle zobrazit, přidat a upravit data v databázi. Existuje mnoho typů dotazů, od jednoduchých vyhledávání až po vytváření nových tabulek na základě stávajících dat. Dotazy jsou při generování sestav důležité.
Dotazy jsou rozděleny do dvou hlavních typů: Výběr a Akce. První dotaz načítá data z tabulky a může je vypočítat, zatímco druhý může data z tabulky přidávat, upravovat a mazat
Krok 2. Pomocí Průvodce dotazem vytvořte základní výběrový dotaz
Pokud chcete použít základní výběrový dotaz, použijte průvodce Query Wizard, který vás provede jednotlivými kroky. K Průvodci dotazem se dostanete na kartě Vytvořit. To vám umožní zobrazit konkrétní pole z tabulky.
Vytvoření výběrového dotazu s kritérii
Krok 1. Otevřete Query Design
Kritéria můžete použít k minimalizaci vašeho výběru dotazu a zobrazení pouze informací, které potřebujete. Chcete -li začít, klikněte na kartu Vytvořit a vyberte Návrh dotazu.
Krok 2. Vyberte svou tabulku
Otevře se pole Zobrazit tabulku. Poklepejte na tabulku, kterou chcete použít, a klikněte na Zavřít.
Krok 3. Přidejte pole, do kterých budou data extrahována
Poklepejte na každé pole v tabulce, které chcete přidat do dotazu. Pole bude přidáno do seznamu Design.
Krok 4. Přidejte kritéria
Můžete použít různé typy kritérií, například text nebo funkce. Pokud například chcete v poli Cena zobrazit cenu vyšší než 50 USD, zadejte
=50
na kritériích. Pokud chcete zobrazit pouze zákazníky z Velké Británie, zadejte
Spojené království
v poli Kritéria.
V každém dotazu můžete použít více kritérií
Krok 5. Kliknutím na „Spustit“zobrazíte výsledek
Toto tlačítko je na kartě Návrh. Výsledky vašeho dotazu se zobrazí v okně. Dotaz uložte stisknutím Ctrl+S..
Vytvoření výběrového dotazu s parametry
Krok 1. Otevřete Query Design
Dotaz s parametry umožňuje nastavit, jaká data chcete přijímat při každém spuštění dotazu. Pokud máte například databázi zákazníků z různých měst, můžete se pomocí dotazu s parametry zeptat, pro které město chcete zobrazit data.
Krok 2. Vytvořte dotaz Select a definujte tabulku
Pole, pro která chcete načíst data, přidejte do dotazu dvojitým kliknutím na náhled tabulky.
Krok 3. Přidejte parametry do části Kritéria
Parametry jsou kolem sebe označeny znaky „“. Text v závorkách se zobrazí u dotazu, který se zobrazí při spuštění dotazu. Chcete -li například požádat o zadání města, klikněte na buňku Kritéria pro pole Město a zadejte
[Které město?]
Můžete ukončit parametry pomocí? nebo:, ale ne s! nebo
Krok 4. Vytvořte dotaz s mnoha parametry
K vytvoření vlastních mezer ve výsledcích dotazů můžete použít více parametrů. Pokud je například upřednostňované pole Datum, můžete získat výsledky mezi konkrétními daty zadáním kódu> Mezi [Počáteční datum:] A [Koncové datum:]. Při spuštění dotazu obdržíte dvě výzvy.
Vytvoření dotazu na vytvoření tabulky
Krok 1. Klikněte na kartu Vytvořit a vyberte Návrh dotazu
Pomocí dotazu můžete načíst konkrétní data z existující tabulky a vytvořit novou tabulku s těmito daty. To je velmi užitečné, pokud chcete rozdělit konkrétní část databáze nebo vytvořit formulář pro konkrétní část databáze. Nejprve vytvoříte pravidelný dotaz Select.
Krok 2. Vyberte tabulku, ze které chcete načíst data
Poklepejte na tabulky. V případě potřeby můžete vybrat více tabulek najednou.
Krok 3. Vyberte pole, ze kterého chcete načíst data
V náhledu tabulky poklepejte na každé pole, které chcete přidat. Toto pole bude přidáno do vašeho seznamu dotazů.
Krok 4. Nastavte kritéria
Pokud chcete určitá data zadat do pole, nastavte je v sekci Kritéria. Podrobnosti najdete v části „Vytvoření výběrového dotazu s kritérii“.
Krok 5. Otestujte svůj dotaz, abyste se ujistili, že výsledky odpovídají vašim potřebám
Před vytvořením tabulky spusťte dotaz, abyste se ujistili, že načte správná data. Upravte kritéria a pole, dokud nezískáte správná data.
Krok 6. Uložte dotaz stisknutím Ctrl+S
Dotaz se zobrazí v navigačním rámečku v levé části obrazovky. Kliknutím na dotaz jej vyberte znovu a klikněte na kartu Návrh.
Krok 7. Klikněte na „Vytvořit tabulku“v části „Typ dotazu“
Zobrazí se okno s žádostí o nový název tabulky. Zadejte název tabulky a klikněte na OK.
Krok 8. Klikněte na Spustit
Vaše nová tabulka bude vytvořena na základě vámi vytvořeného dotazu. Tabulka se objeví v navigačním rámečku v levé části obrazovky.
Vytvoření připojovacího dotazu
Krok 1. Otevřete dotaz, který byl vytvořen dříve
Pomocí dotazu Připojit můžete přidat data do existující tabulky z jiné tabulky. To je užitečné, pokud potřebujete přidat data do tabulky, kterou jste vytvořili pomocí dotazu na vytvoření tabulky.
Krok 2. Klikněte na tlačítko Připojit na kartě Návrh
Tím se otevře okno Připojit. Vyberte tabulku, do které chcete přidat data.
Krok 3. Podle potřeby změňte kritéria dotazu
Pokud například vytvoříte tabulku s kritérii „2010“v poli „Rok“, změňte ji na rok, který chcete přidat, například „2011“.
Krok 4. Nastavte, kam chcete data přidat
Ujistěte se, že jste nastavili správná pole pro každý sloupec, do kterého přidáváte data. Například pomocí výše uvedených změn by měla být data přidána do pole Rok v řádku „Připojit k“.
Krok 5. Spusťte dotaz
Na kartě Návrh klikněte na „Spustit“. Dotaz bude spuštěn a data budou přidána do tabulky. Poté můžete přidat tabulku a zkontrolovat, zda byla data zadána správně.
Část 5 ze 6: Vytváření a používání formulářů
Krok 1. Vyberte tabulku, pro kterou chcete vytvořit formulář
Formuláře vám umožňují rychle a snadno zobrazit data v každém poli a přecházet mezi položkami a vytvářet nové položky. Formuláře jsou velmi důležité, pokud zadáváte data po dlouhou dobu, protože mnoho lidí to snáze používá než tabulky.
Krok 2. Klikněte na tlačítko Formulář na kartě Vytvořit
Tím se automaticky vytvoří formulář na základě polí v tabulce. Access vytváří pole dostatečné velikosti, ale můžete libovolně měnit velikost a přesouvat prvky ve formuláři.
- Pokud nechcete, aby se ve formuláři zobrazovala určitá pole, můžete na něj kliknout pravým tlačítkem a vybrat příkaz Odstranit.
- Pokud má vaše tabulka vztah, pod každým záznamem se zobrazí řádek dat, který zobrazuje propojená data. To vám umožní snadněji upravovat propojená data. Například každý prodejce ve vaší databázi může mít ke svému záznamu připojená zákaznická data.
Krok 3. Přejděte do svého formuláře
Směrová tlačítka ve spodní části jsou užitečná pro pohyb mezi položkami. Při přechodu mezi položkami budou pole ve formuláři vyplněna vašimi údaji. Pomocí tlačítek v rohu se můžete přesunout na první nebo poslední záznam.
Krok 4. Kliknutím na tlačítko Datový list tabulku použijete
Toto tlačítko je vlevo nahoře a umožní vám začít měnit obsah vašich dat pomocí formuláře.
Krok 5. Změňte zadané položky
Můžete upravit text v celém poli pro každou položku a změnit stávající data v tabulce. Provedené změny se okamžitě zobrazí v tabulce a propojených datech.
Krok 6. Přidejte nový záznam
Kliknutím na tlačítko „Přidat záznam“poblíž navigačních tlačítek vytvoříte nový záznam na konci řádku. Pomocí políček můžete zadat data do prázdných políček v tabulce. Toto je snadný způsob, jak přidat informace místo použití zobrazení tabulky.
Krok 7. Po dokončení formulář uložte
Ujistěte se, že jste formulář uložili stisknutím Ctrl + S, abyste k němu měli přístup později. Formulář se zobrazí v navigačním rámečku v levé části obrazovky.
Část 6 ze 6: Vypracování zprávy
Krok 1. Vyberte tabulku nebo dotaz
Zprávy vám umožní zobrazit souhrn vašich údajů. Sestavy se často používají pro výplatní pásky a zprávy o doručení a lze je přizpůsobit pro jakékoli použití. Sestavy načítají data z tabulek nebo dotazů, které jste vytvořili.
Krok 2. Klikněte na kartu Vytvořit
Vyberte typ zprávy, kterou chcete vytvořit. Existuje několik způsobů vytváření sestav, které můžete provést. Access vám může generovat sestavy automaticky a můžete také vytvářet vlastní sestavy.
- Report - Toto vygeneruje automatický report se všemi daty z vašeho zdroje. Seskupení dat zde není, ale pro malé databáze může být tento typ zprávy vhodný pro vaše potřeby.
- Prázdná zpráva - Tím se vytvoří prázdná zpráva, do které můžete libovolně vyplnit údaje. Můžete si vybrat z dostupných polí a vytvořit vlastní sestavu.
- Průvodce sestavou - Průvodce vytvořením sestavy vás provede procesem vytváření sestavy, což vám umožní vybrat a seskupit data a formátovat je.
Krok 3. Vyberte zdroj dat pro prázdnou sestavu
Pokud se rozhodnete generovat prázdnou sestavu, musíte vybrat zdroj dat. Nejprve klikněte na kartu Uspořádat a vyberte List vlastností. Nebo můžete také stisknout Alt+Enter.
Klikněte na šipku dolů vedle položky Zdroj záznamu. Zobrazí se seznam vašich tabulek a dotazů. Vyberte tabulku nebo dotaz a pro sestavu budou vybrány vaše možnosti
Krok 4. Přidejte pole do sestavy
Jakmile budete mít zdroje, můžete do sestavy přidat pole. Klikněte na kartu „Formát“a poté na „Přidat existující pole“. Vpravo se zobrazí seznam polí.
- Klikněte a přetáhněte pole, která chcete přidat do rámečku návrhu. Záznam se objeví ve vaší zprávě. Když přidáte další pole, automaticky se nastaví s existujícími poli.
- Velikost pole můžete změnit kliknutím na jeho roh a přetažením myší.
- Odeberte pole ze sestavy kliknutím na její název a stisknutím Odstranit.
Krok 5. Seskupte své zprávy
Seskupení vám umožňuje rychle zpracovat informace ze zpráv, protože související data jsou již organizována. Můžete například chtít seskupit prodeje podle oblasti nebo podle prodejce. Seskupování vám to umožňuje.
- Klikněte na kartu Návrh a poté na „Seskupit a seřadit“.
- Klepněte pravým tlačítkem kdekoli v poli, které chcete seskupit. V nabídce vyberte „Seskupit“.
- Pro skupinu bude vytvořena hlava. Názvy záhlaví můžete přizpůsobit skupinám popisků.
Krok 6. Uložte a sdílejte zprávu
Jakmile je vaše zpráva dokončena, můžete ji uložit a sdílet nebo vytisknout jako jakýkoli jiný dokument. Pomocí sestav můžete sdílet zprávy o výkonu s investory, kontaktní informace o pracovnících a další.
Tipy
Aplikace Microsoft Access se otevře v režimu „Backstage View“, který poskytuje možnosti nabídky, které vám umožňují otevřít databázi, vytvořit novou databázi nebo přistupovat k příkazům pro úpravu databáze
Varování
Některé funkce v Accessu nejsou vždy k dispozici, v závislosti na typu databáze, kterou vytváříte. Nemůžete například sdílet stolní databázi na webu a určité funkce pro stolní počítače, jako je počet dotazů, nejsou ve webové databázi k dispozici
== Zdroj ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
