Trh práce je ze dne na den konkurenceschopnější. Aby bylo možné soutěžit o nová pracovní místa, bude nejcennější podporou pozitivní a chvályhodná doporučení předchozích zaměstnavatelů/zaměstnavatelů. Pokud chcete zaměstnanci poskytnout pozitivní referenci, měli byste si dobře rozmyslet, jak tuto osobu budete zastupovat. Když zvážíte, co této osobě řeknete nebo napíšete, a budete ji reprezentovat tím nejpozitivnějším a nejprofesionálnějším způsobem, můžete pomoci zaměstnanci nebo někomu jinému získat práci snů.
Krok
Metoda 1 ze 2: Psaní
Krok 1. Zadejte kladný referenční dopis
Pokud za vámi přijde zaměstnanec a požádá vás o doporučující dopis, první věcí, kterou byste měli udělat, je žádost zvážit. Pokud máte se zaměstnancem dobré zkušenosti a můžete poskytnout pozitivní podporu ke zvýšení jeho šancí získat zaměstnání, poskytněte pozitivní doporučující dopis.
- Nenabídněte poskytnutí referenčního dopisu, pokud nemůžete napsat něco pozitivního. Nenechte to zabít vaše šance získat práci.
- Přijímejte žádosti o zápis referencí pouze v případě, že jste se zaměstnancem pracovali delší dobu. Jen za pár měsíců budete těžko posuzovat schopnosti a práci člověka.
- Ujistěte se, že jste správnou osobou pro poskytnutí reference. Možná budete muset znovu zkontrolovat zásady společnosti týkající se doporučení.
Krok 2. Shromážděte informace, které si můžete zapsat pro referenční dopis
Požádejte zaměstnance o informace o zaměstnání, o které se uchází, a další relevantní údaje, které byste měli vědět, včetně jeho životopisu. Měli byste také shromažďovat informace týkající se práce zaměstnance, například hodnocení výkonu.
- Pokud se rozhodnete napsat někomu referenční dopis, požádejte ho o informace o zaměstnání, o které se uchází, o jeho nejnovější životopis a další informace o tom, co si myslí o svém přínosu pro konkrétní společnost nebo projekt a jak prospěje jeho nové práci.
- Zvažte přečtení korespondence mezi vámi a zaměstnancem, abyste mohli posoudit profesionalitu a její fungování. K tomuto účelu můžete také použít hodnocení výkonu.
Krok 3. Nakreslete počáteční písmeno
Než dáte kladný odkaz bývalému zaměstnanci nebo kolegovi, použijte informace, které jste shromáždili, k vypracování úvodního dopisu. Tento krok pomáhá zajistit, aby referenční dopis, který píšete, byl kladný a komplexní.
- Referenční písmena by měla mít jednu nebo dvě stránky. Pokud budete psát déle, potenciální zaměstnavatelé si nemusí celou věc přečíst a mohou postrádat zásadní informace o kandidátovi.
- Úvod by měl být stručný a měl by obsahovat jméno zaměstnance, práci, o kterou se uchází, a zda byste ho na tuto práci doporučili. Můžete například napsat „Jsem rád, že mohu doporučit Amira Priamboda na pozici brand managera. Amir Priambodo byl pro naši společnost velkým přínosem a věřím, že bude cenným přínosem pro váš tým “.
- Tělo dopisu může mít 1-3 odstavce a mělo by popisovat, jak dlouho zaměstnance znáte, v jaké funkci jste pracovali, popsat a vyzdvihnout jeho dovednosti a vysvětlit, jak bude potenciálnímu zaměstnavateli přispívat. Musíte poskytnout použitelné důkazy a důvody, proč je zaměstnanec nejlepším kandidátem na toto místo.
- V těle dopisu můžete také popsat charakter zaměstnance, ale musíte si dát pozor, abyste neuvedli osobní údaje, což je nejen podezřelé vůči potenciálním zaměstnavatelům, ale také nezákonné.
- Dopis byste měli uzavřít krátkým, výstižným odstavcem, ve kterém danou osobu vřele doporučíte, a nabídnout mu pomoc, pokud má potenciální zaměstnavatel nějaké dotazy. Například: „Na základě svých zkušeností s prací s Amirem Priambodo bych ho doporučil na pozici brand managera ve společnosti Brand Management, Inc. Máte -li jakékoli dotazy nebo obavy, kontaktujte mě prostřednictvím e -mailu nebo telefonu. “
Krok 4. Používejte pozitivní, akční slova
Při navrhování a následné revizi používejte při popisu kandidátů pozitivní a použitelný jazyk. Tato akce může potenciálním zaměstnavatelům pomoci získat představu o kandidátovi a může také představovat pozitivnější představu o sobě samém.
- Používejte slova jako spolupracovat, spolupracovat a povzbuzovat.
- Používejte podstatná jména jako týmový hráč, přínos a odpovědnost.
- Používejte přídavná jména jako spolehlivý, inteligentní, přátelský a odhodlaný.
- Tato slova byste mohli spojit do vět jako „Amir a já spolupracujeme na marketingovém projektu a on je důležitým přínosem při získávání nových klientů. Je to velmi zodpovědný a přátelský týmový hráč a bude mít pozitivní dopad na vaši společnost “.
Krok 5. Buďte upřímní a nepřehánějte
Chcete propagovat nejlepšího možného kandidáta a zároveň zůstat upřímní ohledně jeho kvalifikace. Mezi poctivostí a nadsázkou je tenká hranice a měli byste se jí vyhnout, aby potenciální zaměstnavatelé neměli podezření, že váš dopis byl napsán nečestně.
Nemusíte říkat, že ten člověk je nejlepší nebo největší, pokud nejsou. Místo toho zvažte psaní něčeho jako „Amir je jedním z nejzodpovědnějších a nejpřátelštějších spolupracovníků a rád jsem s ním pracoval.“Když hodnotíte něčí technické dovednosti a schopnosti, můžete napsat něco jako „Amir patří mezi 5% nejlepších manažerů značky, se kterými jsem pracoval“
Krok 6. Zrevidujte a upravte referenční dopis
Po dokončení původního návrhu dopisu proveďte revize textu, abyste jej posílili, a prozkoumejte oblasti, které vyžadují další rozvoj. Tento krok vám umožňuje upravit písmeno tak, aby bylo možné najít pravopisné, interpunkční nebo gramatické chyby.
- Zajistěte, aby revidovaný návrh měl správnou úvodní složku, tělo a poctivý závěr, obsahoval pozitivní slovní zásobu a poskytoval nejlepší obraz o uchazeči.
- Zvažte přečtení dopisu, abyste slyšeli chyby, a pomozte zajistit, aby to znělo profesionálně.
- Ujistěte se, že informace, které uvedete v dopise, jsou vhodné pro nové zaměstnání.
Krok 7. Zformátujte dopis
Před odesláním referenčního dopisu musíte použít správný formát. Tento krok může pomoci zajistit, aby potenciální zaměstnavatelé brali váš referenční dopis vážně.
- Zkontrolujte, zda je dopis vytištěn na papír s hlavičkovým papírem společnosti.
- Na první řádek napište datum.
- Pod datum si zapište adresu potenciálního zaměstnavatele. Adresujte dopis nadřízenému nebo oddělení lidských zdrojů kandidáta.
- Pod informace o potenciálním zaměstnavateli uveďte svou kontaktní adresu.
- Po pozdravu se ujistěte, že jste dopis podepsali černým inkoustem a vytiskli pod ním své jméno. Pokud chcete, můžete uvést své pracovní zařazení, e -mail a telefonní číslo.
Krok 8. Proveďte znovu kontrolu znaků
Před odesláním referenčního dopisu si text přečtěte naposledy. Tento krok zajistí, že neuděláte žádné chyby ani nezmeškáte důležité informace.
Metoda 2 ze 2: Poskytnutí slovních odkazů
Krok 1. Zkontrolujte zásady společnosti týkající se verbálních odkazů
Některé společnosti umožňují zaměstnancům poskytovat pouze základní informace, jako jsou roky služby. Některé vám mohou umožnit poskytnout písemné odkazy. Zajištění dodržování zásad společnosti ohledně referencí vám může pomoci poskytnout nejlepší verbální reference.
Krok 2. Souhlas se žádostmi o verbální odkazy
Pokud vás zaměstnanec nebo kolega požádá o poskytnutí reference, ujistěte se, že žádost berete pozitivně. Pokud máte se zaměstnancem dobré zkušenosti, souhlaste s jeho žádostí o poskytnutí referencí potenciálním zaměstnavatelům.
- Nenabídněte poskytnutí reference, pokud nemůžete o zaměstnanci říci nic pozitivního. Nenechte si tím zničit šance na získání práce.
- Pokud s danou osobou nějakou dobu pracujete, udělte souhlas k rozhovoru s potenciálním zaměstnavatelem. Pokud ho znáte jen několik měsíců, můžete mít problém odpovědět na otázky o zaměstnanci nebo vysvětlit jeho dovednosti.
- Ujistěte se, že jste správnou osobou pro poskytnutí reference. O doporučeních se možná budete muset informovat u zásad svého šéfa nebo společnosti.
Krok 3. Požádejte o informace o zaměstnanci, aby je použil jako referenční materiál
Můžete také potřebovat základní informace od zaměstnance o práci, o kterou se uchází, a další relevantní údaje, které byste měli vědět.
- Požádejte o informace o zaměstnání, o které se uchazeč uchází, a aktuální životopis. Možná budete muset zjistit, jak si myslí, že přispěl společnosti a projektům, na kterých pracuje, a jak přispěje na své nové pracoviště.
- Musíte shromáždit veškeré informace týkající se práce zaměstnance, například hodnocení výkonu.
- Zvažte znovu přečtení své korespondence se zaměstnancem, abyste zhodnotili jeho profesionální úroveň a fungování. K tomuto účelu můžete také použít hodnocení výkonu.
Krok 4. Naplánujte si telefonický rozhovor
Většina telefonních referencí je poskytována telefonicky a budete si muset naplánovat vhodný čas na rozhovor s potenciálním zaměstnavatelem uchazeče. Pokud si vyhradíte určitý čas na rozhovor o kandidátovi, můžete zajistit komplexní, profesionální a pozitivní referenci.
- Požádejte uchazeče, aby potenciálnímu zaměstnavateli poskytl vaše kontaktní údaje, nebo požádejte o relevantní údaje o tom, na koho se v nové společnosti obrátit.
- Rozhovor si naplánujte, až se budete cítit uvolněně a nespěcháte na schůzku.
Krok 5. Udělejte si poznámky k telefonním referencím
Poté, co jste určili rozvrh rozhovorů a shromáždili příslušné informace, udělejte si o kandidátovi malou poznámku. Tento krok vám pomůže zajistit, abyste během konverzace nezapomněli na důležité informace o dovednostech nebo chování kandidáta.
Protože neznáte otázky, které by si potenciální zaměstnavatel mohl klást, nezapomeňte si udělat poznámky o různých aspektech uchazeče, včetně toho, jak jste se s ním seznámili a na jak dlouho, s jakou kapacitou jste pracovali, a zhodnocení jeho dovedností
Krok 6. Odpovězte na všechny otázky zcela a upřímně
Slovní reference často vyžadují, abyste odpověděli na otázky, které potenciální zaměstnavatelé pokládají. Příprava poznámek a zodpovězení podrobných a upřímných otázek může kandidátům pomoci získat práci.
- Ujistěte se, že nepřeceňujete kvalifikaci dané osoby. Nemusíte říkat, že je to největší člověk na světě “, ale můžete objektivně říci„ je to jeden z nejlepších kolegů/zaměstnanců, jaké jsme kdy měli “.
- Mějte na paměti, že jakékoli pochybnosti ve vaší odpovědi budou vyvolávat dojem, že jste nečestní.
Krok 7. Používejte pozitivní a popisná slova a věty
Když odpovídáte na otázku potenciálního zaměstnavatele, ujistěte se, že používáte slova, díky nimž kandidát vypadá atraktivně. Díky této akci bude kandidát vypadat nadřazeně nad ostatními kandidáty.
- K popisu kandidáta můžete také použít různá slovesa, podstatná jména a přídavná jména. Čím jasnější je váš popis, tím větší je pravděpodobnost, že potenciálním zaměstnavatelům pomůže učinit informované rozhodnutí.
- Můžete například říci věci jako „Amir Priambodo má schopnost řešit problémy velmi kreativním způsobem“nebo „Dokáže jasně sdělit své myšlenky“.
- Ujistěte se, že zadáváte informace o dovednostech, které bude kandidát ve svém novém zaměstnání potřebovat.
Krok 8. Vyhněte se osobním předmětům
Mluvte pouze o věcech, které se týkají výkonu kandidáta, jako jsou nadřazené vůdčí schopnosti nebo schopnost řešit konflikty mezi spolupracovníky. Nemluvte o svém osobním životě, protože tím se stanete, a vy, vypadejte pro potenciální zaměstnavatele méně profesionálně.
- Nemluvte o ničem osobním, včetně náboženství, rodinného stavu, věku nebo zdraví.
- Poskytnutí osobních údajů může ohrozit šance uchazeče získat zaměstnání. To může být nezákonné, v závislosti na typu informací, které zveřejníte.
Krok 9. Ukončete slovní odkaz
Jakmile zodpovíte všechny otázky potenciálního zaměstnavatele, vyplňte slovní odkaz po telefonu. Můžete pokládat otázky, pokud to považujete za nutné, nebo můžete poskytnout další vysvětlení o kandidátovi. Nezapomeňte potenciálnímu zaměstnavateli poděkovat a v případě potřeby nabídnout další informace.
