Vypracování efektivního plánu řízení rizik může zabránit tomu, aby se malé problémy zvětšovaly. Různé typy plánů řízení rizik se mohou zabývat výpočtem pravděpodobnosti události, jejího dopadu na vás, jaká rizika jsou spekulativní a jak zmírnit problémy spojené s těmito riziky. Plánování vám pomůže vyrovnat se s obtížnými situacemi, které nastaly nebo nastanou, a předcházet jim.
Krok
Krok 1. Pochopte, jak funguje řízení rizik
Riziko je účinek (pozitivní nebo negativní) v důsledku události nebo série událostí, ke kterým dochází na jednom nebo několika místech. Riziko se vypočítává na základě pravděpodobnosti, že se událost stane problémem, a z toho vyplývajícího dopadu (riziko = nepředvídatelný dopad X). Pro analýzu rizika je třeba identifikovat různé faktory, včetně:
-
Výskyt: Co se může stát?
Vypracujte plán řízení rizik Krok 1 Bullet1 -
Pravděpodobnost: Jak je pravděpodobné, že k události dojde?
Vypracujte plán řízení rizik Krok 1 Bullet2 - Dopad: Jak závažný bude dopad, pokud k němu dojde?
- Zmírnění: Jak (a o kolik) můžete snížit pravděpodobnost.
- Pohotovostní situace: Jak (a o kolik) můžete snížit dopad?
- Redukce = zmírnění rizika X
- Expozice = riziko - snížení
- Jakmile identifikujete výše uvedené proměnné, výsledkem je expozice. To je množství rizika, kterému se nelze vyhnout. Expozici lze také nazvat Ohrožení, Odpovědnost nebo Závažnost, ale všechny se týkají stejné věci. Expozice bude použita k určení, zda je třeba plánovanou aktivitu provést.
- Často se jedná o vzorec cena vs. přínos. Tyto prvky můžete použít k určení, zda je riziko implementace změny vyšší nebo nižší než riziko neimplementace změny.
- Předpokládané riziko. Pokud se rozhodnete pokračovat (někdy nemáte na výběr, například vládní nařízení), pak se z vaší expozice stane předpokládané riziko. V některých prostředích se předpokládané riziko převádí na hodnoty rupie, které se poté používají k výpočtu ziskovosti konečného produktu.
Krok 2. Definujte svůj projekt
V tomto článku uvažujme o tom, že máte na starosti počítačový systém, který poskytuje důležité (ale ne kritické) informace některé velké populaci. Hlavní počítač, ve kterém je tento systém, je starý a je třeba jej vyměnit. Vaším úkolem je vypracovat plán řízení rizik pro tento krok. Tento plán se zobrazí ve zjednodušeném modelu, kde budou rizika a dopady kategorizovány jako vysoké, střední nebo nízké (tato metoda je v projektovém řízení velmi běžná).
Krok 3. Získejte informace od ostatních
Rizika brainstormingu. Shromážděte několik lidí, kteří jsou s projektem velmi obeznámeni, a požádejte o informace o tom, co se stane, jak tomu zabránit a co je třeba udělat, pokud k tomu dojde. Dělejte si hodně poznámek! V následujících krocích použijete výstup této důležité relace několikrát. Buďte otevřeni daným myšlenkám. Myšlení „po vybalení z krabice“je v pořádku, ale udržujte kontrolu nad svou relací, aby se soustředila na cíl.
Krok 4. Identifikujte důsledky každého rizika
Z vašeho brainstormingu byly shromážděny různé informace o tom, co se stane, pokud se riziko stane skutečností. Přiřaďte každé riziko co nejkonkrétněji k důsledkům, o nichž se hovořilo během relace. „Odložení projektu“by mělo být rozděleno například na „Projekt bude odložen o 13 dní“. Pokud existuje hodnota rupie, pouhá zmínka o „nadměrném rozpočtu“by byla příliš obecná.
Krok 5. Odstraňte nepodstatné problémy
Pokud například přesunete počítačový systém prodejce automobilů, jaderná válka, mor nebo vražedné asteroidy nebudou zasahovat do vašeho projektu. nemůžete nic udělat pro plánování nebo snížení dopadu. Mějte však na paměti, že tyto události nezahrnujete do plánování rizik.
Krok 6. Seznam všech identifikovaných rizikových prvků
Není nutné je uspořádat v pořádku. Stačí je zaregistrovat jeden po druhém.
Krok 7. Zahrňte pravděpodobnosti
U každého rizikového prvku ve vašem seznamu určete, zda je pravděpodobnost, že se tato rizika skutečně vyskytnou, dostatečně vysoká, střední nebo nízká? Pokud musíte použít čísla, pravděpodobnost nízké stupnice je 0,01-0, 33, střední = 0,34-0, 66 a vysoká = 0,67-1,00.
-
Je třeba poznamenat, že pokud je pravděpodobnost, že se událost stane skutečnou, nulová, znamená to, že riziko již není brány v úvahu. Nemá smysl zvažovat, co se nestane (rozzlobený T-Rex jí počítač).
Krok 8. Definujte dopad
Impact je obecně definován jako High, Medium nebo Low na základě definovaných pokynů. Pokud musíte použít čísla, znamená to stupnice dopadu od 0,01 do 1,00, tj. 0,01 až 0,33 = nízké, 0,34 - 0,66 = střední, 0,67 - 1,00 = vysoké.
-
Poznámka: pokud je dopad události nulový, není nutné riziko registrovat. Není důvod uvažovat o nepodstatných věcech, bez ohledu na pravděpodobnost (můj pes snědl večeři).
Krok 9. Určete riziko prvku
K tomu se často používají tabulky. Pokud používáte vysoké, střední a nízké hodnoty, doporučujeme použít horní tabulku. Pokud používáte číselné hodnoty, budete muset zvážit trochu komplikovanější bodovací systém podobný druhé tabulce zde. Je důležité si uvědomit, že neexistuje univerzální vzorec pro kombinaci pravděpodobnosti s dopadem a vzorec se liší v závislosti na osobě a projektu. Vzorce v tomto článku jsou jen příkladem (i když jsou založeny na skutečném příběhu):
-
Buďte flexibilní v analýze.
Někdy se musíte pohybovat tam a zpět mezi metodou T-S-R a numerickou metodou. Můžete použít tabulku podobnou tabulce níže.
Krok 10. Seřaďte všechna rizika
Seznam všech prvků, které byly identifikovány, počínaje od nejvyššího rizika po nejnižší.
Krok 11. Vypočítejte celkové riziko
Zde vám čísla pomohou. v tabulce 6 máte 7 rizik s hodnotami T, T, S, S, S, R a R. Tyto hodnoty lze změnit na 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 a 0, 2, z tabulky 5. Průměrné celkové riziko je 0,5 nebo střední.
Krok 12. Vypracujte strategii zmírňování
Zmírnění je navrženo tak, aby snížilo pravděpodobnost, že se riziko projeví. Obvykle to budete muset provést pouze pro prvky High a Medium. Element Low můžete snížit, ale ostatní dát na první místo. Pokud by například prvek rizika mohl zdržet dodávku kritických dílů, můžete riziko snížit jejich objednáním na začátku projektu.
Krok 13. Vytvořte plán zálohování
Nepředvídané události jsou obvykle navrženy tak, aby snížily dopad, pokud se riziko neprojeví. Opět platí, že obvykle budete vyvíjet pouze nepředvídatelné události pro vysoké a střední prvky. Pokud například důležitá součást, kterou potřebujete, nedorazí včas, můžete být při čekání na nové díly nuceni použít staré díly, které jsou k dispozici.
Krok 14. Analýza účinnosti strategie
O kolik se snížila pravděpodobnost a dopad? Vyhodnoťte svou strategii pro nepředvídané události a zmírnění rizik a znovu přiřaďte efektivní hodnocení svým rizikům.
Krok 15. Vypočítejte své efektivní riziko
Nyní je vašich sedm rizik S, S, S, R, R, R a R, což znamená 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 a 0, 2. Získáte tedy průměrné riziko 0,329. Viz tabulka 5 a zjišťujeme, že celkové riziko je kategorizováno jako nízké. Zpočátku je vaše riziko mírné (0, 5). Po implementaci strategie řízení je vaše expozice nízká (0,329). To znamená, že dosáhnete snížení rizika o 34,2% prostřednictvím zmírňování rizik a mimořádných událostí. Bezpečný!
Krok 16. Sledujte své riziko
Jakmile znáte velikost rizika, musíte určit, jak zjistit, zda je riziko skutečné, abyste věděli, kdy a zda potřebujete vytvořit záložní plán. To se provádí identifikací rizikových znaků. Udělejte to s vysokým a středním elementárním rizikem. Poté, jak projekt postupuje, budete schopni určit, zda se z rizikového prvku stal problém. Pokud značky neznáte, existuje velká šance, že se riziko stane skutečným, aniž by si toho někdo všiml a ovlivnil projekt, i když máte zavedený dobrý záložní plán.
Tipy
- V situacích, kdy má projektový manažer příliš mnoho funkcí pro řízení rizik, lze analýzu omezit na kritickou cestu projektu. V takových případech je vhodné vypočítat více kritických cest s možným dodatečným zpožděním pro proaktivnější identifikaci úkolů, které pravděpodobně budou na kritické cestě. To je zvláště vhodné, když jeden správce projektů řídí více projektů, ale nezastíní jiné funkce plánování a řízení (viz Varování).
- Snížení = riziko - expozice. V tomto případě (a za předpokladu projektu 10 000 000 USD) je vaše riziko 0,5 X 1 000 000 USD (500 000 000 IDR) a vaše expozice je 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR), což znamená, že hodnota snížení = 171 000 000 IDR. použijte jej jako údaj o výši přiměřených nákladů na řízení rizika, které by měly být součástí revidovaného odhadu projektu (například pojištění).
- Změny plánu. Řízení rizik je nejistý proces, protože riziko se vždy mění. Dnes můžete přiřadit více rizik s vysokou pravděpodobností a dopadem. Další den se pravděpodobnost nebo dopad může změnit. Některá rizika navíc mohou zcela zmizet, zatímco jiná se objeví.
- Expozici můžete použít k určení životaschopnosti projektu. Pokud je celkový odhadovaný projekt 10 000 000 USD a vaše expozice je 0,329, obecným pravidlem je, že projekt má potenciál překročit odhad o 329 000 USD. Můžete pro jistotu ušetřit nějaké peníze navíc? V opačném případě možná přehodnotíte rozsah svého projektu.
- Pomocí pracovních dokumentů můžete průběžně sledovat plánování rizik. Rizika se neustále mění, stará rizika mohou být ztracena a do centra pozornosti jsou nová rizika.
- Signály včasného varování jsou součástí dobrého plánování zálohování. pokud některé výsledky testů naznačují, že je nutný záložní plán, nezapomeňte výsledky testu urychlit. Pokud neexistuje dobrý varovný signál, zkuste si vytvořit vlastní.
- Vždy proveďte vyšetřování. Co ti uniklo? Co se může stát, že jste o tom neuvažovali? Je to jedna z nejtěžších a nejdůležitějších věcí. Vytvořte si seznam a opakovaně kontrolujte.
- Pokud jste projektový manažer s minimálními zkušenostmi nebo malý projekt, zvažte úsporu času vynecháním kroků, které nefungují nebo mají malý dopad na projekt, přeskočte formální hodnocení pravděpodobnosti a dopadu, proveďte „mentální výpočet“a skočte podívejte se na projekt. Expozice. Pokud například potřebujete provést údržbu elektrického obvodu a tato aktivita „vypne“server, riziko přesunutí serveru do nového okruhu je větší než čekání na dokončení údržby, aby se server znovu aktivoval. V obou případech se server vypne, ale můžete určit, která akce je pro projekt méně riziková.
Varování
- Ne nechte politiku zasahovat do vašeho úsudku. to se stává často. Lidé nechtějí věřit, že to, co mají pod kontrolou, může být problematické a budou argumentovat proti vaší úrovni rizika. Možná, že k riziku skutečně nedojde, ale existuje možnost, že se člověk řídí svým vlastním egem.
- Neignorujte zcela nízkorizikové prvky, ale ani s nimi neztrácejte čas. Opatření High, Medium a Low udávají, kolik úsilí bude věnováno monitorování každého rizika.
- Zvažte, co se může stát, pokud se vyskytnou dva nebo tři problémy společně. Pravděpodobnost je velmi nízká, ale dopad bude obrovský. Téměř všechny velké katastrofy zahrnují různé chyby.
- Nekomplikujte projekt. Řízení rizik je důležitou součástí projektu. Nenechte však omezit skutečnou práci vašeho projektu. Pokud si nebudete dávat pozor, může se stát, že budete stíhat irelevantní rizika a přetěžujete své plány zbytečnými informacemi.
- Nepředpokládejte, že byla identifikována všechna rizika. Povaha rizika je nepředvídatelná.
