Právě jste byli zvoleni nebo jmenováni tajemníkem výboru, jehož jste členem. Bezpečný! Víte, jak vytvářet, připravovat a prezentovat zápisy? Ať už se řídíte zákonodárným „Robertovým řádem“nebo si pořizujete zápis v méně formálním prostředí, zde jsou důležité metody, které je třeba dodržovat.
Krok
Část 1 ze 4: Počáteční příprava
Krok 1. Pochopte zásady schůzek vaší organizace
Pokud se od tajemníka očekává, že bude mít formální zápis, zeptejte se, zda se skupina řídí Robertovým řádem nebo jinými pokyny. V neformálnějším prostředí se zeptejte, co je třeba do zápisu zahrnout nebo jak budou použity.
- Jako příjemce poznámek nemusíte být obeznámeni s celou stránkou řádu. Získání kopie knihy (nebo půjčení od předsedy) však může být užitečné pro zodpovězení konkrétních otázek.
- Pochopte dobře svoji roli. Někteří tajemníci, kteří pořizovali zápis, se jednání neúčastnili, zatímco jiní se zápisu zúčastnili a také přispěli do diskuse. V obou případech by tajemníkem neměl být někdo, kdo má jinou primární roli, například vedoucí schůzky nebo zprostředkovatel.
Krok 2. Připravte si šablonu předem
Každý zápis ze schůzky bude obsahovat mnoho stejných informací. Šablony vytvářejí konzistentní formát pro snadnou orientaci. Zahrňte mezery pro následující informace.
- Název organizace.
- Typ schůzky. Jedná se o týdenní nebo výroční schůzi, menší schůzi výboru nebo schůzi konanou za zvláštním účelem?
- Datum, čas a místo. Udělejte prostor pro začátek a konec schůzky (zahájení a rozpuštění).
- Jméno předsedy nebo předsedy schůze a jméno tajemníka (nebo jejich nástupce).
- Seznam „účastníků“a „omluvy za nepřítomnost“. Toto je fantastický termín pro prezenční listiny. Všimněte si, zda je dosaženo kvora (dostatečný počet lidí pro hlasování).
- Udělejte si prostor pro svůj podpis. Jako příjemce poznámek byste své poznámky měli vždy podepsat. Podle zásad vaší organizace mohou být po schválení zápisu vyžadovány další podpisy.
- Kniha agendy, je -li k dispozici. Pokud vás předseda nebo vedoucí schůzky nepožádá o vypracování programu pořadu, měl by být k dispozici na vyžádání. Referenční agenda vám pomůže zorganizovat zápis z jednání.
Krok 3. Vezměte si notebook nebo notebook s sebou
Ujistěte se, že vše, co si přinesete, je pro vás pohodlné. Pokud si budete často dělat poznámky, ponechte si k tomu notebook nebo si na počítači vytvořte složku.
- Pokud si pořizujete zápisy z předchozí schůzky, které nebyly schváleny, vezměte je s sebou.
- Zvukový záznamník vám sice může pomoci přepsat minuty později, ale nenahrazuje minuty. Pokud nahráváte schůzku, zajistěte, aby všichni přítomní souhlasili a nepodlehli pokušení vytvořit přepis od slova k slovu.
- Učení zkratky zrychlí psaní poznámek, ale pro psaní poznámek si nemusíte zapisovat každé slovo. Ve skutečnosti byste se tomu měli vyhnout.
- Pokud jste požádáni o veřejné pořízení zápisu z jednání, použijte OHP nebo prezentační tabuli. Ujistěte se, že si poté můžete pořizovat poznámky doma, aniž byste vytráceli inkoust, abyste k psaní poznámek mohli používat zkrácené psaní.
Část 2 ze 4: Pořizování zápisů ze schůzí
Krok 1. Sdílejte prezenční listinu
Jakmile jsou všichni přítomni, rozdejte papír (více pro větší schůzky) s dostatečným prostorem, kde si lidé mohou zapsat svá jména a kontaktní údaje. Tento dokument můžete použít po schůzce k vyplnění části seznamu účastníků šablony nebo tento seznam vložit do dokončených minut.
Pokud nejste obeznámeni s velkým počtem přítomných lidí, nakreslete si tabulku míst k sezení a vyplňte ji, když každého požádáte, aby se představil. Připravte si tento list s grafem při psaní zápisu, abyste mohli kdykoli pojmenovat lidi jménem (jak je popsáno níže)
Krok 2. Vyplňte co nejvíce do dostupných šablon
Při čekání na zahájení schůze si poznamenejte název organizace, datum a místo schůzky a typ schůzky (týdenní zasedání rady, zasedání zvláštního výboru atd.). Když schůzka začne, poznamenejte si čas zahájení.
- Pokud šablonu nemáte, poznamenejte si tyto informace v horní části poznámky.
- Pokud se schůzka koná za zvláštním účelem nebo událostí, uložená oznámení uložte a dejte o nich vědět. Po zkopírování jej budete muset vložit do poznámky.
Krok 3. Zaznamenejte výsledky prvního pohybu
Většina formálních setkání bude zahájena návrhem na přijetí programu jednání, takže tento krok bude použit jako příklad. Pokud schůzka začíná jiným pohybem, nezapomeňte zaznamenat všechny relevantní informace:
- Příslušné znění pro zahájení návrhu je „podávám návrh“. Obvykle se jedná o věty typu „Navrhuji přijetí této agendy“.
- Jméno navrhovatele (osoba podávající návrh).
- Výsledky hlasování. Pokud je hlasování úspěšné, napište „návrh přijat“. Pokud selže, napište „návrh odmítnut“.
- Pokud nemůžete přesně zaznamenat dlouhý pohyb, můžete jej podat písemně. Pokud se to opakuje, zeptejte se na okraji schůzky, zda je možné předkládat návrhy v tomto příspěvku jako oficiální politiku pro návrhy s určitým počtem slov.
- Pokud navrhnete program pořadu jednání, můžete být zastáncem tohoto návrhu i tajemníkem zápisu. Lze to udělat; pokud zůstanete objektivní, neměl by být problém zaznamenat vaše vlastní kousky.
Krok 4. Zaznamenávejte další návrhy během schůzky
Poslouchejte pozorně celou diskusi, ale (pokud není uvedeno jinak!) Ji nenahrávejte. Když je vytvořen nový pohyb, zaznamenejte příslušné informace.
- Pamatujte, že každý návrh musí obsahovat přesné znění návrhu, jméno navrhovatele a výsledek hlasování.
- Některé návrhy vyžadují před hlasováním předkladatele návrhů. Pokud někdo řekne „podporuji tento návrh“nebo podobná slova, všimněte si jména této osoby jako podporovatele.
- Pokud neznáte jméno navrhovatele nebo potřebujete návrh zopakovat, zdvořile schůzku přerušte. Přesné zaznamenávání informací je důležité k ospravedlnění drobných přerušení.
- Pokud je pohyb opraven, jednoduše změňte znění pohybu v poznámkách. Pokud tato změna není kontroverzní a nevyvolává zdlouhavou diskusi, není třeba poznamenávat, že ke změně došlo na schůzce.
Krok 5. Poslechněte si zprávu a získejte kopii zprávy
Kdykoli je nahlas přečtena zpráva, zpravodaj nebo podobná položka, poznamenejte si název zprávy a osobu, která ji přečetla (nebo název podvýboru, který ji vypracoval). Pokud je připojen pohyb, zaznamenejte jej jako jakýkoli jiný pohyb.
- Nejpraktičtější je získat kopii zprávy na konci schůzky. Udělejte si poznámku a po schůzce si vyžádejte kopii od čtenáře nebo vedoucího schůzky (předsedy nebo prezidenta). Připojíte kopii každé zprávy až k dříve zkopírovaným minutám.
- Pokud kopie není k dispozici, poznamenejte si, kde je originál uložen. O tyto informace budete možná muset požádat po schůzce.
- Pokud členové dělají ústní zprávu (a nečtou z dokumentu), napište stručné a objektivní shrnutí zprávy. Neuvádějte doslovně zvláštní detaily ani citáty řečníků.
Krok 6. Zaznamenejte provedené nebo provedené akce
To zahrnuje „kontrolu“proti úkolům na minulých schůzkách a také nové akce. Byl někdo pověřen psát dopis? Zapište si jejich jména a pokyny.
- V závislosti na tom, jak formální je vaše schůzka, spadá mnoho z těchto akcí do kategorie „pohyby“. U méně formálních schůzek budete možná muset sledovat rozhodnutí, která nejsou příliš jednoznačná.
- Případně zahrňte krátký návrh důvodů za rozhodnutím.
Krok 7. Zaznamenejte si všechny instrukční a rozhodovací body
Kdykoli je do řízení vložena námitka, zaznamenejte námitku a její základ, jakož i úplné rozhodnutí vydané předsedou.
Nezapomeňte zahrnout odkazy na Robertův řád, interní organizační pravidla nebo firemní protokoly
Krok 8. Pouze po vyzvání zaznamenejte shrnutí diskuse
Oficiálně jsou zápisy záznamem o tom, co bylo „provedeno“, nikoli o tom, co bylo řečeno. “Splňte však všechny požadavky týkající se organizace, které vám byly předloženy.
- Při nahrávání diskuzí buďte maximálně objektivní. Zahrňte konkrétní body, nikoli názory, a minimalizujte používání přídavných jmen a příslovcí. Suché, věcné a nudné psaní je váš cíl!
- V shrnutí diskuse neuvádějte lidi jménem. To je zvláště důležité v horkých argumentech, které mohou způsobit problémy.
Krok 9. Zavřete na konci schůzky
Zaznamenejte si čas, kdy byla schůzka zamítnuta. Nezapomeňte požádat o kopii zprávy nebo někomu připomenout, aby vám ji poslal.
Naskenujte si poznámky, abyste zjistili, zda vám něco uniklo nebo potřebujete vysvětlení. Pokud potřebujete někomu položit otázku, udělejte to hned, než odejde
Část 3 ze 4: Kopírování minut
Krok 1. Začněte tento proces co nejdříve
Nejlepší je zkopírovat oficiální zápisy bezprostředně po schůzce, zatímco máte události stále v živé paměti.
Krok 2. Pomocí počítače zadejte zápisy ze schůzek
Pravděpodobně jste to udělali, pokud na schůzce používáte svůj notebook. Uložte si poznámky a vytvořte nový dokument pro zápis, abyste mohli své poznámky a poznámky porovnávat vedle sebe.
Krok 3. Formátujte své poznámky do úhledných odstavců
Každý nový návrh, rozhodnutí nebo pokyn musí být obsažen v samostatném odstavci. Při vytváření formátu zkontrolujte, zda:
- Používejte správný pravopis a gramatiku. V případě potřeby použijte kontrolu pravopisu.
- V celé zprávě používejte stejnou formu jazyka. Použijte minulý čas nebo přítomný čas, ale nikdy je neměňte ve stejném dokumentu.
- Pište co nejobjektivněji. Váš názor by neměl být odvozen ze zápisu. Snažíte se vytvořit objektivní záznam, který by mohl použít každý.
- Používejte jednoduchý a jasný jazyk. Vágní jazyk by měl být nahrazen určitými slovy. Květnatý popis by měl být zcela vynechán.
- Stačí uvést provedenou akci, nikoli diskusi. Pokud nejste požádáni o nahrání diskuse, měli byste se zaměřit na to, co Hotovo, ne co řekl.
- Poskytněte čísla stránek pro snadnou orientaci.
Krok 4. Sdílejte svůj koncept zápisu se členy
Pošlete kopii každému členovi pomocí kontaktních údajů v prezenční listině. Pokud nemáte jejich kontaktní údaje, vedoucí schůzky by je měl mít možnost kontaktovat.
Krok 5. Přineste své minuty ke schválení
Na další schůzce můžete být požádáni, abyste si zápis nahlas přečetli a předložili jej ke schválení. Pokud je návrh úspěšný, označte, že zápis je přijat.
- Pokud jsou zápisy před přijetím oprávněné, zaznamenejte změny v dokumentu a na konci označte, že zápis byl opraven. Opravu nepopisujte konkrétně.
- Pokud je podán návrh na opravu zápisu poté, co byl přijat, zahrňte do příslušného zápisu přesné znění návrhu a zda byl návrh schválen či nikoli.
Část 4 ze 4: Použití šablon zápisů ze schůzek
Krok 1. Navštivte web agregátoru šablon schůzek
Tato připravená šablona vám pomůže ušetřit čas na přípravu minut schůzky a zároveň předcházet chybám při psaní poznámek.
Krok 2. Udělejte si čas na prozkoumání těchto stránek
Použijte funkci vyhledávání a prozkoumejte dostupné možnosti, abyste našli tu nejlepší pro vás.
Pokud potřebujete speciální šablonu, například obecnou nebo standardní, přejděte na web a najděte šablonu, která vyhovuje vašim konkrétním potřebám, a poté si ji stáhněte kliknutím na tlačítko „stáhnout“nebo „použít šablonu“. Zajistěte, aby byl snadno dostupný, abyste jej neztratili
Krok 3. Otevřete soubor šablony
Po stažení otevřete soubor zip a poté jej otevřete pomocí aplikace Microsoft Word nebo Excel. Chcete -li získat šablonu nejvyšší kvality a usnadnit její používání, použijte nejnovější verzi aplikace Microsoft Word. Používání nejnovější verze vám usnadní práci a umožní vám používat nové funkce.
Krok 4. Přidejte logo společnosti a značku autorských práv na hlavu šablony
Odeberte ukázkové logo, ale nezapomeňte si přečíst podmínky použití zdrojového webu šablony. Nechcete čelit zbytečným právním problémům, že?
Krok 5. Změňte název
V části názvu zvýrazněte slovo „Schůzka/Skupina“a poté zadejte název zápisu ze schůzky.
Krok 6. Změňte téma (volitelně)
Aby byly schůzky krásnější a profesionálnější, zvažte změnu barev nebo výběr předem připraveného tématu. Trik je jednoduchý, vyhledejte „Rozložení stránky“a poté otevřete sekci „Barvy a motivy“. V této části můžete nastavit vzhled šablony. Barvu si můžete dokonce přizpůsobit tak, aby odpovídala barvě loga společnosti.
Krok 7. Pojmenujte části šablony
Šablona by měla obsahovat několik sekcí. Možná budete potřebovat více nebo méně, nebo se vám to jméno opravdu nelíbí. Můžete jej změnit tak, aby vyhovoval vašim konkrétním potřebám schůzky.
Krok 8. Uložte si tuto šablonu do svého notebooku, abyste si ji mohli vzít s sebou na schůzku
Pokud stále používáte Microsoft Office, bude tato práce jednoduchá a rychlá. Měli byste se také moci účastnit schůzek pravidelněji a přesněji než dříve. Případně si můžete také vytisknout šablonu a zápis sepsat ručně. Ujistěte se však, že jsou oddíly dostatečně široké, abyste mohli zahrnout tolik informací, kolik potřebujete.
Krok 9. Zkontrolujte svou šablonu
Bezpečný! Dokončili jste vytváření šablony zápisu ze schůzky. Vaše produktivita a přesnost práce během schůzek by se nyní měla výrazně zlepšit, když máte průvodce pro organizaci poznámek ze schůzek. Stejně jako každá jiná práce si přečtěte podrobnosti v šabloně, abyste zjistili, zda něco chybí nebo není jasné. Jakmile se ujistíte, že je vše v pořádku, lze tuto šablonu použít a budete lépe připraveni na další schůzku.
Tipy
- Jakmile schůzka skončí, zadejte zápis. Nejlepší je to udělat, když jsou události stále čerstvé ve vaší paměti. Je důležité, aby účastníci dostali kopii bodu akce co nejdříve po schůzce.
- Posaďte se co nejblíže vedoucímu schůzky. To vám umožní vše slyšet a žádat o vysvětlení, aniž byste museli zvyšovat hlas.
- Požádejte lidi, aby zaznamenali jejich pohyby, abyste nemuseli nahrávat na místě.
- Uložte zápis do zabezpečeného souboru.
Nebojte se kdykoli vyrušit a požádat o vysvětlení.
- Poznámky jsou velmi důležité. Tyto záznamy jsou uchovávány a mohou být použity pro budoucí použití. Pokud jde například o právní záležitosti, pověst někoho může záviset na vašich minutách.
- Přečtěte si části Robertova řádu, zejména část o sekretářské profesi.
- Když mluví, zapište si důležité věci. Pokud je stejné téma nastoleno dvakrát, neseskupujte je dohromady.
Varování
- Do zápisu neuvádějte příliš mnoho podrobností. I když budete požádáni o nahrání diskuse, mějte ji co nejkratší a nejpřímější. Omezte se na zaznamenávání důležitých bodů, jinak budete zaplněni minutami zbytečnými detaily.
- Osobní interpretace a pocity poznámky by neměly být zahrnuty do poznámek.
- Pokud jedna část schůzky spadá do kategorie důvěrnosti advokát-klient, ne zaznamenat tu část. Pamatujte, že „Právní zástupce informuje, že tato diskuse zahrnuje důvěrnost mezi advokátem a klientem. Tato diskuse se nezaznamenává.“
- Pokud jste požádáni o záznam důvěrných diskusí, například mezi právníky a klienty, vytvořte „jiné“zápisy a oddělte je od běžných zápisů. Označit jako důvěrné a dát jasně najevo, kdo má k dokumentu přístup.
