Existují dva typy plánů řízení změn. První typ plánu řeší dopad změn na organizaci, což usnadňuje přechod. Druhý typ plánu sleduje konkrétní změny projektu, což má za následek jasný záznam změn rozsahu projektu. Oba plány mají za cíl jasně a přesně sdělit, co je třeba udělat.
Krok
Metoda 1 ze 2: Napsání plánu pro řízení organizačních změn
Krok 1. Ukažte důvod změny
Uveďte faktory, které vedly k rozhodnutí změnit, například špatný výkon, nová technologie nebo změna poslání organizace.
Jeden přístup, který lze použít, je popsat současnou situaci a budoucí situaci, kterou chce organizace vytvořit
Krok 2. Definujte typ a rozsah změny
Stručně popište povahu projektu změny. Zjistěte, zda tato změna ovlivní pracovní zařazení, obchodní procesy, změny zásad a/nebo organizační strukturu. Vytvořte seznam oddělení, pracovních skupin, systémů nebo jiných komponent, u kterých dojde ke změnám.
Krok 3. Popište podporu zúčastněných stran
Seznam všech stran, kterých se navrhovaná změna dotkne, například vyššího vedení, projektových manažerů, sponzorů projektu, koncových uživatelů a/nebo zaměstnanců. U každé strany si zapište, zda strana změnu podporuje.
- Zvažte vytvoření diagramu, který by to sdělil jasně a stručně. Jedním z příkladů je uvést povědomí, úroveň podpory a vliv každé strany seřazené pomocí stupnice Vysoká/Střední/Nízká.
- Pokud je to možné, proveďte osobní rozhovor, abyste změřili podporu.
Krok 4. Vytvořte tým pro řízení změn
Tento tým je zodpovědný za poskytování informací všem stranám, naslouchání obavám a zajištění co nejplynulejšího procesu změny. Vyberte si lidi, kteří mají důvěryhodnost v rámci organizace a dobré komunikační schopnosti.
Tento tým by měl mít také členy z vyšší výkonné úrovně. Zdůrazněte, že jsou zodpovědní za prosazování změn, nejen za schvalování
Krok 5. Vytvořte přístup k řízení
Plná podpora důležitých lidí v organizaci je pro úspěch změny velmi důležitá. Poskytněte vedoucím zaměstnancům příležitost poskytnout zpětnou vazbu a spolupracovat s nimi na vytvoření aktivní role při předvádění a vedení změn.
Krok 6. Vytvořte plán pro každou zúčastněnou stranu
Vyhodnoťte rizika a obavy všech stran, včetně těch, kteří podporují změnu. Přiřaďte tým managementu, aby vyřešil obavy.
Krok 7. Vytvořte komunikační plán
Komunikace je nejdůležitější součástí řízení změn. Pravidelně komunikujte s lidmi, kterých se změna týká. Zdůrazněte důvody změny a výhody, které změna přináší.
- Zúčastněné strany by měly přijímat oboustrannou osobní komunikaci. Setkání tváří v tvář nebo tváří v tvář jsou velmi důležitá.
- Komunikace by měla pocházet od vysoce postaveného sponzora změn, od vašeho přímého nadřízeného a od dalších důvěryhodných zúčastněných stran. Veškerá komunikace musí předávat konzistentní zprávu.
Krok 8. Sledujte shodu
Vždy se najdou tací, kteří se změně brání. Tento zápas je na individuální úrovni. Komunikujte tedy s danou osobou, abyste porozuměli jejím úvahám. Monitorujte stížnosti, aby je tým řízení změn mohl řešit. Mezi běžné důvody odporu patří:
- Žádná motivace ke změně, žádný pocit naléhavosti
- Nechápejte celkovou situaci ani proč je potřeba změna
- Nedostatek údajů v procesu
- Nejistota ohledně jistoty zaměstnání, budoucích rolí nebo požadavků a dovedností potřebných k výkonu budoucích zaměstnání.
- Nesplnění očekávání managementu ohledně implementace změn nebo komunikace
Krok 9. Překonejte překážky
Mnoho stížností by mělo být vyřešeno vylepšením komunikace nebo změnou komunikačních strategií k řešení konkrétních problémů. Některé stížnosti vyžadují další přístup, který můžete zahrnout jako součást plánu nebo jej můžete delegovat na vedoucí tým, aby mohl udělat, co je potřeba. Zvažte, jaké kroky jsou ve vaší organizaci vhodné:
- Při změně rolí nebo pracovních procesů upřednostněte školení zaměstnanců.
- Pokud předpovídáte nízkou morálku nebo stresující přechodné období, řešte firemní akce nebo zaměstnanecké výhody.
- Pokud zúčastněné strany nejsou ke změně motivovány, motivujte je.
- Pokud se zúčastněné strany necítí být zapojeny do procesu změny, svolejte schůzku, abyste získali zpětnou vazbu a zvážili změnu plánů.
Metoda 2 ze 2: Monitorování změn projektu
Krok 1. Definujte roli správy změn
Vytvořte si seznam pozic, které budou pro tento projekt jmenovány. Popište povinnosti a dovednosti požadované pro každou pozici. Minimálně zahrňte projektového manažera, který bude provádět každodenní změny, a sponzora projektu, který bude sledovat celkový pokrok a rozhodovat o zásadních změnách.
U širokého projektu ve velké organizaci rozdělte roli projektového managementu na několik lidí se specializovanými znalostmi
Krok 2. Zvažte vytvoření ovládacího panelu změn
Projekty vývoje softwaru mají obecně Change Control Board složenou ze zástupců každé ze zainteresovaných skupin. Je to tato rada, která schvaluje požadavky na změny, nikoli projektový manažer a sděluje rozhodnutí zúčastněným stranám. Tento přístup funguje dobře u projektů, které zahrnují více skupin a projektů, jejichž minimální rozsah a cíle často vyžadují přehodnocení.
Krok 3. Vytvořte postup pro realizaci požadavků na změnu
Jakmile někdo z týmu pro změnu zjistí další krok, jak proměníte myšlenku ve skutečnost? Popište tento proces se souhlasem týmu. Příklad:
- Členové týmu vyplní formulář Žádost o změnu a odešlou jej projektovému manažerovi.
- Manažer projektu zadá formulář do záznamu požadavku na změnu a upraví tento záznam podle toho, jak jsou změny implementovány nebo odmítnuty.
- Vedoucí požádá členy týmu, aby napsali konkrétní plán a odhadli, kolik úsilí bude zapotřebí.
- Vedoucí projektu zašle plán zadavateli projektu ke schválení nebo zamítnutí.
- Implementujte změny. Zúčastněné strany jsou pravidelně informovány o vývoji.
Krok 4. Vytvořte formulář žádosti o změnu
Níže uvedené údaje by měly být zahrnuty pokaždé, když je podán požadavek na změnu a vložen do protokolu změn:
- Změnit datum žádosti
- Změňte číslo požadavku přidělené projektovým manažerem
- Název a vysvětlení
- Jméno, e -mailová adresa a telefonní číslo žadatele
- Priorita (vysoká, střední nebo nízká). Plány řízení nouzových změn mohou vyžadovat konkrétní termíny.
- Číslo produktu a verze (pro softwarové projekty)
Krok 5. Do poznámek ke změnám zadejte další informace
Záznamy změn by měly zaznamenávat rozhodnutí a implementaci. Kromě informací zkopírovaných z formuláře žádosti o změnu musíte připravit místo pro napsání následujícího:
- Znamení schválení nebo zamítnutí
- Podpis osoby, která žádost schválí nebo zamítne
- Změnit termín implementace
- Změnit datum dokončení
Krok 6. Sledujte důležitá rozhodnutí
Kromě denních poznámek bude pro projekt prospěšné i sledování důležitých rozhodnutí. Tyto záznamy vám usnadní sledování dlouhodobých projektů nebo projektů, které procházejí změnou ve vedení. Tyto záznamy mohou také vést komunikaci s klienty nebo vrcholovým managementem. V případě jakýchkoli změn termínů, rozsahu projektu nebo požadavků, úrovně priority nebo strategie uveďte následující informace:
- Lidé, kteří se rozhodují
- Datum rozhodnutí
- Shrnutí důvodů za rozhodnutím a rozhodovacího procesu. Zahrňte dokumenty související s tímto procesem.
